Dossiers des associations
En vertu de la Loi sur les condos, toutes les associations condominiales doivent tenir des dossiers suffisants. Les propriétaires, les acquéreurs et les créanciers hypothécaires ont le droit de demander l’accès aux dossiers de leur association condominiale ou d’en obtenir des copies.
Types de dossiers
Dans cette section, vous trouverez plus de précisions sur les types de dossiers qui doivent être tenus par les associations condominiales conformément à la Loi sur les condos.
Dossiers essentiels et non essentiels
Certains dossiers qui doivent être tenus par les associations condominiales sont classés comme dossiers essentiels. Tous les autres dossiers sont des dossiers non essentiels. Les propriétaires ont le droit d’accéder à ces deux types de dossiers.
Quelle est la différence ?
- Les frais qui peuvent être facturés par les associations condominiales pour fournir des dossiers essentiels sont davantage limités.
- Les associations doivent fournir les dossiers essentiels dans les 7 jours suivant la réception des droits requis, le cas échéant. Pour les dossiers non essentiels, elles disposent de 30 jours.
Liste complète des dossiers essentiels :
- Procès-verbaux des assemblées et des réunions (12 derniers mois)
- Déclaration, règlements administratifs et règles de l’association
- Plan approuvé pour le fonds de réserve
- Toute convention d’utilisation en commun
- Derniers états financiers approuvés
- Certificats de renseignements des 12 derniers mois
- Budget de l’exercice en cours
- Tout autre dossier désigné comme dossier essentiel par un règlement administratif de l’association
- Registre des propriétaires et des parties privatives louées
- Dernier rapport de l’auditeur
Tous les autres dossiers sont des dossiers non essentiels.
Tenue de dossiers
Voici quelques informations importantes à garder à l’esprit :
Les propriétaires ont le droit d’accéder aux dossiers
Un demandeur peut présenter une demande de dossiers à son association condominiale en procédant comme suit :
- par courrier
- par messager
- dans la boîte postale de l’association
- par télécopieur ou courriel si cela est permis par les règlements administratifs
Les propriétaires n’ont pas le droit d’accéder à certains dossiers
Les propriétaires, les acquéreurs et les créanciers hypothécaires n’ont pas droit aux dossiers qui concernent ce qui suit :
Réponse aux demandes de dossiers
Les associations condominiales disposent d’un délai de 30 jours pour répondre à une demande de dossiers au moyen du formulaire obligatoire Réponse du conseil à la demande de dossiers. La réponse doit comprendre ce qui suit :
- une description de chaque dossier demandé, en précisant s’il s’agit d’un dossier essentiel ou non essentiel;
- si l’association donnera l’accès à chaque dossier ou en fournira une copie;
- les droits éventuels pour chaque copie, s’il y a lieu;
- l’endroit où le dossier peut être consulté, si l’accès à un dossier est donné;
- la disposition de la Loi sur les condos autorisant l’association à rejeter la demande, si l’association refuse de fournir un dossier.
Droits
Les associations condominiales sont autorisées à exiger des droits pour fournir les dossiers demandés. Ces droits dépendent de plusieurs facteurs, notamment :
- si les dossiers demandés sont des dossiers essentiels ou non essentiels;
- si les dossiers demandés sont sous forme électronique ou imprimée;
- les frais de main-d’œuvre, d’impression, de photocopie et de remise des dossiers (le cas échéant).
Si la demande concerne des dossiers essentiels :
- Les droits doivent être proportionnels au travail nécessaire à la compilation et ne peuvent être supérieurs à 20 ¢ par page.
- Les associations ne peuvent pas facturer les dossiers sous forme électronique même si elles ne conservent pas de copie électronique, et elles doivent fournir une copie sous forme imprimée à la place.
Si la demande concerne des dossiers non essentiels :
- Les droits doivent être proportionnels au travail nécessaire à la compilation et ne peuvent être supérieurs à 20 ¢ par page.
- Les associations peuvent exiger des droits raisonnables pour fournir des copies papier des dossiers qu’elles ne conservent pas sous forme électronique lorsqu’elles répondent à une demande de dossiers électroniques.
Remettre des dossiers ou y donner accès
Une fois que les associations ont reçu le paiement, elles doivent fournir les dossiers dans les délais impartis :
- 7 jours pour les dossiers essentiels
- 30 jours pour les dossiers non essentiels
Demandes de dossiers abandonnées
Si une association condominiale a répondu à votre demande de dossiers, vous disposez d’un délai de 60 jours pour :
- répondre et payer les droits applicables;
- déposer une requête auprès du Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums pour résoudre tout différend concernant la manière dont l’association condominiale a répondu à votre demande.
Si vous ne faites pas l’une ou l’autre de ces démarches dans les 60 jours, votre demande sera considérée comme abandonnée.
Si l’association condominiale n’a pas répondu à votre demande, vous avez six mois pour déposer une requête auprès du Tribunal, faute de quoi votre demande sera considérée comme abandonnée.
Le Tribunal de l’autorité du secteur des condos ne peut pas accepter de requêtes si elles se rapportent à une demande de dossiers abandonnée.
Documents accompagnant la demande
Lorsqu’une association condominiale fournit des dossiers, elle doit aussi fournir un document écrit décrivant :
- les frais engagés par l’association pour fournir les dossiers;
- les motifs justifiant tout caviardage ou toute modification, le cas échéant.
Si les frais réels engagés par l’association condominiale pour produire et remettre les dossiers sont inférieurs à ce que le demandeur a payé, l’association doit verser la différence au demandeur.
Si les frais réels engagés par l’association condominiale sont plus élevés que ce que le demandeur a payé, le demandeur doit payer le moins élevé des montants suivants :
- le montant de la différence;
- 10 pour cent du total des frais engagés par l’association;
- ou 10 pour cent des droits qu’il a payés.
Par exemple, si le demandeur a payé 50 $ et que le total des frais s’élève à 60 $, il devra verser à l’association condominiale 10 pour cent des 50 $, soit 5 $.