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Protocole D’entente

PROTOCOLE D’ENTENTE

entre

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION DE L’OFFICE ONTARIEN DU SECTEUR DES CONDOMINIUMS (le « conseil »)

et

LE PRÉSIDENT DU TRIBUNAL DE L’AUTORITÉ DU SECTEUR DES CONDOMINIUMS (le « président du Tribunal »)

 

1.    Objectif

1.1     Le présent protocole d’entente (PE) vise à définir la relation de responsabilité entre le conseil et le président du Tribunal. Il établit les relations de travail qui appuient les exigences en matière de responsabilisation et de gouvernance. Il établit un cadre qui reconnaît l’indépendance du Tribunal au sein de l’Office ontarien du secteur des condominiums (OOSC) en matière de règlement de différends et d’arbitrage de cas individuels, et aide le Tribunal et l’OOSC à remplir leurs mandats respectifs. En outre, le présent PE favorise l’indépendance du Tribunal et de ses membres quant à la prise de décisions de nature judiciaire et au règlement de différends, conformément à la législation, à la common law et à la justice naturelle.

1.2     L’OOSC est une autorité administrative désignée par le ministre des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs (le ministre) pour administrer les dispositions déléguées de la Loi de 1998 sur les condominiums (la Loi). Il est axé sur la protection des consommateurs et le soutien de communautés condominiales saines en Ontario, grâce à de l’information, de la formation et, par l’entremise du Tribunal, à des services de règlement de différends. La relation entre l’OOSC et le ministre est définie dans un accord administratif distinct.

1.3     Le Tribunal est chargé de la prise de décisions d’arbitrage, de la résolution de différends et de la gestion de cas relevant de son mandat législatif, ainsi que de l’évaluation et de la gestion des membres du Tribunal et de ses rapports, relations et communications avec les usagers du Tribunal et les personnes concernées par ses services.

1.4     Ce protocole d’entente n’affecte, ne modifie, ne restreint ou n’interfère avec aucune des responsabilités du conseil, du Tribunal ou des membres de ce dernier, comme établies par la loi ou énoncées dans l’accord administratif. En cas de conflit entre le PE et toute loi ou tout règlement ou accord administratif, la loi ou le règlement a préséance.

 

2.     Autorité et mandat juridique

2.1     Le Tribunal a été créé en vertu de la Loi de 1998 sur les condominiums (la « Loi »). Le Tribunal détient les pouvoirs que lui confère la partie I.2 de la Loi pour résoudre tout type de différend visé par le règlement.

2.2     Le Tribunal exerce également les pouvoirs et l’autorité accordés en vertu de la Loi sur l’exercice des compétences légales.

2.3     L’autorité du Tribunal est décrite plus en détail dans l’accord administratif établi entre le ministre et l’OOSC, ainsi que dans les règlements administratifs de l’OOSC.

 

3.    Principes directeurs

3.1     Le conseil reconnaît que le Tribunal exerce certains pouvoirs et s’acquitte de certaines tâches conformément à son mandat juridique. Il est indépendant de l’OOSC dans toutes les questions touchant l’arbitrage et le règlement des différends qui lui sont présentées, dans l’évaluation et la gestion des membres du Tribunal et dans ses rapports, relations et communications avec les usagers du Tribunal et les personnes concernées par ses services. Les membres du conseil d’administration n’auront aucune implication dans les cas individuels du Tribunal.

3.2     Le Tribunal, le conseil et l’OOSC visent l’excellence dans leur prestation de services, le règlement des différends et l’arbitrage.

3.3     Le Tribunal, le conseil et l’OOSC s’engagent à diffuser les informations nécessaires pour favoriser un fonctionnement efficace et atteindre les objectifs de l’OOSC et du Tribunal.

3.4     Le Tribunal et le conseil reconnaissent que le Tribunal assure un service important pour l’OOSC; l’OOSC et le Tribunal conviennent de se consulter, le cas échéant, relativement à l’élaboration ou aux modifications proposées aux politiques et aux services qui pourraient s’appliquer à l’autre partie.

