Les associations condominiales organisent divers types d’assemblées et de réunions. Certaines d’entre elles, comme les réunions du conseil d’administration, sont réservées aux membres du conseil d’administration, tandis que d’autres sont ouvertes à tous les propriétaires. Ce guide couvre une série de sujets dont la préparation des assemblées de propriétaires virtuelles, les procédures de vote ainsi que l’organisation d’assemblées hybrides et d’assemblées par procuration.

L’Office des condos a rédigé ce guide pour aider les associations condominiales à comprendre les différentes formes et options à leur disposition pour tenir les assemblées de propriétaires.

Le guide contient des informations sur la planification et l’organisation des assemblées de propriétaires téléphoniques ou virtuelles.

Les associations condominiales qui ont déjà un règlement administratif sur les assemblées électroniques doivent continuer à en respecter les dispositions.

Cette section du guide offre un aperçu des différents types d’assemblées de propriétaires, comme les AGA, les assemblées dont la convocation est demandée par les propriétaires, les assemblées destinées au transfert des pouvoirs et les assemblées des propriétaires.

Cette section du guide fournit les renseignements suivants :

• Types de plateformes électroniques
• Demandes d’adaptation
• Signification d’avis
• Exigences en matière de quorum
• Procurations pour les assemblées électroniques
• Inscription et gestion des participants
• Rôle du conseil d’administration, du gestionnaire de condos et du modérateur
• Logistique et répétition

Les assemblées par voie électronique qui comprennent un vote par téléphone ou par d’autres moyens électroniques sont une bonne alternative aux assemblées en personne. Les assemblées offrent également une occasion aux propriétaires qui n’ont pas participé à une assemblée auparavant.

Cette section du guide comprend des précisions sur les diverses méthodes de vote, à savoir :

• Vote à main levée
• Vote enregistré inscrit sur un bulletin de vote électronique
• Vote par bulletin de vote postal
• Vote par procuration
• Systèmes de vote électronique commerciaux

Cette partie du guide présente plusieurs formes d’assemblées, comme les assemblées hybrides et les assemblées par procuration. Elle couvre également les points suivants :

• Autres points à considérer pour convoquer et tenir une assemblée hybride
• Autres points à considérer pour convoquer et tenir une assemblée par procuration
• Prochaines étapes