Les propriétaires ont le droit de participer à la gouvernance partagée de leur communauté condominiale. Ils peuvent exercer ce droit en votant sur des questions importantes lors des assemblées des propriétaires, principalement en votant pour les membres du conseil d’administration qui représentent leurs intérêts. Les propriétaires ne peuvent pas voter s’ils ont un retard de 30 jours ou plus dans le paiement de leurs frais de condo, mais ils peuvent voter dès qu’ils ont rattrapé leur retard de paiement. Ils peuvent désigner un fondé de pouvoir pour voter en leur nom.

Lors d’une assemblée, le vote peut être un moment délicat et les associations condominiales doivent bien s’y préparer en communiquant à l’avance aux propriétaires les informations relatives au vote.

À moins que la Loi sur les condos n’en dispose autrement, lors d’une AGA ou d’une autre assemblée des propriétaires, les voix peuvent être exprimées par :

• un vote à main levée;
• un vote enregistré inscrit sur un bulletin;
• un moyen de communication téléphonique ou électronique;
• un bulletin de vote papier expédié par courrier, si les règlements administratifs le permettent.

Vote par procuration

Les propriétaires peuvent laisser quelqu’un d’autre voter à leur place s’ils ne peuvent pas assister à l’assemblée. Cette personne est un « fondé de pouvoir ». Le propriétaire désigne un fondé de pouvoir en remplissant et en signant un formulaire de procuration. La signature du propriétaire sur le formulaire de procuration doit correspondre au nom figurant dans le registre des propriétaires de l’association. La procuration représente une voix pour tous les propriétaires d’une partie privative.

Voter à des assemblées électroniques

Il existe diverses solutions virtuelles pour tenir une assemblée et chaque association condominiale doit tenir compte de ses besoins particuliers. Pour certaines associations, il peut être suffisant d’utiliser les fonctions intégrées d’un outil de vidéoconférence. Pour d’autres, il peut être nécessaire d’utiliser un logiciel tiers spécialisé. Dans les deux cas, le processus de vote doit être équitable, responsable, sécurisé et confidentiel. Les associations doivent recueillir les commentaires des propriétaires et prendre en compte leurs observations pour résoudre les problèmes éventuels.