Skip to content

Dossiers

Étape 2 : Considérations juridiques

La Loi sur les condos établit plusieurs exigences légales concernant les dossiers, notamment la manière dont :

  • les associations condominiales doivent tenir, conserver et fournir des dossiers;
  • les propriétaires, les acquéreurs et les créanciers hypothécaires peuvent demander des dossiers;
  • les différends relatifs aux dossiers sont réglés.

Types de dossiers devant être tenus par les associations condominiales

Dans cette section, vous trouverez des informations sur les types de dossiers qui doivent être tenus par les associations condominiales, conformément à la Loi sur les condos.

Dossiers essentiels et non essentiels

Si les associations condominiales doivent tenir des dossiers, ceuxci se répartissent en deux catégories différentes.

Certains dossiers sont considérés comme des dossiers essentiels, et tous les autres dossiers sont des dossiers non essentiels.

Les propriétaires ont le droit d’accéder aux dossiers essentiels et non essentiels ou d’en obtenir des copies.

Quelle est la différence ?

  1. Les coûts pouvant être exigés par les associations condominiales pour fournir des dossiers essentiels sont davantage limités.
  2. Les associations condominiales doivent fournir les dossiers essentiels dans les 7 jours suivant la réception de la confirmation du demandeur et des droits exigés, le cas échéant. Elles doivent fournir les dossiers non essentiels dans un délai de 30 jours.

Liste complète des dossiers essentiels :

Procèsverbaux des assemblées et des réunions (tenues au cours des 12 derniers mois)

Déclaration, règlements administratifs et règles de l’association

Le plan approuvé pour le fonds de réserve

Toute convention d'utilisation en commun

Les derniers états financiers approuvés

Les certificats de renseignements des 12 derniers mois

Le budget de l'exercice en cours

Le registre des propriétaires et des parties privatives louées

Le rapport de l'auditeur le plus récent

Tout autre dossier désigné comme dossier essentiel par un règlement administratif de l'association

 

Tous les autres dossiers sont des dossiers non essentiels.

L’article 1 du Règlement de l’Ontario 48/01 adresse la liste complète des dossiers essentiels.


Conservation et entreposage des dossiers

Voici quelques informations importantes à garder à l'esprit :

Délai de conservation

Les associations condominiales doivent conserver chaque type de dossier pendant une durée précise. C'est ce qu'on appelle le délai de conservation.

Dossiers papier

Les dossiers sous forme imprimée doivent être conservés dans la propriété condominiale, au bureau du gestionnaire ou du fournisseur de services de gestion du condominium, ou dans un autre endroit approprié.

Dossiers électroniques

Les dossiers sous forme électronique doivent être enregistrés dans un système permettant de les reproduire rapidement et facilement. Ils doivent être protégés par un mot de passe et sauvegardés.

Les propriétaires ont un droit d'accès aux dossiers

Vous pouvez demander des dossiers en envoyant le formulaire obligatoire Demande de dossiers à l’association condominiale des manières suivantes :

Par courrier

En le déposant dans la boîte postale de l’association condominiale

Par messager

Par télécopieur ou par courrier électronique, si votre association le permet. Vérifiez bien !

Les propriétaires n'ont pas droit à certains dossiers

Les propriétaires, les acquéreurs et les créanciers hypothécaires n’ont pas droit aux dossiers qui se rapportent à ce qui suit :

Employés de l’association condominiale (sauf les contrats d’emploi)

Instances réelles ou envisagées

Parties privatives ou propriétaires précis

La façon dont les propriétaires communiquent avec l'association condominiale

Toute partie d'un bulletin de vote ou d'une procuration qui identifie des parties privatives précises (sauf si cela est autorisé par les règlements administratifs)

Les exigences en matière de conservation sont définies à l’article 13.2 du Règlement de l’Ontario 48/01

Le paragraphe 55 (3) de la Loi sur les condos et l’article 13.3 du Règlement de l’Ontario 48/01 régissent le droit d’un demandeur à obtenir des dossiers.

Le paragraphe 55 (4) de la Loi sur les condos énumère les types de dossiers que les associations condominiales ne peuvent pas fournir.


