Comment désigner un fondé de pouvoir
Procurations et modèles de procuration
Les copropriétés tiennent des assemblées des propriétaires pour discuter de questions importantes et voter à leur sujet. L’OOSC encourage les propriétaires à assister à ces assemblées, mais nous comprenons que cela n’est pas toujours possible. Les propriétaires qui ne peuvent pas y assister peuvent désigner une personne pour agir en leur nom lors de ces assemblées. Ces personnes sont appelées des fondés de pouvoir (procurataires) et peuvent être autorisées à assister à l’assemblée ou à voter, selon le type de procuration que leur accorde le propriétaire.
Vous souhaitez désigner un fondé de pouvoir? Essayez le formulaire de procuration intelligent! Il génère un formulaire de copropriété dûment rempli en fonction de vos réponses à quelques questions simples. Il suffit ensuite d’imprimer, de signer et de remettre le PDF final à votre copropriété avant votre prochaine assemblée.
Les propriétaires doivent utiliser l’un des formulaires figurant sur cette page pour désigner un fondé de pouvoir et doivent généralement s’assurer de respecter les processus propres à leur copropriété. Les propriétaires doivent également s’assurer de parler à leur fondé de pouvoir avant toute assemblée et de soumettre le formulaire dûment rempli conformément aux exigences de leur copropriété.
Revoyez les avis de convocation
Les associations condominiales envoient aux propriétaires des avis de convocation les informant des prochaines assemblées des propriétaires. Revoyez attentivement ces avis de convocation pour savoir quand l’assemblée aura lieu, ce qui y sera discuté et si des votes importants sont prévus. Veillez à bien comprendre toutes les informations contenues dans ces avis, afin de pouvoir donner à votre fondé de pouvoir les bonnes instructions sur ce qu’il convient de voter ou d’écouter pendant l’assemblée. Adressez‑vous directement à votre fondé de pouvoir pour qu’il comprenne votre position sur les questions qui seront traitées lors de l’assemblée.
Déterminez quel type de fondé de pouvoir vous souhaitez désigner
Donnez à votre fondé de pouvoir le pouvoir d’agir en votre nom en remplissant cette partie importante de la procuration qui se trouve à la page 2 du formulaire.
Sélectionnez le sujet sur lequel vous souhaitez que votre fondé de pouvoir puisse voter
Ignorez cette section si vous n’avez pas autorisé votre fondé de pouvoir à voter en votre nom lors de l’assemblée ou si vous préférez qu’il vote sur les points à l’ordre du jour comme il l’entend. Ne l’ignorez pas si vous souhaitez fournir des instructions de vote détaillées indiquant comment votre fondé de pouvoir doit voter lors de l’assemblée. Les options sont les suivantes :
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Section 1 permet à votre fondé de pouvoir d’élire des candidats à des postes au conseil d’administration.
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Section 2 permet d’élire des candidats à des postes au conseil d’administration pour lesquels seuls les propriétaires qui résident dans l’immeuble peuvent voter.
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Section 3 permet de voter sur des questions précises.
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Section 4 permet de voter sur la révocation d’administrateurs.
Chacune des quatre sélections ci-dessus activera de nouvelles options, selon la sélection, qui vous permettront de préciser davantage la façon dont vous souhaitez que votre fondé de pouvoir vote. Laissez ces sections supplémentaires vides si vous souhaitez que votre fondé de pouvoir décide lui-même de la façon de voter.
Modèles de procuration
FAQ
Les formulaires de copropriété sont offerts en différents formats :
Formulaires remplissables : Remplissez-les numériquement, enregistrez-les sur votre ordinateur et imprimez-les.
Formulaires non remplissables : Doivent d’abord être imprimés et remplis à la main. Pour de meilleurs résultats, enregistrez le formulaire sur votre ordinateur, puis imprimez-le.
L’OOSC recommande d’utiliser Google Chrome.
Assurez-vous d’ouvrir les formulaires sur un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable plutôt que sur un appareil mobile ou une tablette.
L’OOSC recommande d’utiliser la version la plus récente de Google Chrome, bien que Safari, Firefox et Microsoft Edge puissent également fonctionner.
Vous pourriez aussi rencontrer des problèmes lors de l’ouverture des formulaires sur un appareil mobile ou une tablette.
