Comment désigner un fondé de pouvoir
Procurations et modèles de procuration
Les associations condominiales organisent des assemblées de propriétaires pour discuter et voter sur des questions importantes. L’OOSC conseille aux propriétaires d’assister à ces assemblées, mais nous comprenons que cela ne soit pas toujours possible. Les propriétaires qui ne peuvent pas assister aux assemblées peuvent désigner une personne pour agir en leur nom lors des assemblées. Cette personne porte le nom de « fondé de pouvoir » (ou « mandataire » sur les formulaires) et peut participer ou voter en fonction des choix faits par le propriétaire.
Les propriétaires doivent utiliser les formulaires disponibles sur cette page pour désigner leur fondé de pouvoir et ils doivent s’assurer qu’ils respectent les processus mis en place par leur association condominiale. Les propriétaires doivent aussi veiller à s’entretenir avec leur fondé de pouvoir avant toute assemblée.
Revoyez les avis de convocation
Les associations condominiales envoient aux propriétaires des avis de convocation les informant des prochaines assemblées des propriétaires. Revoyez attentivement ces avis de convocation pour savoir quand l’assemblée aura lieu, ce qui y sera discuté et si des votes importants sont prévus. Veillez à bien comprendre toutes les informations contenues dans ces avis, afin de pouvoir donner à votre fondé de pouvoir les bonnes instructions sur ce qu’il convient de voter ou d’écouter pendant l’assemblée. Adressez‑vous directement à votre fondé de pouvoir pour qu’il comprenne votre position sur les questions qui seront traitées lors de l’assemblée.
Déterminez quel type de fondé de pouvoir vous souhaitez désigner
Donnez à votre fondé de pouvoir le pouvoir d’agir en votre nom en remplissant cette partie importante de la procuration qui se trouve à la page 2 du formulaire.
Sélectionnez le sujet sur lequel vous souhaitez que votre fondé de pouvoir puisse voter
Sautez cette étape si vous ne voulez pas que votre fondé de pouvoir vote pour vous, sinon sélectionnez la section voulue au bas de la deuxième page du formulaire. Les options sont les suivantes :
- La section 1 permet à votre fondé de pouvoir d’élire les candidats aux postes du conseil d’administration.
- La section 2 permet à votre fondé de pouvoir d’élire des candidats aux postes du conseil d’administration pour lesquels seuls les propriétaires vivant dans le condominium peuvent voter.
- La section 3 permet à votre fondé de pouvoir de voter sur des questions précises.
- La section 4 permet à votre fondé de pouvoir de voter pour la révocation des administrateurs.
La sélection de chacune des options ci‑dessus mènera à de nouvelles options, en fonction de la sélection faite, qui vous permettront de fournir plus de précisions pour indiquer comment vous voulez que votre fondé de pouvoir vote. Si vous souhaitez que votre fondé de pouvoir décide lui‑même de la manière de voter, ne remplissez pas les sections supplémentaires.
Modèles de procuration
FAQ
Les formulaires de copropriété sont accessibles par le biais de deux liens :
En ce qui concerne les formulaires remplissables, il est possible de les remplir, les enregistrer et les imprimer sur votre ordinateur.
En ce qui concerne les formulaires non remplissables, vous devez les imprimer avant de les remplir à la main. Pour garantir de meilleurs résultats, veuillez enregistrer le formulaire sur votre ordinateur avant de l’imprimer.
L’OOSC recommande l’utilisation de Google Chrome.
Veuillez ouvrir les formulaires sur votre ordinateur de bureau ou ordinateur portable plutôt que sur votre téléphone portable ou votre tablette.
L’OOSC recommande l’utilisation de la version la plus récente de Google Chrome, mais Safari et Firefox peuvent également fonctionner. Il se peut que les formulaires ne soient pas compatibles avec Internet Explorer. Il se peut également que vous rencontriez des problèmes quand il s’agit d’ouvrir les formulaires sur votre téléphone portable ou votre tablette.
