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Formulaires de copropriété

Le gouvernement de l’Ontario a créé un certain nombre de formulaires qui doivent être utilisés aux termes de la Loi de 1998 sur les condominiums. Certains de ces formulaires sont obligatoires et ils doivent être utilisés, tandis que d’autres sont facultatifs. L’Office ontarien du secteur des condominiums (OOSC) est heureux d’héberger et de donner accès aux 19 formulaires qui lui ont été délégués par le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs.

Veuillez communiquer avec l’OOSC afin d’obtenir des renseignements sur ce qui doit être inclus dans chaque formulaire. Cependant, veuillez noter que l’OOSC ne peut pas vous aider à remplir les formulaires ni interpréter les exigences juridiques pour vous. Si vous avez besoin d’aide ou d’une interprétation des exigences juridiques, vous pourriez solliciter des conseils juridiques. Si vous ne trouvez pas le formulaire que vous cherchez, vous pouvez vouloir le rechercher sur le site internet du gouvernement de l’Ontario en cliquant ici.

Directives

Les formulaires de copropriété sont accessibles au moyen de deux liens distincts, soit sous forme de formulaire remplissable en ligne, soit sous forme de formulaire non remplissable en ligne.

Vous pouvez remplir le formulaire remplissable sur votre ordinateur; après l’avoir rempli, vous pourrez l’enregistrer et l’imprimer.

Le formulaire non remplissable ne peut pas être rempli en ligne et doit être imprimé, puis rempli à la main. Pour un résultat optimal, veuillez l’enregistrer sur votre ordinateur, puis l’imprimer.

Important : Pour améliorer votre consultation des formulaires, l’OOSC recommande d’utiliser le navigateur Google Chrome. Vous pouvez accéder au lien pour télécharger et installer Google Chrome en cliquant ici.

Formulaires de copropriété

Si vous souhaitez remplir le formulaire électroniquement, veuillez cliquer sur le lien du formulaire remplissable pour l’ouvrir par l’intermédiaire de votre navigateur Internet. À ce stade, vous pouvez le remplir électroniquement, puis l’enregistrer sur votre appareil et l’imprimer.

Au moment d’utiliser le formulaire remplissable, il est important de remplir les champs vides dans l’ordre, en commençant par le haut de la première page et en allant vers le bas, car le

formulaire peut changer pendant que vous le remplissez, en fonction de ce que vous y saisissez.

Pour enregistrer et imprimer un formulaire remplissable :

Pour enregistrer, visualiser et imprimer un formulaire sur votre appareil local, vous devez disposer du logiciel Adobe Acrobat Reader 8 ou d’une version supérieure pour pouvoir ouvrir le formulaire après l’avoir téléchargé. Si vous ne disposez pas d’Adobe Acrobat Reader 8, veuillez télécharger ce logiciel ou une version plus récente sur votre ordinateur.

  1. Cliquez sur le lien du formulaire. Veuillez le remplir après l’avoir ouvert dans votre navigateur Internet. Cliquez ensuite sur le bouton « Sauvegarde » situé au bas du formulaire.
  2. Après le téléchargement du formulaire, un message apparaîtra pour vous informer qu’il sera converti en format PDF. Cliquez sur le bouton « OK » pour continuer. Ainsi, le formulaire se téléchargera sur votre appareil.
  3. Rendez-vous à vos téléchargements, localisez le formulaire et ouvrez-le. Après avoir ouvert le formulaire, cliquez sur le bouton « Sauvegarde » et choisissez un emplacement pour enregistrer votre fichier. Le formulaire sera maintenant enregistré à cet emplacement.
  4.  Ouvrez le formulaire à partir de son emplacement enregistré, puis cliquez sur le bouton « Imprimer » pour l’imprimer.
Si vous souhaitez remplir le formulaire à la main, veuillez cliquer sur le lien du formulaire non remplissable pour ouvrir le formulaire à l’aide de votre navigateur Internet. Ensuite, vous pouvez imprimer le formulaire pour remplir celui-ci à la main.

Pour imprimer un formulaire non remplissable :

  1. Cliquez sur le lien du formulaire, et le formulaire s’ouvrira dans votre navigateur Internet.
  2. Cliquez sur le bouton « Imprimer » situé dans le coin supérieur droit de l’écran, et une fenêtre « aperçu avant impression » s’ouvrira. Puis cliquez de nouveau sur le bouton « Imprimer » pour imprimer le formulaire.
  3. Ensuite, remplissez le formulaire à la main.

Pour sauvegarder et ouvrir un formulaire non remplissable :

  1. Cliquez sur le lien du formulaire, et le formulaire s’ouvrira dans votre navigateur Internet.
  2. Cliquez sur le bouton « Télécharger » situé dans le coin supérieur droit de l’écran. Sauvegardez le formulaire sur le bureau de votre ordinateur.
  3. Allez sur le bureau, puis ouvrez le formulaire.
  4. Vous pouvez imprimer le formulaire ultérieurement.
Afin de faciliter l’accès aux formulaires de copropriété et leur utilisation, l’OOSC a élaboré des guides destinés à aider les utilisateurs de Windows et de Mac. Si vous avez besoin d’aide pour visualiser, sauvegarder et imprimer les formulaires de copropriété, veuillez consulter les guides en suivant les liens ci-dessous :

Formulaires de copropriété

Formulaires relatifs aux réunions et au vote

Ce formulaire doit être utilisé par les propriétaires ou les créanciers hypothécaires qui souhaitent être représentés par procuration lors d’une réunion des propriétaires, y compris pour voter quant aux questions qui y sont soulevées.

