Les associations condominiales de l’Ontario sont légalement tenues de déposer des rapports d’associations et des avis de changement auprès de l’OOSC. Certaines informations transmises par les associations lors du dépôt sont rendues publiques dans le registre des condos de l’OOSC.   

Les rapports d’associations sont des formulaires contenant des informations de base sur une association condominiale de l’Ontario, comme sa date de constitution, son adresse et les membres actuels de son conseil d’administration. Les informations contenues dans les rapports servent à calculer les droits correspondant à la quote-part annuelle que les associations condominiales doivent payer à l’OOSC.        

Les associations condominiales doivent déposer un avis de changement auprès de l’OOSC lorsque les informations suivantes, transmises lors du dépôt d’un rapport d’association, changent ou doivent être corrigées :

• dénomination commerciale de l’association condominiale
• nom du déclarant (généralement le promoteur ou le propriétaire foncier)
• nombre d’adresses municipales
• adresse courriel aux fins de signification
• adresse aux fins de signification
• date de l’assemblée destinée au transfert des pouvoirs
• dates de début et de fin de l’exercice
• date de la dernière assemblée générale annuelle
• inspecteur ou administrateur judiciaire nommé par la Cour
• membres du conseil d’administration ou dirigeants non membres du conseil d’administration
• gestionnaires de condos ou fournisseurs de services de gestion
• autres représentants

Un avis de changement doit être déposé dans les 30 jours suivant le changement d’informations et il doit indiquer ce qui a changé et la date d’entrée en vigueur du changement.

• Vérifiez la déclaration et les dossiers de votre association pour vous assurer qu’ils contiennent tous les détails importants, y compris les certificats de renseignements récents.
• Rassemblez les informations requises telles que la dénomination commerciale, la date d’enregistrement, le nom du déclarant, l’adresse municipale, le nombre de parties privatives, les membres du conseil d’administration et les coordonnées du gestionnaire de condominiums.
• Assurez-vous que toutes les informations sont exactes et qu’il n’en manque pas. Fournir des informations fausses ou trompeuses constitue une infraction à la Loi sur les condos.

• Accédez à vos rapports déposés et à vos factures et téléchargez-les à tout moment sur le portail des services de l’OOSC.
• Les associations doivent conserver des copies de leurs rapports, car les propriétaires peuvent demander à avoir accès à ces dossiers.
• Payez les droits de quote-part annuels avant la date d’échéance pour éviter les frais de retard et les intérêts débiteurs.

L’OOSC émet des factures à l’intention de chaque association condominiale sur la base des informations fournies dans leurs rapports d’associations. Les associations doivent régler toutes leurs factures en souffrance avant de pouvoir déposer leur prochain rapport annuel.