Que doit divulguer un candidat au conseil d’administration avant une élection?
Le candidat au conseil d’administration doit fournir une déclaration écrite à l’association condominiale, qui doit indiquer s’il :
- est propriétaire ou occupant d’une partie privative
- est partie à une action en justice avec ou contre l’association
- a un membre de sa famille ou une autre personne vivant avec lui qui est impliqué dans une affaire judiciaire avec ou contre l’association
- a été déclaré coupable d’une infraction à la Loi sur les condos au cours des dix dernières années
- a un intérêt personnel important dans une transaction impliquant le promoteur immobilier de l’association condominiale ou l’un de ses associés
- a un arriéré de 60 jours ou plus dans le paiement des frais de condo
- a un intérêt direct ou indirect dans des contrats ou des transactions existants ou des projets de contrats ou de transactions impliquant l’association
Il peut y avoir des exigences supplémentaires en matière de divulgation dans les documents constitutifs de l’association.
Les membres du conseil d’administration de l’association condominiale sont-ils tenus de respecter un code de déontologie?
La Loi sur les condos stipule que les administrateurs doivent agir de bonne foi et dans l’intérêt véritable de l’association, mais outre cela, elle ne prévoit pas d’autres exigences précises. Les associations condominiales peuvent adopter des règlements administratifs qui définissent les attentes en matière de conduite, de confidentialité et de comportement lors des assemblées. L’annexe C du Guide de l’OOSC sur la gouvernance des condos contient un exemple de code de déontologie que les associations peuvent choisir d’utiliser.
Qu’est-ce qu’un conseil d’administration de condominium?
Un conseil d’administration de condominium est un groupe de personnes élues par les propriétaires ou nommées, chargé de superviser les affaires de l’association condominiale tout en agissant de bonne foi et en gardant à l’esprit l’intérêt véritable de l’association condominiale. Ces administrateurs sont principalement chargés de veiller à ce que l’association condominiale respecte ses obligations légales.
Devenir membre d’un conseil d’administration signifie que vous serez responsable d’approuver les budgets, d’adopter les règlements administratifs, d’approuver les contrats d’approvisionnement, de veiller à la bonne santé financière de l’association, et plus encore.
L’OOSC a pour mandat de fournir une formation obligatoire complète à tous les administrateurs de conseils de condominiums en Ontario. Notre guide sur la gouvernance des condos contient des informations supplémentaires sur la structure, la composition, les responsabilités et la culture du conseil d’administration, ainsi que sur les pratiques exemplaires en matière de règlements administratifs, de gestion des risques et de maintien de relations positives avec les propriétaires.
Quel est le quorum pour les réunions du conseil?
Le quorum est le nombre minimal de membres du conseil qui doivent être présents à une réunion pour que les affaires officielles puissent être traitées. Le quorum pour les réunions du conseil d’administration est atteint lorsque plus de 50 pour cent des administrateurs sont présents. Aucune réunion ni aucun vote ne peuvent avoir lieu sans quorum. En savoir plus sur les réunions du conseil.
Comment un administrateur de conseil peut-il être destitué?
Les propriétaires de condos qui rencontrent des problèmes avec un ou plusieurs administrateurs disposent de plusieurs options, dont l’intensité va croissant.
Dans un premier temps, essayez de faire part de vos préoccupations de manière collaborative, soit lors d’une assemblée des propriétaires, soit en contactant votre association condominiale. Il est judicieux de rassembler tous les faits et d’avoir une vue d’ensemble avant de passer aux étapes suivantes.
Ensuite, sauf indication contraire dans les règlements administratifs de votre association condominiale, les membres du conseil d’administration peuvent accomplir autant de mandats consécutifs de trois ans que la communauté le permet en votant lors des assemblées générales annuelles. Par conséquent, l’étape suivante consiste à envisager de présenter votre candidature au conseil d’administration lors de la prochaine AGA ou simplement de voter pour une autre personne qui semble convenir à ces fonctions.
Une solution plus difficile et potentiellement coûteuse est la demande de convocation d’une assemblée des propriétaires dans le but de voter la destitution d’un administrateur. Vous devez recueillir un certain nombre de signatures des autres propriétaires pour organiser cette assemblée, au cours de laquelle les propriétaires représentant plus de 50 pour cent de toutes les parties privatives de l’association doivent voter pour destituer l’administrateur.
Demandez un avis juridique et envisagez d’intenter une action en justice si votre communauté condominiale s’est réunie et a essayé toutes les solutions ci-dessus sans succès.
Que se passe-t-il lors des réunions du conseil?
Les réunions du conseil ont généralement lieu tous les mois, mais peuvent avoir lieu plus ou moins fréquemment. Au cours de ces réunions, les administrateurs peuvent notamment nommer de nouveaux administrateurs, approuver des modifications aux contrats des fournisseurs, approuver des réparations ou des modifications aux parties communes, examiner l’information financière, évaluer le rendement du gestionnaire de condos.
Les propriétaires de condos peuvent-ils exiger que les membres du conseil d’administration communiquent directement avec eux?
La Loi sur les condos exige que les conseils d’administration agissent de bonne foi et dans l’intérêt véritable de leur association, mais ne leur impose pas de répondre aux préoccupations ou aux questions des particuliers. Les conseils d’administration ne sont légalement tenus de répondre que dans des circonstances précises, par exemple lorsque les propriétaires présentent des demandes de dossiers officielles ou une demande de convocation d’une assemblée des propriétaires.
Les propriétaires ayant des préoccupations devraient commencer par en parler au responsable de la gestion ou au conseil d’administration de manière respectueuse et collaborative. Les propriétaires peuvent également poser des questions et faire part de leurs observations lors des assemblées générales annuelles. Avant tout, une communication ouverte et un esprit collaboratif devraient toujours être la première approche.
Les associations condominiales doivent informer les propriétaires de condos de manière proactive en leur envoyant des certificats de renseignements dans les délais prescrits par la loi. Ces mesures contribuent à promouvoir la transparence et la responsabilisation au sein de la communauté.
Pour plus d’informations, le guide de l’OOSC sur la communication et la résolution des conflits offre des conseils pratiques pour gérer les conflits et favoriser un environnement positif dans le condominium.
Quelles sont les formes acceptables de réunions du conseil?
Sauf indication contraire dans les règlements administratifs de votre association condominiale, une réunion du conseil peut se tenir en personne, virtuellement ou de manière hybride.
Quel que soit le mode choisi, la réunion doit permettre aux propriétaires de participer et de voter de manière significative. Le courrier électronique n’est pas considéré comme une forme de réunion acceptable.
Quelles sont les exigences en matière de préavis pour une réunion du conseil?
Les préavis de réunions du conseil d’administration doivent être envoyés à tous les administrateurs au moins 10 jours à l’avance, sauf indication contraire dans les règlements administratifs de l’association condominiale. Les préavis doivent inclure la date, l’heure et le lieu de la réunion, les instructions pour se joindre à celle-ci et les sujets qui seront traités et soumis au vote.