Les assemblées constituent l’un des principaux moyens de communication entre les conseils d’administration et les propriétaires de condominiums. Étant donné que tous les propriétaires ne résident pas dans leurs parties privatives et qu’ils ne peuvent pas toujours assister à toutes les assemblées, il est impératif que les organisateurs d’assemblées fournissent des procès-verbaux non seulement à titre de courtoisie, mais aussi en tant que compte rendu légal des délibérations.

Les procès-verbaux doivent être des résumés concis des débats et des décisions. Les associations condominiales doivent dresser des procès-verbaux adéquats.

Le procès-verbal est un aperçu concis de ce qui s’est passé lors de l’assemblée. Un procès-verbal d’assemblée adéquat doit :

• être fidèle;
• inclure toutes les décisions prises et un résumé satisfaisant des affaires traitées ainsi que les informations suivantes :
  • la date, l’heure et le lieu;
  • la liste des participants;
  • la consignation des votes et des propositions;
  • la description succincte des affaires traitées;
  • si des dirigeants ont été nommés;
  • si des règlements administratifs et des règles ont été approuvés.

Il n’est pas nécessaire que les procès-verbaux soient des transcriptions mot à mot de ce qui a été dit. Après avoir été rédigés et approuvés, les procès-verbaux sont considérés comme des dossiers des associations auxquels peuvent avoir accès les propriétaires, les créanciers hypothécaires et les acquéreurs de parties privatives.

La Loi sur les condos exige que des procès-verbaux soient tenus lors des réunions du conseil d’administration, afin que les informations puissent être communiquées aux personnes qui ne peuvent pas y assister.

Lors de certaines assemblées, il y a des discussions sur des sujets qui peuvent être sensibles. Les associations condominiales ne doivent pas divulguer ou doivent caviarder les parties confidentielles et en interdire l’accès.