Réponse aux demandes de dossiers

Les associations condominiales disposent de 30 jours pour répondre à une demande de dossiers et doivent le faire en utilisant le formulaire obligatoire Réponse du conseil à la demande de dossiers. La réponse doit mentionner :

  • une description de chaque dossier demandé, en précisant s’il s’agit d’un dossier essentiel ou non essentiel;
  • si l’association condominiale donnera accès à chaque dossier ou en fournira des copies;
  • les droits exigés par l’association condominiale pour l’accès à chaque dossier ou la fourniture de copies (le cas échéant);
  • si l’association condominiale donne accès à un dossier, l’endroit où le dossier peut être consulté;
  • si l’association condominiale refuse de donner accès à un dossier ou d’en fournir des copies, la disposition de la Loi sur les condos qui l’autorise à refuser la demande.

Droits

Les associations condominiales sont autorisées à exiger des droits pour donner accès aux dossiers demandés ou fournir des copies de ces dossiers. Ces droits sont déterminés selon plusieurs facteurs, notamment :

  • si les dossiers sont des dossiers essentiels ou non essentiels;
  • si la personne a demandé des copies sous forme électronique ou imprimée;
  • le coût de la maind’œuvre, de l’impression, de la photocopie et de l’envoi des dossiers (le cas échéant).

Si la demande concerne des dossiers essentiels :

  • Si une personne demande une copie électronique d’un dossier essentiel, l’association condominiale ne peut pas exiger de droits pour la fournir, même si elle ne dispose pas d’une copie électronique et doit fournir une copie papier à la place.
  • Si une personne demande une copie papier d’un dossier essentiel, l’association condominiale ne peut facturer qu’un maximum de 20 ¢ par page pour les frais d’impression/de photocopie.

Si la demande concerne des dossiers non essentiels :

  • Les associations condominiales peuvent exiger des droits pour donner accès aux dossiers non essentiels ou pour en fournir des copies. Ces droits doivent représenter un montant estimatif raisonnable des coûts de maind’œuvre, de photocopie ou d’impression (20 ¢ par page au maximum) et des frais d’envoi que l’association condominiale prévoit engager.
  • Si un demandeur souhaite obtenir une copie électronique d’un dossier, mais que l’association condominiale ne conserve pas ce dossier sous forme électronique, l’association condominiale peut fournir une copie papier et exiger les frais engagés pour fournir le dossier.

Remettre les dossiers ou y donner accès

Une fois que les associations condominiales ont reçu le paiement, elles doivent fournir les dossiers dans les délais impartis suivants :

7 jours pour les dossiers essentiels

30 jours pour les dossiers non essentiels

Répondre aux demandes de dossiers

Si une association condominiale a répondu à votre demande de dossiers, vous disposez de 60 jours pour prendre l’une des mesures suivantes :

Si vous ne prenez pas l’une ou l’autre de ces mesures dans les 60 jours, votre demande sera considérée comme abandonnée.

Si l’association condominiale n’a pas répondu à votre demande de dossiers, vous avez 6 mois pour déposer une requête auprès du Tribunal, faute de quoi votre demande sera considérée comme abandonnée.

Documents qui accompagnent la demande

Lorsqu’une association condominiale donne accès à des dossiers ou en fournit des copies, elle doit également remettre au demandeur un document écrit décrivant :

  • les frais engagés par l’association pour fournir les dossiers;
  • les raisons pour lesquelles les documents ont été caviardés ou modifiés, le cas échéant.

Si les frais réels engagés par l’association condominiale pour produire et remettre les dossiers étaient inférieurs au montant payé par le demandeur, l’association condominiale doit verser la différence au demandeur.

Si les frais réels engagés par l’association condominiale étaient plus élevés que le montant payé par le demandeur, le demandeur doit payer le moins élevé des deux montants suivants :

  • 10 % des frais totaux engagés par l’association; ou
  • 10 % des droits qu’il a payés.

Par exemple, si le demandeur a payé 50 $ et que les frais totaux s’élevaient à 60 $, le demandeur devra payer à l’association condominiale 10 % de 50 $, soit 5 $.

Ces exigences sont énoncées à l’article 13.8 du Règlement de l’Ontario 48/01.

Veuillez activer JavaScript dans votre navigateur pour remplir ce formulaire.
Avez-vous trouvé cette page utile ?

Nos formulaires de condo seront indisponibles le mardi 23 avril de 16 h à 19 h HNE et le mardi 30 avril de 17 h à 20 h HNE pendant que nous les améliorons pour mieux vous servir. Nos autres services ne seront pas affectés.

X

Restez informé avec OOSC!