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Assemblées des propriétaires
Réponses à vos questions sur les assemblées des propriétaires tenues par votre association condominiale.
Foire aux questions
Les assemblées des propriétaires peuvent servir à aborder des sujets importants avec le conseil d’administration et les autres propriétaires de votre association condominiale. Les assemblées des propriétaires les plus courantes sont les assemblées générales annuelles (AGA), les assemblées demandées par les propriétaires et les assemblées destinées au transfert des pouvoirs.
En règle générale, les AGA permettent au conseil d’administration de faire un rapport sur la situation financière de l’association condominiale, de dialoguer ouvertement sur des questions importantes, et d’assurer la conduite des affaires importantes de l’association telles que la nomination d’un auditeur, l’élection ou la nomination d’administrateurs ou la discussion d’événements importants (p. ex. réparations ou rénovations majeures).
Les propriétaires peuvent demander collectivement au conseil de convoquer une assemblée pour voter sur un sujet particulier, comme la destitution d’un administrateur, le vote d’un projet de règle ou la discussion d’un problème. Le quorum doit être atteint pour que l’assemblée puisse avoir lieu. Le Guide pour l’organisation d’assemblées de propriétaires par voie électronique peut vous aider à comprendre les formes et les modes de réunions possibles pour organiser des assemblées demandées par les propriétaires.
Une assemblée destinée au transfert des pouvoirs est nécessaire lorsque le promoteur ne possède plus la plupart des parties privatives dans l’association condominiale et qu’il cède le contrôle de l’association à un nouveau conseil d’administration élu par les propriétaires.
Les propriétaires de condos peuvent à tout moment soulever des questions auprès du gestionnaire ou de l’entreprise de gestion ou bien du conseil d’administration de leur association condominiale. Ils peuvent également demander de manière plus formelle à leur conseil de convoquer une assemblée des propriétaires pour discuter ou voter sur un sujet particulier. La demande de convocation doit décrire l’objet de l’assemblée et être signée par les propriétaires d’au moins 15 pour cent des parties privatives avec droit de vote de l’association, puis elle doit être remise au conseil d’administration. Les propriétaires qui ont perdu leur droit de vote parce qu’ils n’ont pas payé leurs frais de condo ne peuvent pas demander la tenue d’assemblées et ne peuvent pas être pris en compte dans le calcul des 15 pour cent requis de parties privatives avec droit de vote. Il existe une procédure de demande de convocation d’une assemblée des propriétaires, y compris un modèle de demande de convocation.
Le conseil doit donner suite à la demande de convocation d’une assemblée des propriétaires en respectant certains délais :
- convoquer ou tenir une assemblée des propriétaires dans un délai de 35 jours à compter de la réception de la demande;
- envoyer un préavis de l’assemblée à tous les propriétaires dans les cinq jours suivant la réception de la demande;
- envoyer un avis de convocation à tous les propriétaires dans les 15 jours précédant l’assemblée.
La Loi sur les condos fixe des exigences précises pour s’assurer que les propriétaires sont informés du moment et de l’objet des assemblées des propriétaires.
Le préavis de l’assemblée doit :
- être remis par écrit aux propriétaires au moins 20 jours avant l’avis de convocation;
- informer les propriétaires qu’ils recevront bientôt l’avis de convocation;
- préciser l’objet de l’assemblée.
L’avis de convocation doit :
- être remis par écrit aux propriétaires au moins 15 jours avant le jour de l’assemblée;
- indiquer la date et l’heure ainsi que le lieu de l’assemblée ou la plateforme en cas de réunion virtuelle;
- indiquer l’ordre du jour de l’assemblée.
Les conseils d’administration doivent envoyer le préavis et l’avis de convocation en utilisant les formulaires des condos obligatoires. Aucun vote ne peut avoir lieu sur un point qui n’a pas été divulgué dans l’avis de convocation, sauf les questions de procédure habituelle.
Les assemblées générales annuelles (AGA) sont d’une importance capitale, donnant l’occasion aux conseils d’administration de rendre compte de la santé financière de I’association condominiale et d’engager un dialogue sur d’autres questions importantes pour les propriétaires. La Loi sur les condos exige que les associations condominiales présentent des états financiers audités et le rapport de l’auditeur lors de l’AGA, et elle fixe également d’autres exigences. Les membres du conseil d’administration sont aussi généralement élus lors de l’AGA. L’association condominiale doit tenir sa première AGA dans les trois mois suivant l’enregistrement de l’association et, par la suite, dans les six mois suivant la fin de chaque exercice.
Vous avez le droit de participer à la gouvernance partagée de votre communauté condominiale en votant sur des questions importantes lors des assemblées de propriétaires. Vous pouvez également désigner un fondé de pouvoir pour voter en votre nom. Pour pouvoir voter, vous ne devez pas avoir un retard de 30 jours ou plus dans le paiement de vos frais de condo. Les propriétaires devraient se familiariser avec les droits de vote et méthodes de vote. Notre Guide pour organiser des assemblées de propriétaires par voie électronique contient plus d’informations sur les différentes méthodes de vote, y compris le vote électronique.
L’OOSC encourage vivement les propriétaires à assister aux assemblées des propriétaires. Quand cela n’est pas possible, vous pouvez désigner quelqu’un comme fondé de pouvoir pour agir en votre nom lors de ces assemblées. Les fondés de pouvoir peuvent participer ou voter selon le type d’autorisation que vous leur accordez au moyen du formulaire de procuration requis.
Le quorum est le nombre de propriétaires ou de fondés de pouvoir désignés représentant un certain pourcentage de parties privatives de l’association condominiale, qui doivent être présents à une assemblée des propriétaires, que ce soit en personne, virtuellement ou par téléphone. Sans quorum, aucune assemblée ni aucun vote ne peuvent avoir lieu. Selon la Loi sur les condos, les propriétaires ou les fondés de pouvoir qui sont présents ou qui votent lors d’assemblées téléphoniques ou virtuelles sont pris en compte dans le calcul du quorum. Le Guide pour organiser des assemblées de propriétaires par voie électronique donne plus de précisions sur les exigences en matière de quorum.
Une assemblée destinée au transfert des pouvoirs est la réunion au cours de laquelle un promoteur ou un propriétaire foncier cède le contrôle de l’association condominiale à un nouveau conseil d’administration élu par les propriétaires. Les promoteurs doivent tenir une assemblée destinée au transfert des pouvoirs dans les 42 jours à compter du moment où ils ne détiennent plus la majorité des parties privatives. Lors de cette assemblée, des documents importants sont remis à l’association condominiale et les propriétaires élisent un nouveau conseil. Le quorum normal pour une assemblée destinée au transfert des pouvoirs est atteint lorsque les propriétaires d’au moins 25 pour cent des parties privatives sont présents. Lors de ces assemblées, le vote, en personne ou en désignant un fondé de pouvoir, peut également avoir lieu.