Guide
Guide de l'OOSC sur les fonds de réserve des condos
Voulez-vous savoir ce qu’est un fonds de réserve? Notre guide détaillé tracera les contours des mécanismes de ce fonds et présentera les meilleures pratiques pour le gérer. Le fonds de réserve est d’une importance cruciale pour le bien-être à long terme des associations condominiales de la province. L’Office ontarien du secteur des condominiums comprend l’énorme responsabilité que chaque conseil d’administration assume à l’égard du fonds de réserve de son association. C’est la raison pour laquelle nous avons rédigé ce guide complet à l’intention des propriétaires et des administrateurs qui souhaitent comprendre ce qui s’impose et les mesures qu’ils peuvent prendre pour s’acquitter de cette responsabilité essentielle.
Qu’est-ce qu’un fonds de réserve?
Le fonds de réserve est un compte obligatoire dont se sert l’association condominiale pour financer les réparations majeures et les remplacements des parties communes et des immobilisations. Il est comparable à un compte d’épargne qu’un propriétaire de condo peut utiliser pour réaliser les réparations prévues et d’urgence. Il est interdit d’utiliser le fonds de réserve pour réaliser des modifications ou des améliorations.
Résultats d’une bonne planification du fonds de réserve
- Réduit le risque de cotisations spéciales et de dettes
- Protège l’intégrité structurelle de l’immeuble
- Maintient la valeur des parties privatives et des propriétés
- Permet à l’association condominiale de procéder rapidement aux réparations
Études du fonds de réserve
Tout commence par la commande de la première étude du fonds de réserve. L’association condominiale doit faire appel à un expert compétent pour réaliser cette étude. Les études subséquentes sont réalisées périodiquement par des experts compétents pour établir et mettre à jour les estimations de coûts en fonction de l’état actuel des composants physiques. Il existe trois types d’études :
- Catégorie 1 : étude complète réalisée dans l’année suivant l’enregistrement de l’association condominiale.
- Catégorie 2 : étude mise à jour avec une inspection sur place effectuée trois ans ou moins après la catégorie 3.
- Catégorie 3 : étude mise à jour sans inspection sur place effectuée trois ans ou moins après les études de catégories 1 et 2.
Autres documents relatifs au fonds de réserve
Les principaux documents relatifs aux fonds de réserve comprennent :
- États financiers vérifiés : il s’agit d’une vérification annuelle des finances de l’association condominiale, notamment de celles du fonds de réserve.
- Certificats de renseignements périodiques : il s’agit de certificats envoyés au moins deux fois par an et comprenant des informations pour les propriétaires sur le solde du fonds de réserve et les contributions.
- Certificats d’information : il s’agit de certificats qui fournissent aux acheteurs des informations sur la partie privative et l’association condominiale, y compris des détails sur le fonds de réserve et toute cotisation spéciale.
Meilleures pratiques en matière de fonds de réserve
Il n’existe pas d’approche universelle relativement aux fonds de réserve et aux études du fonds de réserve, bien que certains outils puissent servir à garantir un fonds de réserve sain. Voici quelques conseils :
1. Trouver et engager le bon fournisseur d’EFR pour votre association : obtenir des recommandations et interviewer plusieurs candidats.
Les conseils d’administration des associations condominiales sont encouragés à demander des références à leur gestionnaire de condominiums ou aux administrateurs d’autres conseils. Ils doivent également consulter leurs documents directeurs (déclaration, règlements administratifs, règles) pour se familiariser avec les bonnes pratiques et procédures d’approvisionnement. En plus des exigences des documents directeurs, une meilleure pratique consisterait à examiner les offres et à tenir des entretiens avec au moins trois fournisseurs de services d’EFR dans le cadre du processus d’approvisionnement.
2. Recueillir les documents pertinents : recueillir à l’avance les documents financiers et juridiques pertinents.
Ils comprennent les documents directeurs de votre association, les études antérieures du fonds de réserve, les dossiers financiers, les conventions d’installations partagées, les accords d’installation de systèmes de recharge pour véhicules électriques, les accords de modification des parties communes, etc.
Demandez conseil à un avocat, au besoin.
3. Mettre la lumière sur les obligations en matière de réparation et d’entretien : s’assurer que toutes les parties savent qui est responsable des réparations.
Les associations condominiales sont généralement responsables de la réparation des parties communes en cas de dommages, mais la déclaration peut préciser que les propriétaires sont responsables de la réparation des parties communes exclusives à leur partie privative. Le manque de clarté concernant les obligations en matière de réparation, surtout des parties communes à usage exclusif, peut entraîner une surestimation ou une sous-estimation des coûts de réparation, car quelque chose qui devait incomber à un propriétaire particulier peut être attribué à tort à l’association ou vice versa.
4. Participer activement au processus d’EFR : les conseils d’administration doivent s’impliquer et prendre l’initiative.
Les conseils d’administration détiennent des connaissances importantes sur les parties communes de l’association condominiale et les préoccupations de la communauté dont ils doivent faire part activement aux fournisseurs pour qu’aucun aspect ne soit négligé. Le fournisseur d’EFR peut introduire son expertise en complément de manière que la communauté puisse réaliser les meilleurs résultats. Les gestionnaires de condominiums peuvent s’impliquer fortement durant le processus d’EFR, mais cette intervention dépendra du contrat de gestion. Cependant, il s’agit d’une bonne pratique pour les conseils d’administration de participer activement au processus d’EFR et de faire des commentaires au fournisseur d’EFR.
5. Tenir compte des facteurs de risque : réaliser des prévisions pour les parties à risque élevé comme les balcons ou les structures de stationnement.
Les coûts et délais des réparations et remplacements probables sont déterminés par l’âge et le type des composantes de l’immeuble. Certaines peuvent présenter des risques financiers et de sécurité plus élevés si elles ne sont pas correctement entretenues.
Voici quelques exemples de facteurs de risque :
- Les immeubles de quatre étages ou plus;
- Les dalles structurelles suspendues qui supportent l’aire de stationnement, les allées ou les aménagements paysagers;
- Les structures précontraintes;
- Les immeubles comportant des balcons entièrement exposés.
