Les promoteurs doivent tenir ces assemblées dans les 42 jours à compter du moment où ils ne détiennent plus la majorité des parties privatives. C’est une assemblée importante au cours de laquelle des documents sont remis à l’association condominiale et où les propriétaires élisent un nouveau conseil d’administration.

À quel moment doit se tenir l’assemblée

Le conseil d’administration contrôlé par le promoteur doit convoquer une assemblée des propriétaires et élire un nouveau conseil d’administration dans les 21 jours à compter du moment où le promoteur ne détient plus la majorité des parties privatives. L’assemblée doit ensuite se tenir dans les 21 jours suivant sa convocation, ce qui signifie que l’assemblée destinée au transfert des pouvoirs doit avoir lieu dans les 42 jours.

Documents à remettre

Le promoteur est responsable de remettre des documents importants lors de l’assemblée, notamment :

• le registre des procès-verbaux, qui constitue le principal dossier des assemblées et réunions de l’association condominiale;
• la déclaration, les règlements administratifs et les règles;
• les conventions déjà conclues au nom de l’association condominiale.

Le déclarant doit aussi remettre les informations complémentaires suivantes dans les 30 jours suivant l’assemblée :

• tous les dossiers financiers de l’association et du promoteur à compter de la date d’enregistrement;
• une copie des études du fonds de réserve antérieures;
• l’état de divulgation le plus récent.

Le promoteur doit remettre les états financiers audités dans les 60 jours suivant l’assemblée.

Les promoteurs peuvent faire l’objet d’actions en justice et d’amendes s’ils ne remettent pas ce qui doit être remis.

Vote et quorum

Les voix peuvent être exprimées en personne ou en désignant un fondé de pouvoir. Le vote peut se faire en personne, par téléphone ou par voie électronique de manière sécurisée.

Le quorum est le nombre minimal de propriétaires qui doivent être présents à une assemblée, en personne, par procuration, virtuellement ou en votant électroniquement à l’avance, pour que l’assemblée puisse avoir lieu. Le quorum normal pour une assemblée destinée au transfert des pouvoirs est atteint lorsque les propriétaires d’au moins 25 pour cent des parties privatives sont présents. L’exigence de quorum peut être réduite à 15 pour cent des parties privatives à la troisième tentative et à toute tentative ultérieure de tenir l’assemblée si le quorum n’est pas atteint lors des deux premières tentatives de tenir l’assemblée.