Dossiers
Étape 2 : Demander l’accès aux dossiers
La première étape consiste toujours à vérifier si l’association condominiale a déjà le dossier à votre disposition, que ce soit par l’entremise du site Web de l’association, d’un espace de stockage partagé, d’un courriel déjà reçu ou d’un portail de gestion.
Vous ne trouvez toujours pas ce que vous cherchez? Examinons les prochaines étapes.
Assurez-vous d’avoir les bonnes coordonnées
Avant d’aller plus loin, assurez-vous d’avoir les coordonnées exactes de votre association condominiale. Consultez notre registre des condominiums pour savoir qui siège au conseil d’administration de votre association et qui en est le gestionnaire. Vous pouvez également communiquer directement avec votre conseil d’administration. Vous constaterez peut-être que vous obtiendrez ce dont vous avez besoin dès que vous aurez contacté la bonne personne.
Présenter une demande à votre association condominiale
Vous pouvez présenter à votre association condominiale une demande de documents de l’une des façons suivantes :
- Par la poste;
- Par service de messagerie;
- En la déposant dans la boîte aux lettres de l’association;
- Par télécopieur ou par courriel, si l’association accepte ce mode de transmission.
Vous devez utiliser ce formulaire obligatoire pour demander des dossiers. Ce geste est crucial, car il déclenche un délai légal pour votre association condominiale.
Attendre une réponse
Votre conseil d’administration doit répondre au moyen de son propre formulaire obligatoire de réponse à une demande de documents. Cette réponse doit indiquer :
- Une description de chaque dossier demandé, y compris s’il s’agit d’un dossier essentiel ou non essentiel;
- Si le conseil fournira les dossiers et, à défaut, les motifs du refus;
- Les modalités selon lesquelles l’accès sera fourni;
- Les frais que vous devrez acquitter pour obtenir les dossiers, le cas échéant.
Combien de temps faudra-t-il attendre?
Vous devez accorder à votre association condominiale un délai de 30 jours pour répondre à votre demande. Ce délai commence dès que vous remettez le formulaire de demande de dossier à votre association condominiale.
Que faire si la réponse n’est pas satisfaisante
Vous pouvez essayer de communiquer une dernière fois avec votre association pour obtenir ce qu’il vous faut. Évitez de vous fier à des textes générés automatiquement qui pourraient comporter des erreurs! Utilisez plutôt ces modèles :
Que se passe-t-il si mon association condominiale ne répond toujours pas ou refuse de me remettre les dossiers?
Vous avez six mois, à compter du moment où vous avez présenté votre demande de dossiers à votre association condominiale, pour déposer une demande auprès du Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums afin de la contraindre à vous remettre les dossiers. Si vous ne déposez pas de demande auprès du TASC dans ce délai de six mois, votre demande de dossiers pourrait être considérée comme abandonnée, et vous devrez alors tout reprendre à zéro en présentant un nouveau formulaire de demande de dossiers à votre association condominiale.
Que faire si l’association condominiale exige des frais trop élevés pour les dossiers?
Vous avez 60 jours à partir du moment où vous recevez sa réponse pour saisir le Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums et contester les frais réclamés.
Que se passe-t-il si j’ai reçu des dossiers, mais que je les estime incomplets ou inadéquats?
Le problème doit s’être produit au cours des deux années précédentes.
La justesse dépend du type de dossier recherché et peut être difficile à démontrer avec certitude. Des documents peuvent être jugés inadéquats s’ils :
- Sont incomplets;
- Sont inexacts;
- Devraient être conservés en vertu de la Loi, mais ne le sont pas.
Consultez les décisions et ordonnances antérieures du Tribunal afin de voir comment des situations comparables ont été tranchées.
Voici quelques exemples fréquents :
Je comprends désormais ce dont j’ai besoin après avoir obtenu et analysé les dossiers, mais je reste insatisfait(e) de la manière dont mon association condominiale est gérée.
Il s’agit d’un problème distinct qui, pour l’instant, ne relève pas de la compétence du Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums. En revanche, l’Office ontarien du secteur des condominiums peut vous orienter vers plusieurs options à envisager :