Vous pourriez rencontrer des problèmes liés aux bloqueurs de fenêtres contextuelles. La plupart des bloqueurs pour les utilisateurs de Windows peuvent être temporairement désactivés en maintenant la touche CTRL enfoncée tout en cliquant sur un lien.
Le formulaire remplissable est dynamique, ce qui signifie que les zones de texte ou les tableaux s’agrandiront à mesure que vous saisissez des renseignements. De plus, le fait de cocher certaines cases peut faire apparaître ou disparaître des éléments, selon le cas.
Tout problème de mise en page sera corrigé une fois le formulaire enregistré et ouvert à l’aide d’un lecteur PDF.
Certains symboles peuvent ne pas être saisis dans une section réservée à une date. Utilisez le menu déroulant de date pour sélectionner une date ou des barres obliques pour séparer la date.
Voici le format à utiliser : AAAA/MM/JJ.
Si vous remplissez un formulaire en version papier et avez besoin de plus d’espace pour un champ, vous pouvez joindre des feuilles supplémentaires au formulaire.
Veuillez vous assurer d’indiquer à quels champs se rapportent les feuilles supplémentaires.
Certains formulaires de copropriété offrent la possibilité de joindre des fichiers directement dans le formulaire, ce qui vous permet d’envoyer le formulaire par courriel ou de le transmettre à d’autres personnes avec les pièces jointes intégrées. La plupart des formats de fichiers sont acceptés, y compris les documents PDF et Microsoft Word, mais les fichiers image, comme les fichiers JPEG ou PNG, ne peuvent pas être joints aux formulaires.
Remarque : Vous ne paouvez pas joindre de fichiers aux formulaires qui sont ouverts dans votre navigateur Web. Vous devez d’abord télécharger et enregistrer le formulaire sur votre appareil pour pouvoir le faire.
Vous devez utiliser Adobe Acrobat Reader 8 ou une version ultérieure pour ouvrir le formulaire.
Pour ajouter une pièce jointe aux formulaires applicables :
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Téléchargez le formulaire sur votre appareil. Accédez à vos téléchargements, repérez le formulaire, ouvrez-le, puis enregistrez-le sur votre appareil.
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Une fois le formulaire enregistré et ouvert, vous pouvez maintenant joindre des fichiers.
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Cliquez sur le bouton Parcourir dans le formulaire, sélectionnez le fichier sur votre appareil que vous souhaitez joindre, puis cliquez sur le bouton Ouvrir.
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Vous avez maintenant joint un fichier au formulaire.
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Pour afficher les pièces jointes, cliquez sur l’icône de trombone sur le côté gauche afin de voir les fichiers joints.
L’OOSC administre 18 formulaires de copropriété exigés par le gouvernement que les copropriétés utilisent pour mener leurs activités. Consultez notre politique sur les plaintes pour connaître les étapeas à suivre afin de soumettre une plainte concernant l’un de ces formulaires.
Imprimez le formulaire et signez‑le à tous les endroits requis. Consultez les règlements administratifs de votre association condominiale pour savoir si le formulaire de procuration doit être remis à votre association lors de l’assemblée ou à l’avance.
Les associations condominiales conservent les formulaires de procuration pendant 90 jours dans le cadre du processus de conservation des dossiers prévu par la Loi sur les condos.
L’OOSC recommande vivement de ne pas distribuer de formulaires de procuration pré‑remplis. Les formulaires de procuration pré‑remplis sont souvent source de confusion et de mauvaise communication, car ils peuvent être remplis de manière incorrecte.
La Loi sur les services de gestion de condominiums interdit également aux gestionnaires de condominiums de solliciter des procurations lorsque l’assemblée porte sur ce qui suit :
- toute question directement liée au titulaire de permis;
- la révocation et/ou l’élection des administrateurs.
Veuillez contacter l’Office ontarien de réglementation de la gestion des condominiums par courriel à l’adresse [email protected] pour obtenir plus d’informations sur la sollicitation de procurations.
Tout propriétaire peut également contacter directement l’OOSC pour obtenir de l’aide s’il a d’autres questions sur la manière de remplir la procuration.
Examinez les modèles de procuration pour vous assurer que vous remplissez les formulaires correctement. Revoyez attentivement les avis de convocation que vous avez reçus pour connaître les points soumis au vote et les personnes à élire.
Si vous n’avez pas reçu d’avis de convocation, adressez‑vous à votre conseil d’administration ou au gestionnaire de votre condo.