3.5     Le Tribunal et le conseil reconnaissent que le conseil, par l’intermédiaire du directeur général ou du registrateur, est responsable de la gestion efficace des opérations du Tribunal, y compris la prestation de services (de gestion de cas, notamment), les communications, le service à la clientèle et les systèmes de technologie de l’information.

3.6     Le Tribunal et l’OOSC visent l’excellence dans leur service à la clientèle et appuient une approche axée sur l’usager en favorisant l’accessibilité, la diversité et l’inclusion.

3.7     Le Tribunal et l’OOSC travailleront en collaboration et veilleront à éviter tout dédoublement des services, le cas échéant, d’une manière qui protège l’indépendance du Tribunal en ce qui a trait à l’arbitrage et au règlement des différends.

3.8     Le Tribunal et l’OOSC reconnaissent qu’une saine gestion et une bonne responsabilisation financière constituent des principes fondamentaux à respecter dans l’accomplissement de leurs mandats.

 

4.      Rapports hiérarchiques

4.1    Conseil d’administration

4.1.1    Le conseil, par l’intermédiaire de son président, est responsable devant le ministre en ce qui concerne l’accomplissement du mandat de l’OOSC et du Tribunal.

4.2    ​Président du Tribunal

4.2.1    Le président du Tribunal est responsable devant le conseil relativement à l’efficacité du Tribunal dans l’accomplissement de son mandat et la réalisation des rôles et responsabilités confiés au président par la Loi, le conseil et le présent PE. Le Tribunal est une instance indépendante au sein de l’OOSC. Le président ne doit occuper aucun autre poste au sein de l’OOSC qui pourrait compromettre son indépendance. Le président ne peut être membre d’un organisme de protection des consommateurs, d’un conseil d’administration d’immeuble en copropriété ou de tout autre organisme du secteur des condominiums.

4.2.2    À des fins administratives, le président relève du directeur général.

4.2.3    Le président, jouissant d’un accès direct au conseil, peut demander la tenue de réunions avec celui-ci. Les discussions avec le conseil porteront sur l’administration du Tribunal, et non pas sur des cas ou des différends particuliers portés devant le Tribunal.

4.2.4    Le président doit informer le conseil de toute situation qui pourrait nuire au rôle indépendant du Tribunal en matière de règlement de différends et de prise de décisions.

4.3    Directeur général ou registrateur, Office ontarien du secteur des condominiums

4.3.1    Le directeur général est responsable devant le conseil relativement à l’efficacité de l’OOSC dans l’apport de soutien administratif et opérationnel au Tribunal et la réalisation des rôles et responsabilités qui lui sont confiés par la Loi, le conseil et le présent PE.

4.4    ​​Directeur, opérations du Tribunal et registrateur adjoint

4.4.1    Le directeur des opérations du Tribunal et registrateur adjoint (le directeur) est responsable devant le directeur général concernant la mise en œuvre de politiques et de décisions opérationnelles, et travaille au jour le jour avec le président afin de fournir un soutien opérationnel à celui-ci et au Tribunal. Enfin, il est responsable devant le directeur général en ce qui concerne la gestion efficace des opérations du Tribunal et la gestion et la supervision du personnel du Tribunal.

 

5.      Rôles et responsabilités

5.1    Rôle du conseil d’administration

Le conseil d’administration a la responsabilité :

5.1.1    De veiller à ce que le Tribunal s’acquitte de son mandat;

5.1.2    De garantir l’indépendance du Tribunal dans sa prise de décisions d’arbitrage et son règlement des différends, notamment en s’abstenant de toute implication dans les différends portés devant le Tribunal;

5.1.3    De déployer les efforts raisonnables pour s’assurer que le Tribunal dispose de ressources et d’un soutien administratif et opérationnel suffisants pour bien s’acquitter de son mandat;

5.1.4    De nommer des membres au Tribunal selon les recommandations du président;

5.1.5    D’approuver les normes de service et les politiques du Tribunal en matière de responsabilité et de gouvernance;

5.1.6    De consulter le président concernant toute nouvelle orientation ou toute modification législative ou stratégique;

5.1.7    De recommander au ministre des pouvoirs à conférer au Tribunal lorsqu’un changement dans le mandat du Tribunal est proposé;

5.1.8    D’évaluer le rendement du président;

5.1.9    D’élaborer un PE entre le conseil et le président du Tribunal et d’obtenir les signatures requises;

5.1.10  De désigner le président du conseil en tant que dirigeant en matière d’éthique pour le président du Tribunal, en vertu de la politique sur les conflits d’intérêts du Tribunal.

