Les associations condominiales de l’Ontario sont légalement tenues de déposer des rapports auprès de l’Office ontarien du secteur des condominiums (OOSC). Ce guide explique le processus du début à la fin, ce qu’il faut faire avant de commencer, comment effectuer chaque étape dans le portail des services de l’OOSC et ce qui se passe après le dépôt. En suivant ces étapes, vous vous assurerez que votre association reste en conformité et évite les frais de retard ou les pénalités.

Avant de commencer, il est important de savoir quel type de rapport votre association condominiale doit déposer :

• Rapport annuel : déposé chaque année entre le 1^er janvier et le 31 mars.
• Rapport initial ou transitoire : déposé une seule fois, selon la date à laquelle votre association condominiale a été constituée.
• Rapport de transfert des pouvoirs : requis dans les 90 jours suivant la tenue d’une assemblée destinée au transfert des pouvoirs

Vous devriez également préparer à l’avance les éléments suivants :

• dénomination sociale et date d’enregistrement de votre association condominiale
• informations actualisées sur les administrateurs, les dirigeants et les adresses aux fins de signification
• nombre de parties privatives indiqué dans la déclaration
• accès au portail des services de l’OOSC

Le fait d’avoir ces informations à portée de main à l’avance garantit un processus de dépôt plus fluide et plus rapide.

Une fois que vous êtes prêt, rendez-vous sur le portail des services de l’OOSC via le site Web de l’OOSC :

1. Connectez-vous à votre compte ou créez un compte si vous n’en avez pas.
2. Sélectionnez Déposer des rapports et des avis de changement.
3. Choisissez l’association condominiale pour laquelle vous souhaitez effectuer un dépôt (les personnes-ressources avec plusieurs associations peuvent effectuer une recherche par nom ou par numéro).
4. Le système affichera les rapports en suspens, en fonction des informations relatives à votre association.

À partir de là, vous pouvez entamer le processus de dépôt du rapport requis.

Le portail fournit un rapide aperçu du processus de dépôt et des conseils de navigation. Vous trouverez des instructions sur ce qui suit :

• comment passer d’une section à l’autre
• comment enregistrer ce que vous avez effectué pour y revenir plus tard
• où trouver des ressources utiles si vous rencontrez des difficultés

Une fois que vous vous êtes familiarisé avec la présentation, cliquez sur Continuer pour passer au rapport proprement dit.

Au cours de cette étape, vous confirmerez ou mettrez à jour des informations clés concernant votre association condominiale :

• Informations de base : dénomination sociale, date d’enregistrement, dénomination commerciale (le cas échéant) et nom du déclarant.
• Adresses aux fins de signification : adresse courriel et adresse postale principales de l’association.
• Informations sur les parties privatives : nombre total de parties privatives par type et nombre de parties privatives avec droit de vote (utilisé pour calculer les droits de quote-part).
• Propriété : si un seul propriétaire détient la totalité ou la majorité des parties privatives.
• Assemblées destinées au transfert des pouvoirs : confirmez si une assemblée a eu lieu et, le cas échéant, à quelle date.
• Nominations par la Cour : indiquer si un inspecteur ou un administrateur judiciaire a été nommé par la Cour.

Ces informations permettent de garantir que le registre de l’OOSC reste à jour et exact.

Vous devez ici saisir les détails relatifs à l’exercice financier et aux assemblées de votre association :

• La date de début de votre exercice, qui définit votre période de dépôt.
• La date et l’exercice de votre dernière assemblée générale annuelle (AGA).

Confirmez si la date indiquée est une nouvelle date ou s’il s’agit d’une correction d’une date précédemment fournie dans un rapport ou un avis de changement. Cette section aide l’OOSC à vérifier votre conformité aux exigences de gouvernance en vigueur.

Chaque association condominiale doit disposer de dossiers précis concernant sa direction et ses représentants. Au cours de cette étape, vous devrez faire ce qui suit :

• Dresser la liste des administrateurs et dirigeants, y compris leurs noms, leurs fonctions et d’autres détails. Les associations doivent avoir au moins trois administrateurs, dont un président et un secrétaire.
• Ajouter tous les dirigeants non membres du conseil d’administration (p. ex., trésorier).
• Énumérer tous les gestionnaires ou fournisseurs de services de gestion, y compris le nom visé par le permis, le numéro, l’entreprise de gestion associée, la date de début du contrat et d’autres précisions.   
• Inclure les autres représentants, tels que les avocats ou les comptables, qui ont besoin d’accéder au portail de l’OOSC.

Des informations exactes permettent à l’OOSC et aux propriétaires de condos de joindre les bonnes personnes en cas de besoin.

Avant d’effectuer le dépôt, vérifiez attentivement toutes les informations que vous avez saisies :

• vérifiez l’exactitude de chaque section;
• utilisez l’option Corriger pour corriger les erreurs;
• assurez-vous de lire et comprendre puis d’accepter la déclaration requise.

Une fois que tout est correct, cliquez sur Soumettre. Le système générera un message de confirmation et vous permettra de télécharger ce qui suit :

• une copie PDF de votre rapport déposé;
• une facture des droits de quote-part, avec le montant et la date d’échéance.

Le dépôt ne s’arrête pas lorsque vous cliquez sur « Soumettre ». Il y a des étapes de suivi importantes :

• Conservez vos documents : conservez des copies PDF des rapports et des factures dans les dossiers de votre association, comme l’exige la Loi.
• Payez votre facture : utilisez le système de paiement en ligne du portail de l’OOSC et payez avant la date limite pour éviter les frais de retard ou les intérêts.
• Restez en conformité : planifiez à l’avance votre prochain dépôt de rapport annuel et tenez à jour les informations relatives à votre association condominale.