Les associations condominiales peuvent être dissoutes ou fusionner si elles répondent à certains critères définis par la Loi sur les condos. Si la dissolution ou la fusion sont envisagées, les associations devraient demander des conseils juridiques. Dans un cas comme dans l’autre, l’association doit en informer l’OOSC en répondant aux questions obligatoires lors du dépôt d’un avis de changement.

Les conseils de condos sont responsables du fonctionnement courant de leur association condominiale, y compris de la supervision de ses finances. Le Guide des pratiques exemplaires : finances aide les administrateurs à établir le budget et les états financiers ou encore à assurer la gestion du fonds de réserve.

Les associations condominiales sont responsables de la sécurité de tous les résidents, visiteurs et employés. Elles doivent respecter le Code de prévention des incendies de l’Ontario qui exige que tous les bâtiments occupés disposent d’un équipement adéquat de protection contre les incendies et que celui‑ci soit correctement entretenu, et que les plans d’urgence en cas d’incendie soient tenus à jour et régulièrement distribués aux résidents et communiqués aux services d’incendie et aux services médicaux d’urgence dès leur arrivée. Les conseils d’administration devraient élaborer une politique et un plan de sécurité-incendie avec un expert.

Les gestionnaires de condos ou les administrateurs de conseils de condos devront remplir des formulaires tels que des avis de convocation, des demandes de dossiers ou encore des procurations, pour les diverses activités de l’association condominiale. L’OOSC a regroupé les formulaires les plus souvent utilisés en un seul endroit pour en faciliter l’accès.

Les certificats de renseignements sont des dossiers d’associations qui permettent aux propriétaires et à d’autres personnes d’avoir des informations importantes sur leur association condominiale. Il existe trois types de certificats de renseignements : périodique, mis à jour et pour le nouveau propriétaire. Chaque certificat a son propre formulaire obligatoire.

Les certificats de renseignements à l’intention du nouveau propriétaire doivent être envoyés aux nouveaux propriétaires dans un délai de 30 jours à compter de la date où le nouveau propriétaire a transmis à l’association condominiale un avis écrit indiquant son nom et la partie privative qu’il possède.

Les conseils de condos doivent délivrer des certificats de renseignements périodiques à tous les propriétaires deux fois par exercice, dans les 60 jours suivant la fin du premier et du troisième trimestre. Ces certificats contiennent des renseignements sur le conseil d’administration, les finances, les assurances, le fonds de réserve ou encore les procédures judiciaires.

Les gestionnaires ou les conseils d’administration peuvent être amenés à faire appel à des entrepreneurs de l’extérieur de temps à autre pour certains projets. Notre guide de pratiques exemplaires sur l’approvisionnement fournit des informations détaillées sur la marche à suivre.