La médiation et l’arbitrage, qui sont des moyens efficaces pour régler les différends, sont souvent utilisés pour régler les différends difficiles relatifs aux condominiums et sont parfois appelés « règlement extrajudiciaire des différends ».

Vous êtes légalement tenu de participer à la médiation ou à l’arbitrage si on vous a demandé de le faire.

Vous pouvez rechercher un médiateur ou un arbitre en ligne et par l’intermédiaire d’organismes tels que l’Institut d’arbitrage et de médiation de l’Ontario qui fournissent ces services.

La médiation est un processus au cours duquel un médiateur neutre tente d’amener les parties à une solution mutuellement acceptable. La médiation est l’approche privilégiée parce qu’elle est souvent moins coûteuse et qu’elle donne aux parties la possibilité de trouver une solution qui convienne à tous.   

L’arbitrage contraignant est l’étape suivante en cas d’échec de la médiation. L’arbitrage est une procédure au cours de laquelle un arbitre ou une formation arbitrale (groupe d’arbitres) tient une audience et rend une décision sur les questions en litige. Les parties concernées présentent des preuves, puis l’arbitre rend une décision exécutoire. Dans certains cas, une décision d’arbitrage peut faire l’objet d’un appel devant les tribunaux et l’appelant peut avoir gain de cause.

Le processus de traitement des plaintes de l’Office ontarien de réglementation de la gestion des condominiums (OORGC) est une procédure juridique destinée à déterminer si un gestionnaire agréé ou une entreprise de gestion agréée ont enfreint la Loi sur les services de gestion de condominiums et le code de déontologie auxquels ils sont soumis.

Le processus en trois étapes de l’OORGC peut prendre jusqu’à 60 jours ou plus et comprend ce qui suit :

1. L’évaluation initiale.
2. La collecte d’informations.
3. L’examen et la décision.

Les propriétaires de condos doivent comprendre la compétence de l’OORGC avant de déposer une plainte. Il s’agit notamment de savoir si le gestionnaire ou l’entreprise de gestion de condos :

• a fourni des services sans permis valide;
• n’a pas divulgué un conflit d’intérêts;
• a sollicité des formulaires de procuration en violation de la LSGC;
• na pas fait tout son possible pour prévenir la fraude ou les erreurs; ou
• n’a pas protégé les intérêts supérieurs de l’association condominiale.

L’OORGC ne traite pas les plaintes concernant les projets de réparation, d’entretien ou de construction, les privilèges, les dossiers d’associations ou d’autres questions qui relèvent de la responsabilité du conseil d’administration de l’association condominiale. Les propriétaires de condos souhaitant présenter une plainte dans l’un de ces domaines doivent d’abord s’adresser à leur gestionnaire, à leur entreprise de gestion ou à leur conseil d’administration et, en l’absence de solution, devront s’adresser au Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums.

Vous devriez essayer de résoudre votre problème avec le gestionnaire ou l’entreprise de gestion de condos et faire preuve de diligence raisonnable avant de déposer une plainte officielle auprès de l’OORGC, car cela déclenche une procédure juridique.

Posez-vous les questions suivantes :

1. S’agit-il d’un problème qui peut être résolu à l’amiable dans le cadre d’un entretien individuel ?
2. Ai-je bien exposé et expliqué mon problème par écrit ?
3. Ai-je d’abord soulevé le problème auprès du gestionnaire ou de l’entreprise de gestion de condos ?
4. Ai-je porté le problème à l’attention du conseil d’administration si je n’ai pas obtenu de réponse satisfaisante ?
5. Ai-je examiné d’autres options si je ne suis toujours pas satisfait ?
6. Ai-je bien examiné le processus de traitement des plaintes de l’OORGC avant de déposer ma plainte contre le gestionnaire ou l’entreprise de gestion de condos, et est-ce que je comprends les délais de traitement et la portée du processus d’enquête et du processus décisionnel ?  

Après avoir reçu une plainte, le registrateur de l’OORGC prend contact avec le gestionnaire ou l’entreprise de gestion de condos, examine les deux points de vue et s’attache à régler la plainte d’une des façons suivantes :

• essayer de régler la plainte en recourant à une forme de médiation. Il s’agit de faire en sorte que vous et le gestionnaire ou l’entreprise de gestion de condos communiquiez pour résoudre le problème;
• envoyer un avertissement écrit au gestionnaire ou à l’entreprise de gestion de condos. Cette lettre peut inciter le gestionnaire ou l’entreprise de gestion à cesser l’activité à l’origine de la plainte, sous peine de faire l’objet d’autres mesures de la part du registrateur;
• exiger du gestionnaire qu’il suive des cours de formation supplémentaires pour résoudre le comportement problématique. Cette mesure peut s’avérer utile si le comportement incriminé résulte de l’ignorance du gestionnaire ou de l’entreprise de gestion;
• suspendre ou révoquer le permis du gestionnaire ou de l’entreprise de gestion;
• faire remonter le problème au comité de discipline. On a souvent recours à cette solution lorsqu’il y a eu une infraction au code de déontologie de l’OORGC; ou
• prendre d’autres mesures à l’encontre du gestionnaire ou de l’entreprise de gestion en fonction de la gravité de l’affaire et de la législation en vigueur.

Le comité de discipline de l’OORGC est chargé d’entendre les affaires relatives aux plaintes déposées contre les gestionnaires et les fournisseurs de services de gestion de condos et en décider. Il détermine également si le comportement du gestionnaire est contraire à son code de déontologie.

Les gestionnaires de condos qui enfreignent le code de déontologie doivent suivre des cours supplémentaires pour améliorer leur aptitude à exercer leur métier, payer une amende pouvant aller jusqu’à 25 000 $ ou aller en prison, selon la gravité de l’infraction.

Les entreprises de gestion de condos qui enfreignent la Loi sur les services de gestion de condominiums sont passibles d’amendes pouvant aller jusqu’à 250 000 $.

Vous devrez faire appel à un avocat expérimenté dans le droit des condominiums et intenter une poursuite judiciaire contre l’entreprise de gestion si votre plainte ne relève pas de la compétence de l’OORGC.