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Project de politique sur les conflits d’intéréts pour les membres

(Approuvée par le conseil d’administration de l’OOSC le 27 mars 2018)

Un conflit d’intérêts est tout intérêt, toute relation, toute association ou toute activité qui pourrait avoir un effet négatif sur l’exécution, par le membre, de ses responsabilités ou de ses obligations envers le Tribunal. Un conflit d’intérêts survient lorsque les intérêts privés ou personnels d’un membre rivalisent avec ses responsabilités en tant que personne nommée, ou prennent préséance sur elles. Un conflit d’intérêts peut être réel, perçu ou potentiel. Un conflit d’intérêts peut être financier ou non.

Les membres doivent être conscients des relations et des activités qui existent à l’extérieur du Tribunal et tenir compte de l’importance des notions d’impartialité et d’indépendance – et de l’apparence d’impartialité et d’indépendance –, et éviter toute situation qui pourrait donner lieu à des conflits d’intérêts ou éveiller une crainte de partialité.

Lorsqu’un membre a des intérêts financiers ou personnels qui pourraient aller à l’encontre de la politique sur les conflits d’intérêts, il doit en informer son responsable de l’éthique (RE). Les membres doivent également informer le RE lorsque leurs activités risquent de créer une impression de partialité ou d’engendrer un risque d’atteinte à la réputation du TASC.

Aux fins de cette politique, le président agit à titre de RE pour tous les autres membres du TASC. Le président du conseil d’administration de l’Office ontarien du secteur des condominiums est le RE pour le président du TASC.

Project de politique sur les conflits d’intéréts pour les membres

Même si le Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums (TASC) déploiera certains efforts pour apporter une orientation et une meilleure prévisibilité aux activités qui pourraient causer un conflit d’intérêts, la principale responsabilité des membres est celle de divulguer toute situation s’apparentant à un conflit d’intérêts à leur RE, aux fins d’évaluation et de traitement proactifs.
Un membre du TASC ne doit divulguer aucun renseignement confidentiel ou lié à un dossier obtenu dans le cadre de son emploi au TASC à toute autre personne ou entité, à moins d’y être contraint ou autorisé par la loi, le TASC et l’OOSC.
Un membre du TASC ne doit pas utiliser de renseignements confidentiels dans son intérêt personnel ou dans une entreprise ou un projet ne se rapportant pas à son travail pour le TASC.
Un membre du TASC ne doit pas aider ou offrir une quelconque assistance à une personne ou à une entité faisant affaire avec le TASC, sauf en ce qui concerne l’aide fournie dans ses fonctions habituelles au TASC.
Un membre du TASC ne peut être employé ou s’impliquer dans une entreprise ou un projet ne se rapportant pas à son travail pour le TASC dans l’une ou l’autre des circonstances suivantes :
Les intérêts privés du membre en rapport avec l’emploi ou l’entreprise pourraient entrer en conflit avec ses fonctions au sein du TASC et de l’OOSC;
L’emploi ou le projet pourraient nuire à la capacité du membre du TASC à s’acquitter de ses fonctions au TASC et à l’OOSC;
L’emploi est de nature professionnelle et est susceptible d’influencer ou de nuire à la capacité du membre du TASC à s’acquitter de ses fonctions au TASC et à l’OOSC;
En rapport avec l’emploi ou le projet, toute personne pourrait obtenir ou sembler obtenir un avantage de l’emploi du membre au sein du TASC.
Les membres doivent veiller à ce que leurs activités externes n’interfèrent pas avec l’exécution impartiale, efficace et en temps opportun de leurs responsabilités. Les membres doivent éviter de s’engager dans des activités qui pourraient nuire à la réputation du TASC. À moins d’y être autorisés par le président, les membres ne doivent réaliser aucune activité externe qui semble être officiellement prise en charge ou reliée au TASC, ou qui semble représenter son opinion ou ses politiques. Les membres doivent s’abstenir d’utiliser leur rôle au sein du TASC pour donner plus de poids à l’expression publique de leur opinion personnelle.
Les membres ne doivent utiliser les locaux, le matériel et les fournitures du TASC que dans le cadre du travail lié à leur emploi auprès du TASC.
Un membre du TASC ne peut servir de médiateur, d’arbitre ou de participant à toute partie d’une procédure dans laquelle il a été impliqué par le passé, pour toute personne avec qui il entretient une importante relation professionnelle (y compris un conjoint, un enfant, un parent, un frère ou une sœur) ou pour toute autre personne avec qui il entretient une relation professionnelle ou personnelle étroite.
Un membre du TASC ne peut servir de médiateur, d’arbitre ou de participant à toute partie d’une procédure impliquant un usager ou un représentant avec qui il entretient ou a entretenu une relation professionnelle.
Un membre du TASC ne peut servir de médiateur, d’arbitre ou de participant à toute partie d’une procédure dont le résultat pourrait avoir une incidence sur toute autre procédure judiciaire dans laquelle le membre, son (sa) conjoint(e), son enfant, son parent, son frère ou sa sœur, ou encore un proche partenaire, a un intérêt personnel ou pécuniaire.
(1) Un membre du TASC ne doit pas comparaître devant le TASC en tant qu’expert ou témoin technique, ou encore en tant que représentant pour un usager.
(2) Un membre du TASC ne peut servir de médiateur, d’arbitre ou de participant à toute partie d’une procédure dont le résultat pourrait avoir une incidence sur toute autre procédure judiciaire dans laquelle le membre, son (sa) conjoint(e), son enfant, son parent, son frère ou sa sœur, ou encore un proche partenaire, a un intérêt personnel ou pécuniaire.

