Les conseils d’administration de condominiums sont composés d’un groupe d’administrateurs élus par les propriétaires ou nommés, chargés de superviser les affaires de l’association condominiale. Les administrateurs doivent agir dans l’intérêt de l’association et sont légalement tenus de le faire en toute bonne foi.

Les conseils d’administration recrutent des gestionnaires pour remplir des fonctions à leur convenance, mais ils ont la responsabilité ultime du bon fonctionnement du condominium, indépendamment de l’intervention d’une entreprise de gestion. Les conseils prennent les décisions finales et ils sont les arbitres pour des problèmes mineurs, les administrateurs, les éducateurs et les dirigeants principaux de la communauté.

Les conseils ont deux grandes responsabilités :

Les conseils d’administration doivent compter au moins trois administrateurs, mais ils peuvent en compter davantage en fonction des besoins de l’association condominiale. La taille du conseil peut être fixée dans les règlements administratifs, mais elle doit correspondre à un nombre impair pour éviter que le vote se retrouve dans des impasses. Les conseils doivent viser à disposer d’un large éventail d’expertises tout en restant suffisamment petits pour être souples et faire preuve de résolution. Voici des questions à se poser pour vous aider à déterminer la taille adéquate de votre conseil d’administration :

• Avons‑nous suffisamment de membres pour accomplir toutes les tâches qui incombent au conseil ?
• Avons‑nous la bonne combinaison d’expertise pour répondre à toutes les questions qui nous sont posées ?
• Avons‑nous des problèmes de degré de participation ou de niveau d’absence, et devons-nous chercher à les atténuer ?
• L’expérience montre‑t‑elle que le bon type de candidat se présente aux élections ?

Par défaut, les administrateurs peuvent siéger au conseil d’administration pendant trois ans, mais les associations condominiales peuvent adopter des règlements administratifs pour modifier cette durée si elles estiment qu’un renouvellement plus fréquent est nécessaire. La Loi sur les condos ne précise pas le nombre de mandats consécutifs qu’il est possible de remplir à un conseil, mais ce nombre devrait également être limité à trois, sauf si l’association pense avoir du mal à trouver suffisamment de bénévoles pour assurer le renouvellement.

Remarque importante : seuls les propriétaires peuvent élire ou destituer les membres du conseil d’administration dans les associations condominiales où au moins 15 % des parties privatives sont occupées par des propriétaires.

Les conseils d’administration doivent élire un président et nommer un secrétaire. Ils peuvent également nommer un vice‑président. La Loi sur les condos ne précise pas de liste restreinte de fonctions pour chaque rôle au sein du conseil, mais les règlements administratifs peuvent le faire. Le Guide des pratiques exemplaires de l’OOSC : gouvernance fournit des listes de fonctions communes pour chaque poste au sein du conseil.

Président

Les fonctions de président consistent notamment à présider des réunions, à établir des ordres du jour, à assurer une bonne communication avec les propriétaires et à veiller à ce que les nouveaux administrateurs soient bien intégrés.

Secrétaire du conseil

Les secrétaires sont en quelque sorte les gardiens administratifs du conseil. Ils veillent à ce que les procès‑verbaux des réunions soient dressés correctement et avec précision, en étant équilibrés. Ils fixent également les horaires des réunions du conseil et collaborent avec les gestionnaires pour répondre aux demandes de dossiers.

Vice‑président

Les vice‑présidents peuvent assumer les fonctions du président en son absence, y compris le pouvoir de signature.

Trésorier

Il s’agit d’un rôle facultatif que de nombreuses associations condominiales choisissent néanmoins d’avoir, compte tenu de la complexité de la communication de l’information financière et des décisions connexes dont sont chargés les conseils d’administration. Les trésoriers collaborent avec les gestionnaires ou les fournisseurs externes pour notamment établir les états financiers, contrôler les dépenses et faire des recommandations sur les modalités financières. Les trésoriers doivent avoir une certaine expérience en matière de finance.