Vous pouvez rencontrer des problèmes avec la fonctionnalité de blocage de fenêtres contextuelles. Les utilisateurs de Windows peuvent temporairement désactiver la fonctionnalité de blocage de fenêtres contextuelles en appuyant sur la touche « CTRL » tout en cliquant sur un lien.
Le formulaire remplissable est dynamique. En d’autres termes, les cases de texte ou les tableaux s’agrandissent lorsque vous saisissez des renseignements. En outre, le fait de cocher certaines cases entraînerait l’apparition ou la disparition d’éléments, selon le cas.
Vous pouvez corriger ces problèmes de mise en page après avoir enregistré le formulaire et l’avoir ouvert avec un lecteur PDF.
Le formulaire n’accepte pas la date saisie, que puis‑je faire ?
Si vous remplissez un formulaire sur papier et que vous avez besoin de plus d’espace pour un champ, vous pouvez ajouter des feuilles au formulaire.
N’oubliez pas de noter les champs associés aux feuilles supplémentaires.
Certains formulaires des condos offrent la possibilité de joindre des fichiers à l’intérieur du formulaire. Cela vous permet d’envoyer le formulaire par courriel ou autrement en y ajoutant les pièces jointes. Le système acceptera la plupart des formats de fichiers, y compris les documents PDF et Microsoft Word, mais ne peut pas accepter les fichiers d’image comme JPEG ou PNG.
Vous ne pouvez pas joindre de fichiers aux formulaires qui sont ouverts dans votre navigateur Web. Vous devez donc d’abord télécharger puis enregistrer le formulaire.
Vous devez utiliser le logiciel Adobe Acrobat Reader 8 ou une version plus récente pour ouvrir le formulaire
Pour ajouter une pièce jointe à un formulaire qui dispose de cette capacité :
- Téléchargez le formulaire sur votre appareil. Dirigez‑vous vers le fichier « Téléchargements » avant de localiser le formulaire, de l’ouvrir et de l’enregistrer sur votre appareil.
- Après avoir enregistré et ouvert le formulaire, vous pouvez y joindre des fichiers.
- Cliquez sur le bouton « Parcourir » dans le formulaire, sélectionnez le fichier de votre appareil que vous souhaitez joindre, puis cliquez sur le bouton « Ouvrir ».
- Vous venez de joindre un fichier dans le formulaire.
- Pour visualiser les pièces jointes, cliquez sur l’icône de trombone sur le côté gauche.
Imprimez le formulaire et signez‑le à tous les endroits requis. Consultez les règlements administratifs de votre association condominiale pour savoir si le formulaire de procuration doit être remis à votre association lors de l’assemblée ou à l’avance.
Les associations condominiales conservent les formulaires de procuration pendant 90 jours dans le cadre du processus de conservation des dossiers prévu par la Loi sur les condos.
L’OOSC recommande vivement de ne pas distribuer de formulaires de procuration pré‑remplis. Les formulaires de procuration pré‑remplis sont souvent source de confusion et de mauvaise communication, car ils peuvent être remplis de manière incorrecte.
La Loi sur les services de gestion de condominiums interdit également aux gestionnaires de condominiums de solliciter des procurations lorsque l’assemblée porte sur ce qui suit :
- toute question directement liée au titulaire de permis;
- la révocation et/ou l’élection des administrateurs.
Veuillez contacter l’Office ontarien de réglementation de la gestion des condominiums par courriel à l’adresse [email protected] pour obtenir plus d’informations sur la sollicitation de procurations.
Tout propriétaire peut également contacter directement l’OOSC pour obtenir de l’aide s’il a d’autres questions sur la manière de remplir la procuration.
Examinez les modèles de procuration pour vous assurer que vous remplissez les formulaires correctement. Revoyez attentivement les avis de convocation que vous avez reçus pour connaître les points soumis au vote et les personnes à élire.
Si vous n’avez pas reçu d’avis de convocation, adressez‑vous à votre conseil d’administration ou au gestionnaire de votre condo.