Un membre du TASC peut entreprendre le traitement ou répondre à une demande ou à toute autre affaire portée devant le TASC, à condition :
D’être représenté par un avocat ou un représentant;
D’en aviser immédiatement son RE;
De s’abstenir de toute communication au sujet de l’affaire, sauf dans la mesure exigée par la loi ou par les règles du TASC;
De s’abstenir de participer à tout dossier directement lié à l’affaire en question.
Sur réception de l’avis, le responsable de l’éthique doit prendre toutes les mesures raisonnables pour veiller à isoler la demande et mettre en place les pare-feu nécessaires pour restreindre l’accès au fichier aux seules personnes concernées.
Si le membre du TASC doit comparaître comme témoin dans une procédure à laquelle il n’est pas partie, il doit fournir un préavis suffisant à son RE à cet égard pour lui permettre de prendre les mesures appropriées pour protéger l’intégrité du TASC et de ses processus.

Un ancien membre du TASC ne doit pas se présenter comme représentant, expert ou témoin technique devant le TASC dans les 12 mois suivant la fin de son mandat ou dans les 12 mois après sa dernière décision, selon la dernière éventualité.
Je conviens d’adhérer à la présente politique sur les conflits d’intérêts, et je m’engage à appuyer les normes énoncées aux présentes.

J’ai l’intention de réévaluer ma conformité à la politique de façon régulière.

Je reconnais avoir lu et compris la politique, et j’accepte de me conduire en conformité avec ses dispositions.

Signature du membre

Signature du témoin

Date :

Date :

Project de politique sur les conflits d’intéréts pour les membres

Annexe:

SCÉNARIOS DE CONFLITS D’INTÉRÊTS

A. Activités ou rôles des membres qui pourraient engendrer une situation de conflit d’intérêts

Même si le TASC déploiera certains efforts pour apporter une orientation et une meilleure prévisibilité à de telles situations, la principale responsabilité des membres est celle de divulguer toute situation s’apparentant à un conflit d’intérêts à leur responsable de l’éthique, aux fins d’évaluation et de traitement proactifs. Chaque situation doit être examinée au cas par cas, étant donné les nombreux facteurs différents, tels que le niveau d’implication dans une organisation ou une activité, la période concernée, la pertinence quant à une question particulière, etc.

  1. Travail au sein d’organismes liés aux immeubles en copropriété (p. ex., Institut canadien des condominiums, Association of Condominium Managers of Ontario (ACMO), etc.)

– Divers rôles (p. ex., membre, bénévole actif, membre d’un comité, membre du conseil d’administration, autre poste de direction, etc.)

  1. Participation à des conférences, séances de formation ou articles publiés portant sur les immeubles en copropriété.

– Divers rôles (p. ex., formateur, organisateur, auteur, éditeur, etc.)

