Le conseil d’administration d’un condominium peut embaucher un gestionnaire pour superviser le fonctionnement quotidien de l’association condominiale.

Dans la plupart des condominiums, le rôle du gestionnaire de condominiums remplit plusieurs fonctions importantes :

• en tant que liaison centrale entre les résidents du condominium et leur conseil d’administration;
• en tant que personne ou équipe qui gère les affaires courantes de l’association condominiale et aide le conseil d’administration à s’acquitter de ses responsabilités légales; et
• en tant que source importante d’expertise et d’informations pour aider le conseil d’administration et les propriétaires de condominiums à respecter les exigences complexes en matière de condominiums et à gérer les problèmes à mesure qu’ils surviennent.

Ce guide détaillé comprend les pratiques exemplaires pour comprendre les rôles des gestionnaires de condominiums et les gérer efficacement.

Cette partie du guide donne un aperçu des types de gestion de condominiums et des rôles que jouent les gestionnaires des condominiums et les conseils d’administration des condominiums au quotidien. Elle fournit également les renseignements suivants :

• services de gestion de condominiums;
• responsabilités du gestionnaire de condominiums; et
• obligations du conseil d’administration du condominium.

Cette partie contient également des informations sur qui suit :

• portée des règlements intérieurs;
• éviter les difficultés de gouvernance;
• étendue des services couramment observée;
• conception du rôle;
• conseil d’administration du condominium et relation de travail directe;
• contrat de service de gestion du condominium;
• clauses couramment observées;
• tenue des relevés d’emploi;
• rémunération et avantages sociaux; et
• principales considérations lors de la conclusion d’un contrat avec un fournisseur de services de gestion de condominiums.

Les parties suivantes décrivent les objectifs, les responsabilités, les attentes et les tâches raisonnables que l’on attend souvent des gestionnaires de condominiums, mais qui doivent être définis en fonction des besoins de la communauté condominiale et faire l’objet d’une entente négociée avec le gestionnaire de condominiums ou le fournisseur tiers. La troisième partie du guide contient des détails sur ce qui suit :

• fixer des buts et des objectifs pour le gestionnaire de condominiums
• gestion des priorités;
• l’efficacité du gestionnaire de condominiums;
• gestion quotidienne des activités commerciales et administratives
  du condominium; et
• rapports au conseil d’administration.

Même en cas de performances supérieures, il est toujours utile et positif de fournir aux individus des commentaires clairs et constructifs sur leur rendement. La quatrième partie du guide explique les façons dont le conseil d’administration peut aider le gestionnaire à répondre aux attentes et à réussir. Elle traite aussi des aspects suivants :

• gestion des performances dans les accords avec des tiers;
• gestion des performances des gestionnaires de condominiums employés directement; et
• gestion des sous-performances ou des comportements indésirables.

Que le gestionnaire soit un employé ou un fournisseur de services de gestion tiers, si la relation devient difficile et que des améliorations ne sont pas observées dans un délai raisonnable, il est préférable de mettre fin à la relation et de trouver une solution de rechange. La cinquième partie du guide décrit les considérations de résiliation et les pratiques exemplaires pour chacune des trois approches de gestion des condominiums.

• Résiliation du contrat avec un fournisseur de services de gestion de condominiums
• Considérations avant la résiliation du contrat
• Remplacement du fournisseur de services tiers
• Calendrier de la résiliation
• Communication avec les propriétaires
• Période et obligations de transition