 

5.2    Rôle du président du Tribunal

Le président du Tribunal a la responsabilité :

5.2.1    De définir les buts, les objectifs, les processus et les orientations stratégiques pour le Tribunal à la lumière de son mandat, de ses exigences en matière de responsabilité et du présent protocole d’entente;

5.2.2    De protéger l’indépendance du processus de règlement des différends et d’arbitrage du Tribunal;

5.2.3    De veiller à ce que le Tribunal demeure équitable et axé sur les usagers dans la réalisation de son mandat;

5.2.4    De recommander au conseil la nomination et la reconduction de mandat des membres du Tribunal;

5.2.5    De mener des évaluations de rendement des membres du Tribunal en veillant à ce qu’un cadre approprié soit en place pour procurer aux membres une orientation et un perfectionnement professionnel continus;

5.2.6    De veiller à l’élaboration des documents de responsabilité et de gouvernance requis, avec notamment un système efficace de mesure et de gestion du rendement pour évaluer le Tribunal;

5.2.7    De s’assurer que les fonds sont utilisés avec intégrité et honnêteté, et que le Tribunal agit en conformité avec les principes de gestion applicables et fonctionne dans les limites de son allocation de financement approuvée dans la réalisation de son mandat;

5.2.8    D’examiner et d’approuver le contenu se rapportant au mandat ou au rendement du Tribunal pour inclusion dans le plan d’affaires, le budget, le rapport annuel et les rapports financiers de l’OOSC;

5.2.9    D’examiner et traiter les plaintes du public contre les membres du Tribunal, en vertu de la politique correspondante du Tribunal;

5.2.10  D’agir en tant que dirigeant en matière d’éthique pour les membres, comme énoncé à la section 7 du présent PE.

 

5.3    Rôle du directeur général

Le directeur général a la responsabilité :

5.3.1    De veiller aux opérations quotidiennes et au rendement du personnel de l’OOSC et du Tribunal, en constituant le lien principal entre le conseil et le reste de l’organisation dans la réalisation des activités du Tribunal;

5.3.2    De veiller à ce que le plan d’affaires de l’OOSC soit adapté aux opérations du Tribunal;

5.3.3    D’organiser des réunions avec le président au besoin pour discuter de questions d’importance mutuelle pour le Tribunal et l’OOSC, par exemple les services administratifs et opérationnels fournis par l’OOSC;

5.3.4    De consulter le président du Tribunal quant aux questions financières et administratives, aux ressources humaines et aux politiques d’entreprise et autres de l’OOSC qui s’appliquent au Tribunal;

5.3.5    De vérifier annuellement que le plan de gestion du rendement des opérations du directeur et du Tribunal tienne compte de ses obligations de rapport au président et au directeur général, ainsi que des normes à respecter dans l’exercice de ces responsabilités et obligations; Le plan de gestion du rendement des opérations du directeur et du Tribunal doit stipuler l’obligation de soutenir efficacement le président du Tribunal et fait partie de l’évaluation du rendement du directeur, qui s’effectue en consultation avec le président du Tribunal.

 

6.    Excellence du Tribunal

6.1    Le Tribunal vise l’excellence dans la prestation de ses services, le règlement des différends et l’arbitrage.

6.2    Le Tribunal se veut axé sur le client, proactif, culturellement compétent et engagé à fournir l’accès à la justice.

6.3    Le Tribunal veillera à offrir un processus équitable, autant sur le plan des procédures et du droit matériel que sur celui des relations.

6.4    Les membres du Tribunal seront formés en tant qu’experts du secteur des condominiums et du règlement des différends.

6.5    Le Tribunal et l’OOSC ont pour engagement d’évaluer les commentaires formulés sur l’expérience vécue par les usagers, de manière à garantir que leurs services demeurent toujours adaptés aux besoins de ces derniers.

