Les fonctions sont définies dans une convention entre l’entreprise de gestion de condominiums et l’association condominiale ou dans un contrat de travail si le gestionnaire de condominiums est engagé en tant qu’employé de l’association. Les modalités varient selon l’association condominiale et l’entreprise de gestion de condos.

Les gestionnaires de condos peuvent être chargés de ce qui suit :

• Créer et tenir des dossiers pour l’association condominiale
• Répondre aux demandes de renseignements, réagir aux problèmes et traiter les plaintes des propriétaires
• Coordonner l’entretien et les réparations de la propriété condominiale ainsi que les inspections régulières
• Embauche et suivi de la performance des fournisseurs de services, y compris le personnel et les entrepreneurs
• Percevoir les frais de dépenses communes et coordonner le suivi en cas de montants impayés
• Mettre en œuvre un plan de gestion des urgences et faire face aux situations d’urgence
• Rendre compte des affaires de l’association condominiale au nom du conseil d’administration
• Organiser les assemblées des propriétaires et les réunions du conseil d’administration et émettre les avis de convocation correspondants
• Préparer les états financiers et organiser les audits
• Préparer les certificats d’information
• Contrôler l’assurance de l’association condominiale
• Établir les budgets annuels et conseiller le conseil d’administration sur ses responsabilités financières, notamment en ce qui concerne les contributions au fonds de réserve et la planification financière à long terme
• Conseiller et aider l’association condominiale ou le conseil d’administration à se conformer à la Loi sur les condos

Les associations condominiales sont légalement tenues de prendre des mesures en cas d’infraction à la Loi sur les condos ou aux documents constitutifs de l’association.

Les conseils d’administration peuvent engager un gestionnaire de condos par le biais d’un contrat conclu entre une association condominiale et une entreprise de gestion de condos. Les fonctions, les responsabilités, la rémunération et d’autres aspects sont définis dans une convention de gestion et l’entreprise de gestion de condos prend des dispositions pour fournir des services par l’intermédiaire d’une ou de plusieurs personnes. Dans ce cas, le gestionnaire de condos n’est pas un employé de l’association condominiale, mais un employé de l’entreprise de gestion de condos.

Les entreprises de gestion de condominiums doivent également être agréées par l’OORGC et sont inscrites dans son registre public.