Dossiers
Moyens de résoudre les enjeux relatifs aux dossiers de l’association condominiale
Les propriétaires de parties privatives peuvent mieux comprendre les activités et les décisions de leur association condominiale en examinant les dossiers que celle-ci a l’obligation légale de tenir à jour.
Les propriétaires ont droit d’accéder à la plupart des dossiers, mais non à leur totalité. L’association peut également choisir de transmettre de sa propre initiative certains dossiers usuels.
Dans bien des cas, vous pouvez accéder à un dossier essentiel en le demandant tout simplement et en expliquant à l’association les raisons de votre demande. Pour tout autre type de dossier, il est obligatoire de déposer une demande officielle.
Il n’y a pas de solution universelle lorsqu’il s’agit de communiquer avec votre association. Une simple demande de dossier peut s’envenimer en raison de malentendus ou d’attentes mal harmonisées. Assurez-vous d’aborder la résolution des enjeux dans un esprit de collaboration et d’entretenir avec votre association condominiale des communications amicales.
Étape 1 : Comprendre l’étendue de vos droits
Les documents que vous êtes en droit de consulter
Tout d’abord, il est important de savoir qu’il existe deux types de dossiers, essentiels et non essentiels.
Voici une liste complète des dossiers essentiels :
Tout document qui ne figure pas ci-dessus est considéré comme un dossier non essentiel. Voici quelques exemples courants :
Certaines associations condominiales doivent conserver des dossiers indéfiniment, d’autres pendant au moins sept ans, et d’autres encore pour une période plus courte. Vous devez prévoir de payer des frais plus élevés pour les documents anciens, bien préciser votre demande auprès de l’association condominiale et éventuellement compter sur un délai plus long pour les obtenir.
Il existe des différences entre ces deux types de dossiers en ce qui concerne les coûts, les délais de réponse de votre association condominiale et d’autres aspects. Voici ces différences :
Dossiers inaccessibles aux propriétaires
Examinons maintenant les documents auxquels vous n’avez pas droit d’accès et les raisons pour lesquelles ils ne peuvent pas être communiqués.
Quels sont les exemples courants ?
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- Horaire de travail
- Adresse d’un employé
- Vérification des antécédents
- Mesures disciplinaires
À quoi pouvez-vous plutôt avoir accès ?
Le contrat de l’employé avec l’association condominiale, dont certaines données sont caviardées.
Pourquoi ?
Les renseignements personnels liés aux ressources humaines sont protégés en tant que droit en matière de travail.
Quels sont les exemples courants ?
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- Avis juridiques émanant de l’avocat de l’association condominiale
- Délibérations du conseil et échanges avec le personnel au sujet de litiges
- Rapports d’assurance
À quoi pouvez-vous plutôt avoir accès ?
L’association condominiale doit informer de sa propre initiative les propriétaires des litiges en instance auxquels elle est partie, notamment au moyen de certificats de renseignements.
Pourquoi ?
Les renseignements susceptibles d’influer sur un litige en instance sont protégés afin de préserver l’équité de la procédure. Ils ne sont rendus publics qu’une fois le litige conclu, par exemple sur des sites Web, comme CanLII.
Quels sont les exemples courants ?
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- Adresses électroniques des propriétaires
- Soldes impayés des frais
- Modes de communication privilégiés par les propriétaires avec l’association condominiale
- Votes des propriétaires lors des assemblées
- Rapports d’enquête se rapportant à des parties privatives particulières
À quoi pouvez-vous plutôt avoir accès ?
Registre des propriétaires et des créanciers hypothécaires : ce registre comprend les noms des propriétaires ainsi que leurs adresses pour la signification des documents.
Formulaires de procuration, à l’exclusion de toute donnée de vote ou autre information susceptible d’identifier un propriétaire particulier, sauf disposition contraire prévue dans les règlements administratifs.
Pourquoi ?
Ces dispositions visent à protéger la vie privée des propriétaires, qui demeurent libres d’échanger ces renseignements entre eux s’ils le désirent.
Vous avez droit uniquement aux documents qui se rapportent à votre intérêt en tant que propriétaire d’une partie privative, et vous pouvez recevoir des documents caviardés, dont les suppressions doivent vous être expliquées.
Les propriétaires ont droit aux documents, mais non aux explications ni aux justifications des décisions du conseil.
Comment examiner les documents que votre association condominiale vous remet
Au moment de recevoir les dossiers, portez une attention particulière aux documents qui accompagnent la demande; ceux-ci préciseront généralement ce qui suit :
- Les frais engagés par l’association pour la production des dossiers;
- Les motifs de toute partie caviardée ou modifiée, le cas échéant;
- Si les coûts réels de production et de transmission des dossiers sont inférieurs au montant que vous avez acquitté, l’association condominiale doit vous rembourser la différence;
- Si, au contraire, les coûts réels dépassent le montant versé, vous devez payer le moindre des montants suivants :
- 10 pour cent du total des coûts engagés par l’association;
- 10 pour cent des frais que vous avez acquittés.
À titre d’exemple, si vous avez payé 50 $ et que les coûts totaux étaient de 60 $, vous devrez verser 10 pour cent des frais initiaux de 50 $, soit 5 $.
Frais associés à l’obtention des dossiers
Après examen des documents accompagnant la demande, il se peut que vous ayez encore des questions sur la façon dont l’association a calculé les frais exigés. Les montants facturés devraient notamment tenir compte des facteurs suivants :