 

7.    Cadre éthique

7.1    Le président du Tribunal, à titre de dirigeant en matière d’éthique pour les membres, doit veiller à ce que ceux-ci soient informés des politiques, codes et cadres suivants du Tribunal, et qu’ils s’y conforment :

  • Cadre éthique;
  • Politique sur les conflits d’intérêts;
  • Code de conduite.

 

8.    ​Rapports publics et dispositions relatives à la diffusion d’information

8.1    Le président et le directeur général collaboreront au besoin (dans le respect de l’indépendance du mandat du Tribunal), afin de veiller à ce que le rapport annuel et le plan d’affaires de l’OOSC répondent aux exigences énoncées dans l’accord administratif conclu entre le président du conseil et le ministre.

8.2    Le Tribunal fournira un contenu lié à ses activités, ses buts et ses objectifs de rendement, y compris certaines considérations d’ordre financier et un système de mesure servant à faire rapport sur la réalisation des objectifs, pour inclusion dans le plan d’affaires annuel de l’OOSC. Ce contenu sera fourni en temps opportun pour permettre l’examen et la formulation de commentaires par le conseil.

8.3    Le Tribunal fournira un contenu lié à la réalisation de son mandat indépendant, pour inclusion dans le rapport annuel de l’OOSC. Ce contenu sera fourni en temps opportun pour permettre l’examen et la formulation de commentaires par le conseil.

8.4    Le Tribunal peut produire certains rapports supplémentaires en consultation avec l’OOSC et publier les rapports examinés et, le cas échéant, approuvés par le conseil.

8.5    Le Tribunal doit fournir à l’OOSC les données et les renseignements qui pourraient être nécessaires de temps à autre à l’administration de l’OOSC, sous réserve des considérations de protection de la vie privée applicables et de toute autre restriction qui pourrait nuire à la préservation de l’intégrité des processus de règlement des différends et d’arbitrage, ou des droits de justice naturelle des parties.

8.6    À la demande du président du Tribunal, l’OOSC doit fournir des informations requises de temps à autre par le Tribunal, sous réserve des considérations opérationnelles ou de protection de la vie privée.

 

9.    ​Dispositions financières

9.1    Le budget du Tribunal sera élaboré et soumis au conseil dans le cadre du processus de planification des activités de l’OOSC.

9.2    Le Tribunal doit se conformer avec les politiques financières de l’OOSC, y compris celles se rapportant à l’approvisionnement.

9.3    Le président du Tribunal aura la responsabilité et l’indépendance nécessaires pour administrer l’allocation budgétaire du Tribunal dans les limites définies par les politiques d’approvisionnement et de gestion des dépenses de l’OOSC.

9.4    Les rapports financiers du Tribunal s’inscriront dans le processus d’information financière de l’OOSC, qui comprend l’exigence d’états financiers vérifiés.

9.5    Le conseil déploiera tous les efforts raisonnables pour faire en sorte que le Tribunal dispose d’un budget suffisant pour s’acquitter de son mandat.

9.6    Le président du Tribunal est tenu de faire rapport au conseil de toute situation ayant un impact financier négatif sur la capacité du Tribunal de s’acquitter de son mandat.

 

10.    ​Dispositions administratives et juridiques

10.1    L’OOSC fournira un soutien administratif et opérationnel au Tribunal, notamment sur le plan de la gestion des cas, de la communication, des technologies de l’information, des ressources humaines et des services financiers.

10.2    Le Tribunal aura accès à un conseiller juridique de l’OOSC.

10.3    Le Tribunal aura accès à un conseiller juridique indépendant au besoin.

 

11.    ​Dotation, rémunération et nominations

11.1    LOOSC fournira un soutien administratif au recrutement des membres du Tribunal.

11.2    Le Tribunal doit élaborer et mettre en œuvre une politique de rémunération pour ses membres. Cette politique permettra de mieux orienter le processus de budgétisation et de planification pour le Tribunal.

11.3    Le président du Tribunal recommandera au conseil des nominations et des reconductions de mandat pour les membres, ainsi qu’une durée appropriée pour les mandats.

11.4    Le président du Tribunal recommandera au conseil des nominations et des reconductions de mandat pour le vice-président, ainsi qu’une durée appropriée pour le mandat.

