Un condominium autogéré est un condominium dont le conseil d’administration gère directement les opérations quotidiennes au lieu d’engager des gestionnaires de condominiums à cet effet.

Plusieurs raisons expliquent pourquoi certains conseils d’administration de condominiums choisissent de ne pas embaucher des gestionnaires de condominiums. Voici quelques‑unes d’entre elles :

• Le conseil d’administration peut s’occuper des activités du condominium sans avoir besoin d’aide supplémentaire.
• Le condominium est trop petit pour justifier le coût d’une société de gestion.
• Le condominium se trouve dans une zone rurale et il n’y a pas de gestionnaire à proximité.

Sachez que les associations autogérées sont soumises aux mêmes obligations légales que n’importe quelle autre association.

La décision est propre aux besoins particuliers de chaque association condominiale. Dans le cas où les opérations quotidiennes deviendraient trop importantes, le conseil d’administration peut à tout moment revoir s’il souhaite conserver l’autogestion.

Les conseils d’administration ont également la possibilité de couper la poire en deux en explorant les services groupés ou uniques d’une société de gestion. Il s’agit de services partiels qui permettent aux conseils d’administration d’avoir accès à des conseils d’experts en fonction des besoins. Les associations condominiales qui choisissent cette méthode seront encore considérées comme autogérées.

Les activités des associations condominiales autogérées se répartissent généralement en quatre grandes catégories :

• Gouvernance
• Opérations
• Communauté
• Finances

Les associations condominiales sont régies par la Loi sur les condos et par leurs propres documents constitutifs. Les membres du conseil d’administration doivent bien comprendre ces documents et savoir comment les modifier. Ils doivent organiser des élections équitables et transparentes, utiliser des matrices de compétences pour attirer de nouveaux membres, définir clairement leurs fonctions et déclarer tout conflit d’intérêts. Ces éléments, parmi d’autres, font partie de ce que l’on considère comme des pratiques exemplaires en matière de gouvernance.

La meilleure façon de gérer un condominium est d’être bien préparé. Les conseils d’administration autogérés doivent dresser la liste de toutes les tâches requises, les planifier, en discuter, puis les attribuer tous les trimestres, tous les ans ou selon les besoins. Ils doivent répondre aux besoins des propriétaires, tenir de bons registres et faire appel à des experts, le cas échéant. 

Cette section comprend également une proposition de répartition des tâches entre les membres du conseil d’administration d’un condominium autogéré. 

Les membres du conseil d’administration sont tenus de respecter une norme de diligence. Autrement dit, ils doivent prendre des décisions dans l’intérêt des propriétaires qu’ils représentent et agir comme le ferait une personne raisonnable dans les mêmes circonstances. Cette obligation est particulièrement importante dans le domaine financier. Les conseils d’administration autogérés doivent comprendre et réaliser des études du fonds de réserve, s’assurer que les fonds de leur association sont suffisants, veiller à ce que le fonds de réserve soit suffisamment alimenté, travailler avec des vérificateurs ainsi que bien calculer et percevoir les cotisations du condominium, pour ne citer que quelques‑unes des tâches qui leur incombent. Cette section présente quelques pratiques exemplaires en matière de gestion financière.

Les conseils d’administration autogérés peuvent travailler très fort; cependant, leurs efforts risquent d’être vains si les propriétaires ne sont pas au courant de tout ce qui se passe au sein de leur communauté. C’est pourquoi les conseils d’administration ont besoin d’un plan raisonnable et ponctuel avec des stratégies appropriées sur la manière de communiquer avec leur communauté de propriétaires. Quel est le meilleur moyen de communication pour rejoindre les propriétaires de votre condominium ? S’agit‑il d’annonces sur papier affichées dans un lieu public ? Préfèrent‑ils les médias sociaux ? Un bulletin d’information ? 

Outre ces stratégies, il existe également des délais et des processus légaux à respecter pour les assemblées générales annuelles (AGA) et les assemblées convoquées par les propriétaires. Vous trouverez de plus amples renseignements à ce sujet dans cette section. 

Les annexes du guide de l’autogestion fournissent des modèles vierges utiles qui peuvent être adaptés aux besoins de l’association. 

• Annexe A : Suggestions relatives à la gestion des activités régulières
• Annexe B : Liste de contrôle pour l’achat de biens et de services
• Annexe C : Outils pour la création et l’évaluation des conseils d’administration