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Processus consultatif de l'OOSC

L’Office ontarien du secteur des condominiums s’est engagé à mettre en place un processus transparent qui permet aux communautés condominiales de s’exprimer directement sur nos services. Cette page décrit comment nous procédons et comment nous en rendons compte chaque année. Cette démarche s’inscrit dans le cadre de nos efforts continus visant à assurer la protection des consommateurs dans les communautés condominiales par le biais de services d’information, de formation et de règlement des différends.

Tactiques de consultation

Le processus consultatif de l’OOSC offre aux propriétaires, aux administrateurs, aux résidents, aux acquéreurs et aux gestionnaires de condos ainsi qu’aux professionnels du secteur et au public de multiples façons de fournir en temps opportun des conseils et des commentaires sur les services de l’OOSC ou sur des sujets importants liés à la vie en condominium. L’OOSC favorisera les possibilités de rétroaction par le biais de ces tactiques en tirant parti de diverses voies de communication comme les médias sociaux, l’affichage sur notre site Web, les bulletins d’information ou par le biais de campagnes de courriels.

 

Groupes consultatifs

Nous mettons en place des groupes d'experts ad hoc, généralement synchrones, et tirons parti de la rétroaction sur les produits éducatifs et informatifs, notamment :

• contenu de la formation des administrateurs de l’OOSC

• guides et rapports de recherche de l'OOSC

• toute autre ressource de l’OOSC, le cas échéant

Groupes de discussion

Nous organisons des groupes de discussion virtuels synchrones pour recueillir les avis de nos utilisateurs sur des services, notamment :

• plateforme de règlement des différends en ligne de l'OOSC

• plateforme de dépôt de rapports d’associations et d'avis de changement

• site Web de l'OOSC (public et à accès restreint)

Tests d'utilisabilité

Nous utilisons ces séances avec nos utilisateurs pour solliciter une rétroaction sur certaines fonctionnalités ou certains éléments de conception des produits de l’OOSC. Ces séances peuvent être menées dans le cadre d'assemblées virtuelles synchrones ou en personne pour des produits comme les suivants :

• dépôt des rapports d'associations

• site Web de l'OOSC

Enquêtes

Nous sollicitons régulièrement un retour d'information quantitatif et qualitatif par le biais d'enquêtes polyvalentes sur des sujets comme les suivants :

• l'expérience des clients des services d'information

• satisfaction relative aux produits numériques

• satisfaction relative aux guides

Rétroaction directe au personnel des services d'information

L'équipe des services d'information de l'Office des condos interagit régulièrement avec les membres de la communauté condominiale et constitue un intermédiaire essentiel pour faire des suggestions sur les services de l'OOSC et cerner les sujets de préoccupation.

Le personnel des services d'information rend compte des commentaires notables directement aux unités opérationnelles responsables de ses domaines. Le personnel transmet également périodiquement les données relatives au volume d'appels par sujet à la haute direction, qui utilisera ces informations pour fixer les priorités et réorienter les ressources en fonction des besoins.

Rôles et responsabilités

Le personnel et la direction de l’OOSC auront des rôles précis en matière de compte rendu et de collecte de données, ce qui garantira une cohérence dans la transmission de la rétroaction et la manière d’y donner suite, comme indiqué dans le tableau ci-dessous :

Tactique

Responsabilité

Soutien

Groupe consultatif

Unité opérationnelle responsable du produit en question

Équipe chargée de la communication et du marketing

Groupes de discussion

Équipe chargée de l’expérience utilisateur

Unité opérationnelle responsable du produit en question

Test utilisateur

Équipe chargée de l’expérience utilisateur

Unité opérationnelle responsable du produit en question

Enquêtes

Équipe chargée de la communication et du marketing

Unité opérationnelle responsable du produit en question 

Rétroaction directe aux services d’information

Équipe des services d’information

Haute direction

Analyses et comptes rendus sur la rétroaction

Le rapport annuel de l’OOSC mettra en évidence les principaux domaines de rétroaction et les possibilités d’amélioration, ainsi que les retombées pour les communautés condominiales.

Les participants aux groupes consultatifs, aux groupes de discussion et aux tests d’utilisabilité seront mentionnés dans le rapport avec leur consentement.

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