Les conseils d’administration gèrent les associations condominiales au nom des propriétaires et jouent un rôle essentiel dans le développement de communautés condominiales fortes et dynamiques. L’un des meilleurs moyens d’y parvenir est de gouverner de manière transparente et de veiller au déroulement harmonieux des assemblées de propriétaires.

Les assemblées générales annuelles, les assemblées dont la convocation est demandée par les propriétaires et d’autres types d’assemblées de propriétaires constituent une occasion cruciale pour la communauté condominiale de se réunir et de se prononcer sur des questions importantes concernant l’association.

Les séances de discussion ouverte et les séances d’information ne sont pas mentionnées dans la Loi sur les condos et ne doivent pas servir à conduire les affaires officielles de l’association. Les assemblées de propriétaires ont des exigences précises en matière de préavis et d’avis de convocation, de délais, de vote et de quorum; c’est pourquoi les conseils d’administration doivent les privilégier.

Une communication transparente avec les propriétaires doit être une priorité pour tout conseil d’administration. Voici des moyens d’encourager une meilleure communication :

• mettre en place un moyen de rétroaction officiel pour les propriétaires;
• créer des comités avec un mandat et des objectifs clairs et permettre aux propriétaires de s’y joindre;
• communiquer tous les documents pertinents avant les assemblées des propriétaires; et
• créer un bulletin d’information périodique avec les contributions des membres du conseil d’administration, ainsi que des communications ponctuelles par courrier électronique sur des questions d’actualité.