Quels sont les rôles et les responsabilités du conseil d’administration?

Votre conseil d’administration se réunit régulièrement pour s’occuper de la gestion des affaires de l’association condominiale. En règle générale, les réunions sont tenues une fois par mois, mais elles peuvent avoir lieu plus ou moins fréquemment. Le conseil d’administration doit gérer la société conformément à la Loi de 1998 sur les condominiums (Loi sur les condos). . Dans le cadre de leurs responsabilités, les administrateurs doivent :

• assurer le suivi du rendement financier de votre condominium
• s’assurer que tous les travaux d’entretien et de réparation nécessaires sont réalisés
• recruter des spécialistes, comme des ingénieurs, pour mettre à jour l’étude du fonds de réserve tous les trois ans
• proposer des modifications aux règlements administratifs de l’association condominiale. Une majorité de propriétaires doit voter en faveur de ces modifications pour qu’elles entrent en vigueur
• adopter des règles visant à promouvoir la sûreté, la sécurité et le bien-être de tous les propriétaires
• maintenir une communication régulière avec les autres propriétaires

Toute activité du conseil ne peut être menée que dans le cadre d’une réunion des administrateurs. De plus, le quorum doit être atteint à la réunion. Le quorum d’une réunion du conseil d’administration est constitué de la majorité du nombre de ses membres. Il n’est pas obligatoire que les réunions des administrateurs soient tenues en face à face. Elles peuvent se dérouler par téléconférence.

Qualités requises d’un administrateur

Pour être administrateur, vous devez :

• avoir au moins 18 ans
• ne pas être en faillite
• être capable de gérer une propriété au sens de la Loi sur la prise de décisions au nom d’autrui et la Loi sur la santé mentale.

Une personne cesse immédiatement d’être administrateur si un certificat de privilège est enregistré à l’égard de sa partie privative ou si elle fait faillite.

Un administrateur ne doit pas être propriétaire d’une partie privative dans l’immeuble si un certificat de privilège a été enregistré à l’égard d’une partie privative lui appartenant et qu’il n’obtient pas mainlevée du privilège dans les 90 jours ou s’il fait faillite. Les règlements administratifs de l’association condominiale peuvent comprendre des conditions pour la qualification ou l’inhabilité des administrateurs.

À compter du 1^er novembre 2017, de nouvelles qualités et incompatibilités pour les administrateurs seront ajoutées et le libellé des dispositions actuelles sera modifié. Par exemple, les incompatibilités comprendront l’omission de faire les divulgations requises ou le fait de ne pas suivre la formation requise.

Comment élire des personnes au conseil d’administration?

À chaque assemblée générale annuelle (AGA), le mandat d’un ou de deux administrateurs vient à échéance, ce qui signifie que d’autres résidents peuvent se porter candidats pour siéger au conseil d’administration. Le processus d’élection des administrateurs dépend des règlements administratifs et des règles de votre condominium.

Si vous souhaitez vous porter candidat au conseil d’administration, vous devez en aviser le conseil avant la tenue de l’AGA. Votre nom sera inclus dans l’avis de convocation de l’AGA qui est envoyé aux résidents avant la réunion. Toutefois, vous pouvez poser votre candidature le jour de la réunion.

À l’AGA, les candidats auront l’occasion de se présenter. Vous pourrez alors voter pour eux. Lorsque vous votez pour de nouveaux administrateurs, considérez les points suivants :

• les renseignements que vous avez concernant les candidats
• parler directement aux candidats
• discuter des candidats avec vos voisins

Sous réserve des règlements administratifs, les administrateurs élisent parmi eux le président et le secrétaire.

Mandat d’un administrateur

Le conseil d’administration doit être composé d’au moins trois administrateurs. Un nombre impair d’administrateurs aide à éviter les impasses au cours des votes du conseil d’administration. Le nombre d’administrateurs est établi dans les déclarations du condo. Le mandat d’un membre du conseil d’administration peut durer jusqu’à trois ans. Les mandats sont généralement établis de sorte qu’ils ne viennent pas tous à échéance en même temps, ce qui permet de s’assurer qu’il y a toujours un administrateur possédant une certaine expérience.

Quelle formation est offerte aux membres du conseil d’administration de l’association condominiale?

À compter du 1^er novembre 2017, les administrateurs seront tenus de suivre une formation. La formation sera offerte en ligne par l’Office ontarien du secteur des condominiums. La formation devrait prendre trois heures environ.

Destitution d’un administrateur par les propriétaires

En vertu du paragraphe 37 (1) de la Loi sur les condos, les administrateurs sont tenus d’exercer leur pouvoir ou de s’acquitter de leurs fonctions pour l’association condominiale avec une diligence raisonnable. Cela signifie qu’ils ont les obligations suivantes en vertu de la Loi sur les condos :

• d’agir honnêtement et de bonne foi;
• de faire preuve du soin, de la diligence et de la compétence qu’une personne raisonnablement prudente exercerait dans des circonstances comparables.

Une association condominiale peut se trouver dans une situation où les propriétaires estiment qu’ils ne bénéficient pas de la présence d’un certain administrateur au sein de leur conseil d’administration, soit parce qu’il ne fait pas son travail, soit parce qu’il agit d’une manière inappropriée pour une personne occupant ce poste. Dans ces situations, la Loi sur les condos permet la destitution d’un administrateur par les propriétaires avant la fin prévue de son mandat.

Le paragraphe 33 (1) de la Loi sur les condos stipule que les propriétaires peuvent destituer un administrateur par un vote lors d’une assemblée convoquée à cette fin. L’administrateur sera destitué si, lors de cette assemblée, les propriétaires de plus de 50 % de toutes les parties privatives de l’association condominiale votent en faveur de sa destitution. L’article 33, paragraphe 2, de la Loi sur les condos permet aux propriétaires d’élire, lors de la même assemblée, toute personne qualifiée pour être membre du conseil d’administration et remplir le reste du mandat de l’administrateur qui a été destitué, conformément aux règlements de l’association condominiale concernant l’élection des administrateurs.

Veuillez cliquer ici pour plus de renseignements sur les assemblées convoquées par les propriétaires.