11.5    Le conseil nommera le président, le(s) vice-président(s) et les membres.

 

12.    ​Propriété intellectuelle

12.1    Toute propriété intellectuelle mise au point pour le Tribunal demeurera la propriété de l’OOSC.

 

13.    ​Accès à l’information

13.1    La politique de confidentialité et d’accès à l’information de l’OOSC s’appliquera au Tribunal, et le président du Tribunal devra être consulté dans l’élaboration ou l’examen de la politique.

14.    ​Gestion des risques et indemnisation

14.1    Le Tribunal est assujetti aux pratiques de l’OOSC en matière de gestion des risques.

14.2    Le président du Tribunal sera consulté quant à l’élaboration et l’examen des pratiques de gestion des risques qui ont une incidence sur le Tribunal.

14.3    Le président du Tribunal consultera l’OOSC relativement aux risques qui ont une incidence sur le Tribunal.

14.4    L’alinéa 1.19(1) de la Loi offre une protection contre toute action juridique contre l’OOSC, les membres du Tribunal, le conseil d’administration, le personnel, etc. relativement à des actes ou omissions de bonne foi.

14.5    Dans de tels cas, l’OOSC doit indemniser ses membres.

 

15.    ​Normes de service et plaintes

15.1    La politique de traitement des plaintes de l’OOSC décrit les processus applicables aux plaintes concernant le personnel et les services du Tribunal, ainsi qu’aux plaintes concernant la conduite des membres du Tribunal.

15.2    Le président du Tribunal sera consulté dans l’élaboration et l’examen de la politique.

15.3    Les processus de l’OOSC s’appliquant au traitement des plaintes sur la qualité des services sont distincts et n’interfèrent aucunement avec les processus du Tribunal liés aux cas traités.

15.4    Le président du Tribunal sera chargé de répondre aux plaintes concernant la conduite des membres.

15.5    Le président du Tribunal élaborera des normes de service et des mesures de rendement pour le Tribunal.

 

16.    ​Création, collecte, tenue et destruction de dossiers

16.1    Le Tribunal doit protéger la confidentialité des offres de règlement et des accords établis dans le cadre du processus de négociation et de médiation.

16.2    Le Tribunal doit maintenir un « compte rendu de l’audience » selon la définition comprise dans la Loi sur l’exercice des compétences légales.

16.3    Le Tribunal doit élaborer et mettre en œuvre une politique de conservation de dossiers.

 

17.    ​Consultation, gestion des questions d’intérêt et communications

17.1    La politique du porte-parole de l’OOSC énoncera les rôles et les responsabilités en ce qui a trait aux communications au nom du Tribunal.

17.2    Le président du Tribunal doit aviser le président du conseil de toute situation éventuelle de gestion des questions d’intérêt tout en protégeant la confidentialité des dossiers et en maintenant l’indépendance du Tribunal en matière de règlement des différends et d’arbitrage.

17.3    Le président du Tribunal doit informer le directeur général de l’OOSC de toute situation éventuelle de gestion des questions d’intérêt tout en protégeant la confidentialité des dossiers et en maintenant l’indépendance du Tribunal en matière de règlement des différends et d’arbitrage.

17.4    The CAO’s Executive Director will inform the Tribunal Chair of possible issues management situations that might affect the Tribunal.

17.5    The Tribunal Chair and/or the CAO Executive Director will develop an engagement strategy to seek user and stakeholder feedback on such things as the Tribunal’s Rules and operational effectiveness.

 

18.    ​Durée et examen du protocole d’entente

18.1    Le protocole d’entente expirera deux ans à partir de sa date d’entrée en vigueur.

18.2    Le protocole d’entente sera automatiquement examiné lors de la nomination d’un nouveau président du Tribunal ou d’un président du conseil, en tout temps lorsque conjointement convenu entre les parties ou chaque fois qu’un changement important sera apporté au mandat ou à la compétence du Tribunal.

18.3    Une copie signée du PE doit être fournie au ministre dans les 30 jours suivant son exécution.

 

Ce protocole d’entente entre en vigueur le 1er novembre 2017.

Tom Wright, président, Office ontarien du secteur des condominiums

Ian Darling, président, Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums