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Fonctionnement des conseils d’administration

Organiser des assemblées de propriétaires

Les conseils d’administration gèrent les associations condominiales au nom des propriétaires et jouent un rôle essentiel dans le développement de communautés condominiales fortes et dynamiques. L’un des meilleurs moyens d’y parvenir est de gouverner de manière transparente et de veiller au déroulement harmonieux des assemblées de propriétaires.

Résumé

  • Les conseils doivent organiser régulièrement des assemblées de propriétaires, y compris une AGA chaque année
  • Une communication efficace est le meilleur moyen de montrer aux propriétaires que leur association condominiale est bien gérée

Assemblées des propriétaires

Les assemblées générales annuelles, les assemblées dont la convocation est demandée par les propriétaires et d’autres types d’assemblées de propriétaires constituent une occasion cruciale pour la communauté condominiale de se réunir et de se prononcer sur des questions importantes concernant l’association.

Pensez à faire ce qui suit avant une assemblée des propriétaires :

S’assurer que l'assemblée est convoquée et tenue conformément aux documents constitutifs de votre association condominiale

Collaborer avec votre gestionnaire de condos, si vous en avez un, pour comprendre quel est son rôle, en particulier en ce qui concerne l'émission des avis de convocation.

Établir un plan pour bien rédiger les procèsverbaux

Envoyer les avis de convocation dans les délais impartis. Consulter notre calendrier des condos pour connaître les délais d'envoi des avis de convocation à l'AGA

Prévoir un temps réaliste pour les discussions

Organiser une répétition informelle du déroulement de l’assemblée avec d'autres administrateurs et gestionnaires

Que faire lors d'une assemblée des propriétaires ?

Confirmer si les exigences en matière de quorum sont satisfaites

Confirmer si la question débattue doit être votée à la majorité ou dans une autre proportion

Bien dresser les procèsverbaux

Favoriser une discussion ouverte où chacun peut participer

Qu'en estil des séances de discussion ouverte ?

Les séances de discussion ouverte et les séances d’information ne sont pas mentionnées dans la Loi sur les condos et ne doivent pas servir à conduire les affaires officielles de l’association. Les assemblées de propriétaires ont des exigences précises en matière de préavis et d’avis de convocation, de délais, de vote et de quorum; c’est pourquoi les conseils d’administration doivent les privilégier.


Une meilleure communication avec les propriétaires

Une communication transparente avec les propriétaires doit être une priorité pour tout conseil d’administration. Voici des moyens d’encourager une meilleure communication :

  • mettre en place un moyen de rétroaction officiel pour les propriétaires;
  • créer des comités avec un mandat et des objectifs clairs et permettre aux propriétaires de s’y joindre;
  • communiquer tous les documents pertinents avant les assemblées des propriétaires; et
  • créer un bulletin d’information périodique avec les contributions des membres du conseil d’administration, ainsi que des communications ponctuelles par courrier électronique sur des questions d’actualité.

Guide de la gouvernance

En savoir plus, consultez notre guide sur la gouvernance

Guide de la gouvernance

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