Le conseil de condo est un groupe d’administrateurs élus par les propriétaires ou nommés, chargé de superviser les affaires de l’association condominiale. Les administrateurs sont légalement tenus d’agir en toute bonne foi et dans l’intérêt de l’association. Ils jouent un rôle essentiel dans le développement de communautés condominiales fortes et dynamiques, en veillant à ce que l’association condominiale respecte ses obligations légales. Les administrateurs doivent clairement divulguer tout conflit d’intérêts qui les empêcherait de voter de manière impartiale lors des réunions du conseil.

Les conseils d’administration ne peuvent conduire les affaires de l’association que lors d’une réunion du conseil où le quorum est atteint. Toutes les réunions du conseil doivent faire l’objet d’un procès-verbal comprenant toutes les décisions prises et un résumé des affaires traitées. Les conseils d’administration doivent communiquer avec les propriétaires et faire preuve d’une totale transparence sur le processus ou le fondement de leurs décisions et de leurs actions. Le Guide des pratiques exemplaires : gouvernance contient de plus amples informations sur la structure, la composition, les responsabilités et la culture des conseils d’administration, ainsi que sur les pratiques exemplaires en matière de règlements administratifs, de gestion des risques et de l’établissement d’une relation positive avec les propriétaires.     

Les réunions du conseil ont généralement lieu chaque mois, mais elles peuvent être plus ou moins fréquentes selon les besoins de l’association. Au cours de ces réunions, les conseils peuvent notamment nommer de nouveaux administrateurs, approuver les modifications des contrats avec les fournisseurs, approuver les réparations ou les modifications des parties communes, examiner les informations relatives aux finances et évaluer le rendement du gestionnaire de condos.

Les assemblées des propriétaires sont une occasion précieuse pour la communauté condominiale de se réunir, de discuter et de se mettre d’accord sur des questions importantes concernant l’association condominiale. Votre conseil d’administration doit s’assurer que l’assemblée est convoquée et tenue conformément aux documents constitutifs de votre association. La Loi sur les condos fixe également des exigences précises pour s’assurer que les propriétaires sont informés du moment et de l’objet des assemblées des propriétaires.    

Le préavis de l’assemblée doit :

• être remis par écrit aux propriétaires au moins 20 jours avant l’avis de convocation;
• informer les propriétaires qu’ils recevront bientôt l’avis de convocation;
• préciser l’objet de l’assemblée.

L’avis de convocation doit :

• être remis par écrit aux propriétaires au moins 15 jours avant le jour de l’assemblée;
• indiquer la date et l’heure ainsi que le lieu de l’assemblée ou la plateforme en cas de réunion virtuelle;
• indiquer l’ordre du jour de l’assemblée.

Les conseils d’administration doivent envoyer le préavis et l’avis de convocation en utilisant les formulaires des condos obligatoires. Aucun vote ne peut avoir lieu sur un point qui n’a pas été divulgué dans l’avis de convocation, sauf les questions de procédure habituelle.

Les conseils doivent établir un plan pour rédiger les procès‑verbaux des assemblées, envoyer les avis de convocation dans les délais impartis et prévoir du temps pour les discussions et la participation des propriétaires.

Il faut demander la convocation d’une assemblée des propriétaires dans le but précis de destituer un administrateur. Toute demande de convocation visant la destitution d’administrateurs doit mentionner le nom des administrateurs, les motifs de la destitution envisagée et s’ils occupent un poste au sein du conseil d’administration qui peut être modifié. L’article 33 de la Loi sur les condos exige que les propriétaires de plus de 50 pour cent de toutes les parties privatives de l’association condominiale votent en faveur de la destitution.