L’approvisionnement renvoie au processus d’acquisition de biens, de travaux ou de services auprès d’une source externe.

Ce guide fournit aux administrateurs de condominium de l’aide et des informations sur ce processus.

Cette partie du guide fournit des informations sur les deux catégories de projets desquels relèvent les besoins d’approvisionnement, à savoir les projets opérationnels et les projets particuliers.

Les projets opérationnels sont renouvelés périodiquement et peuvent inclure la gestion du condominium, l’expertise‑conseil, la réparation et l’entretien des ascenseurs, le nettoyage, l’élimination des ordures, etc.

Les biens et services acquis occasionnellement, comme la réparation du toit, l’imperméabilisation, le remplacement des fenêtres et d’autres sont considérés comme des projets particuliers. Les panneaux solaires, les chargeurs pour véhicules électriques, l’installation d’un « toit vert » et autres projets sont considérés comme des améliorations des immobilisations.

Les autres sujets abordés dans cette partie du guide sont les suivants :

• Comprendre l’appel d’offres concurrentiel
• Établir un calendrier d’approvisionnement réaliste

La deuxième partie du guide est consacrée à cette étape du processus et fournit des détails sur ce qui suit :

• Appel d’offres : processus d’approvisionnement officiel dans le cadre duquel un appel est lancé aux fournisseurs pour obtenir le prix des biens ou des services précisés dans l’énoncé des travaux.
• Demande de propositions : processus utilisé à l’égard de projets complexes lorsque le processus ou le service/bien final peut ne pas être évident, comme la conception d’aménagement paysager, les services de consultation, d’architecture ou d’ingénierie et autres projets
• Demande de prix
• Méthodes de réalisation de projet
• Types d’offres et de contrats
• Considérations budgétaires
• Analyse de rentabilisation pour certaines décisions d’achat
• Justification des achats nécessaires

En règle générale, le conseil d’administration du condominium supervise le processus d’appel d’offres, mais il peut être judicieux de former un comité spécial pour superviser l’achat de services coûteux.

La partie 3 du guide aborde en profondeur la conception d’un processus d’approvisionnement efficace, notamment :

• Assurer un contrôle juridique pour veiller au respect des règlements intérieurs, des lois et règlements locaux
• Mettre en place un processus d’approvisionnement équitable et transparent
• Choisir le bon moment pour acheter les biens ou services
• Établir les bons critères d’évaluation des offres
• Consigner les résultats et préparer le dossier de soumission
• Dresser une liste de soumissionnaires

Une fois que le processus d’appel d’offres est lancé, le conseil d’administration peut tirer parti de plusieurs principes directeurs abordés dans cette partie du guide pour concevoir un processus de grande qualité. Les autres sujets abordés sont les suivants :

• Lancement de l’appel d’offres
• Types d’appels, sur invitation ou ouverts
• Organisation d’une séance d’information à l’intention des soumissionnaires
• Période de soumission
• Soumissions autorisées
• Réception des soumissions

À la fin de la période de soumission et une fois que l’appel d’offre est clos, il faut procéder à l’ouverture des plis contenant les soumissions par le conseil d’administration du condominium. Cette partie du guide de l’approvisionnement fournit des détails sur cette étape, notamment :

• Soumissions retirées
• Soumissions tardives
• Ouverture des soumissions
• Évaluation des soumissions
• Analyse et évaluation des soumissions
• Entretien avec les soumissionnaires
• Vérification des références
• Négociation avec les soumissionnaires
• Sélection du soumissionnaire retenu
• Conclusion d’un contrat
• Gestion des réclamations et des litiges

Le conseil d’administration d’un condominium doit revoir sa politique d’approvisionnement pour s’assurer que celle‑ci traite de tous les efforts et pratiques d’approvisionnement, qu’elle est complète et que ses éléments sont conformes au règlement intérieur de l’association condominiale. L’examen et le suivi doivent également inclure ce qui suit :

• Consigner les obligations contractuelles de l’association condominiale
• Assurer le suivi des garanties
• Assurer le suivi des dates de renouvellement et de résiliation des contrats
• Évaluer les expériences passées en matière d’approvisionnement
• Examiner les situations d’achat particulières
• Dresser une liste de contrôle de l’approvisionnement à l’intention des administrateurs