  1. Propre entreprise ou travail (p. ex., cabinet d’avocats, cabinet d’arbitrage, cabinet de médiation)

– Divers rôles (p. ex., avocat plaidant, conseiller auprès des conseils d’administration d’immeubles en copropriété, arbitre, médiateur, greffier de justice, administrateur, etc.)

  1. Associés d’affaires ou autres relations (p. ex., partenaire, collègue, conjoint, autre membre de la famille, etc.)
  2. Implication avec sa propre unité condominiale ou son conseil (p. ex., membre ou dirigeant du conseil d’administration, gestionnaire de condominiums).

B. Restrictions standard:

La politique sur les conflits d’intérêts prévoit les restrictions standard suivantes :

  1. Aucune utilisation de renseignements confidentiels;
  2. Aucune aide aux usagers, représentants ou témoins du TASC;
  3. Aucune implication dans des dossiers particuliers du TASC qui concernent ou touchent le membre ou sa famille, ses amis, ses proches associés d’affaires, etc;
  4. Période de restriction après avoir quitté le TASC.

C. Application éventuelle des dispositions

Paragraphes 4(b) et (c) – « Un membre du TASC ne doit pas être employé dans une activité commerciale ou autre ni s’y livrer en dehors de son emploi au service du TASC… (b) si l’emploi ou l’activité pouvait entraver la capacité du membre du TASC à exercer ses fonctions au service du TASC et de l’OOSC; ou (c) si l’emploi est de nature professionnelle et est susceptible d’influencer ou de nuire à la capacité du membre du TASC à s’acquitter de ses fonctions au TASC et à l’OOSC. »

– Cela signifie que les membres à temps partiel ne doivent faire aucune déclaration publique (p. ex., à titre de formateurs, conférenciers ou auteurs) ou occuper un poste de direction dans un organisme qui fait de telles déclarations, ce qui pourrait éveiller une crainte de partialité ou nuire à l’intégrité ou à la réputation du TASC ou de l’OOSC. Selon que l’on interprète ou applique de manière plus ou moins stricte cette règle, celle-ci peut constituer un obstacle important pour les personnes qui souhaitent devenir membres du TASC tout en poursuivant leurs activités de conférenciers ou de formateurs du domaine de la copropriété, ou en demeurant impliqués au sein d’organismes de ce milieu.

Paragraphe 4(d) – « Un membre du TASC ne doit pas être employé dans une activité commerciale ou autre ni s’y livrer en dehors de son emploi au service du TASC… si, en rapport avec l’emploi ou le projet, toute personne pourrait obtenir ou sembler obtenir un avantage de l’emploi du membre au sein du TASC. »

– Cela signifie que les membres à temps partiel ne doivent pas faire référence à leur poste au TASC dans la conduite de leurs affaires personnelles; notamment, leur matériel promotionnel ou autre ne doit faire aucune mention de leur statut de membre du TASC.

– Voir également la discussion ci-dessous.

Paragraphe 9(2) – « Un membre du TASC ne doit pas, en dehors de ses fonctions pour le TASC, fournir de services juridiques, techniques ou de consultation à qui que ce soit à l’égard d’une question portée devant le TASC, ou de l’appel ou de la révision d’une affaire portée devant le TASC par le passé, que les services ou les conseils soient fournis contre rémunération ou autrement. »

Cette disposition est moins restrictive que celles de certains tribunaux ontariens qui interdisent à leurs membres de fournir tout conseil ou service sur toute question relevant de la compétence du tribunal, et pas seulement les cas réels gérés au tribunal. Une approche plus restrictive représenterait un obstacle de taille à l’adhésion d’avocats ou de médiateurs au TASC, plus particulièrement avec l’élargissement prévu de la compétence du TASC pour gérer tous les types de différends qui surviennent en copropriété. Avec ce libellé moins restrictif, le risque réside toutefois dans le fait que les membres qui s’engagent dans des activités liées au secteur des condominiums puissent utiliser certains renseignements ou être perçus comme procurant des avantages indus à leurs clients, même s’ils ne représentent pas dans les faits ces clients devant le Tribunal dans l’éventualité où le différend parviendrait ultérieurement à ce stade.