La Loi sur les condos établit plusieurs exigences légales concernant les dossiers, notamment la manière dont :

• les associations condominiales doivent tenir, conserver et fournir des dossiers;
• les propriétaires, les acquéreurs et les créanciers hypothécaires peuvent demander des dossiers;
• les différends relatifs aux dossiers sont réglés.

Dans cette section, vous trouverez des informations sur les types de dossiers qui doivent être tenus par les associations condominiales, conformément à la Loi sur les condos.

Si les associations condominiales doivent tenir des dossiers, ceux‑ci se répartissent en deux catégories différentes.

Certains dossiers sont considérés comme des dossiers essentiels, et tous les autres dossiers sont des dossiers non essentiels.

Les propriétaires ont le droit d’accéder aux dossiers essentiels et non essentiels ou d’en obtenir des copies.

1. Les coûts pouvant être exigés par les associations condominiales pour fournir des dossiers essentiels sont davantage limités.
2. Les associations condominiales doivent fournir les dossiers essentiels dans les 7 jours suivant la réception de la confirmation du demandeur et des droits exigés, le cas échéant. Elles doivent fournir les dossiers non essentiels dans un délai de 30 jours.

Vous pouvez demander des dossiers en envoyant le formulaire obligatoire Demande de dossiers à l’association condominiale des manières suivantes :

Les propriétaires, les acquéreurs et les créanciers hypothécaires n’ont pas droit aux dossiers qui se rapportent à ce qui suit :

Les associations condominiales disposent de 30 jours pour répondre à une demande de dossiers et doivent le faire en utilisant le formulaire obligatoire Réponse du conseil à la demande de dossiers. La réponse doit mentionner :

• une description de chaque dossier demandé, en précisant s’il s’agit d’un dossier essentiel ou non essentiel;
• si l’association condominiale donnera accès à chaque dossier ou en fournira des copies;
• les droits exigés par l’association condominiale pour l’accès à chaque dossier ou la fourniture de copies (le cas échéant);
• si l’association condominiale donne accès à un dossier, l’endroit où le dossier peut être consulté;
• si l’association condominiale refuse de donner accès à un dossier ou d’en fournir des copies, la disposition de la Loi sur les condos qui l’autorise à refuser la demande.

Les associations condominiales sont autorisées à exiger des droits pour donner accès aux dossiers demandés ou fournir des copies de ces dossiers. Ces droits sont déterminés selon plusieurs facteurs, notamment :

• si les dossiers sont des dossiers essentiels ou non essentiels;
• si la personne a demandé des copies sous forme électronique ou imprimée;
• le coût de la main‑d’œuvre, de l’impression, de la photocopie et de l’envoi des dossiers (le cas échéant).

• Si une personne demande une copie électronique d’un dossier essentiel, l’association condominiale ne peut pas exiger de droits pour la fournir, même si elle ne dispose pas d’une copie électronique et doit fournir une copie papier à la place.
• Si une personne demande une copie papier d’un dossier essentiel, l’association condominiale ne peut facturer qu’un maximum de 20 ¢ par page pour les frais d’impression/de photocopie.

• Les associations condominiales peuvent exiger des droits pour donner accès aux dossiers non essentiels ou pour en fournir des copies. Ces droits doivent représenter un montant estimatif raisonnable des coûts de main‑d’œuvre, de photocopie ou d’impression (20 ¢ par page au maximum) et des frais d’envoi que l’association condominiale prévoit engager.
• Si un demandeur souhaite obtenir une copie électronique d’un dossier, mais que l’association condominiale ne conserve pas ce dossier sous forme électronique, l’association condominiale peut fournir une copie papier et exiger les frais engagés pour fournir le dossier.

Une fois que les associations condominiales ont reçu le paiement, elles doivent fournir les dossiers dans les délais impartis suivants :

Si une association condominiale a répondu à votre demande de dossiers, vous disposez de 60 jours pour prendre l’une des mesures suivantes :

• répondre et payer les droits exigibles;
• déposer une requête auprès du Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums pour régler tout différend lié à la manière dont l’association condominiale a répondu à votre demande.

Si vous ne prenez pas l’une ou l’autre de ces mesures dans les 60 jours, votre demande sera considérée comme abandonnée.

Si l’association condominiale n’a pas répondu à votre demande de dossiers, vous avez 6 mois pour déposer une requête auprès du Tribunal, faute de quoi votre demande sera considérée comme abandonnée.

Lorsqu’une association condominiale donne accès à des dossiers ou en fournit des copies, elle doit également remettre au demandeur un document écrit décrivant :

• les frais engagés par l’association pour fournir les dossiers;
• les raisons pour lesquelles les documents ont été caviardés ou modifiés, le cas échéant.

Si les frais réels engagés par l’association condominiale pour produire et remettre les dossiers étaient inférieurs au montant payé par le demandeur, l’association condominiale doit verser la différence au demandeur.

Si les frais réels engagés par l’association condominiale étaient plus élevés que le montant payé par le demandeur, le demandeur doit payer le moins élevé des deux montants suivants :

• 10 % des frais totaux engagés par l’association; ou
• 10 % des droits qu’il a payés.

Par exemple, si le demandeur a payé 50 $ et que les frais totaux s’élevaient à 60 $, le demandeur devra payer à l’association condominiale 10 % de 50 $, soit 5 $.