Ce formulaire doit être utilisé pour donner un préavis de la tenue d’une assemblée des propriétaires, avant d’envoyer l’avis de convocation aux propriétaires. Ce préavis d’assemblée doit être envoyé au moins 20 jours avant l’avis de convocation. Cependant, en vertu du Règlement de l’Ontario 48/01, le délai peut passer de 20 jours à 15 jours dans certaines conditions.

Ce formulaire doit être utilisé pour donner un avis de convocation d’une assemblée des propriétaires et il contient des renseignements sur la future assemblée. La convocation des propriétaires doit être donnée au moins 15 jours avant le jour de l’assemblée.

Ce formulaire doit être utilisé par les propriétaires qui souhaitent convoquer une assemblée pour combler une vacance au conseil en vertu du paragraphe 34 (5) de la Loi de 1998 sur les condominiums. En vertu de cette disposition et des règlements connexes, un propriétaire peut, dans certaines circonstances, convoquer une réunion pour pourvoir des postes vacants au conseil d’administration.

Ce formulaire doit être utilisé par les propriétaires pour demander que le conseil joigne des documents à un futur avis de convocation.

Ce formulaire peut être utilisé par les propriétaires ou les créanciers afin de manifester leur consentement à recevoir des avis électroniques de l’association.

Ce modèle peut être utilisé par les propriétaires pour demander la tenue d’une assemblée des propriétaires. L’OOSC a élaboré ce modèle pour aider les propriétaires à demander la tenue d’une assemblée des propriétaires.

Formulaires de copropriété

Formulaires relatifs aux certificats de renseignements

Ce formulaire doit être utilisé afin de donner aux propriétaires des renseignements sur le conseil, les finances, l’assurance, le fonds de réserve et les procédures judiciaires de l’association condominiale, ainsi que d’autres informations. Ces informations doivent être envoyées au moins deux fois par an, dans les 60 jours suivant la fin du premier et du troisième trimestre de l’exercice financier de l’association condominiale.

Ce formulaire doit être utilisé informer les propriétaires des changements clés avant la mise à jour du certificat d’information. Ce formulaire est requis à la suite de certains événements et il contient d’information mis à jour sur l’association pour les propriétaires.

Ce formulaire doit être utilisé pour donner d’information aux nouveaux propriétaires sur le certificat d’information périodique et la mise à jour du certificat d’information du nouveau propriétaire les plus récents.

Ce formulaire doit être envoyé aux propriétaires par l’association condominiale si elle décide de transmettre un certificat d’information périodique, une mise à jour du certificat d’information ou un certificat d’information à l’intention du nouveau propriétaire par le biais d’un site Web. Cet avis informe les propriétaires qu’un certificat est disponible en ligne et il décrit comment y accéder.

Formulaires de copropriété

Certificats d’information

Ce formulaire doit être utilisé pour répondre aux demandes faites en vertu de l’article 76 de la Loi de 1998 sur les condominiums. Ce formulaire donne des renseignements obligatoires sur l’association condominiale et une partie privative propres aux acquéreurs et aux autres personnes qui demandent le certificat d’information. Une association condominiale doit fournir ce certificat dans les 10 jours suivant la réception du paiement demandé.

Ce formulaire doit être donné aux propriétaires avant que des associations condominiales puissent fusionner. Ce formulaire donne des renseignements aux propriétaires sur les associations condominiales qui s’apprêtent à fusionner pour les aider à décider s’ils veulent ou non consentir à la fusion.

Formulaires de copropriété

Formulaires relatifs aux dossiers

Ce formulaire doit être utilisé par les propriétaires, les créanciers, les acheteurs ou leurs agents qui souhaitent obtenir les dossiers d’une association donnée.

Ce formulaire doit être utilisé par les conseils pour répondre aux demandes de dossiers des propriétaires, des créanciers, des acheteurs ou de leurs agents. Le conseil doit répondre dans un délai de 30 jours.

Ce formulaire doit être utilisé par le demandeur et l’association s’ils souhaitent accepter une solution de rechange à certaines des exigences associées aux demandes de dossiers.

Ce formulaire peut être utilisé par les nouveaux propriétaires qui souhaitent fournir à l’association l’avis requis en vertu de l’alinéa 46.1 (2) de la Loi de 1998 sur les condominiums et de ses règlements connexes. Le formulaire peut également être utilisé en tout temps par les propriétaires qui souhaitent informer l’association du nom d’un propriétaire, de l’identité du unité du propriétaire et de l’adresse aux fins de la signification du propriétaire.

Ce formulaire peut être utilisé par les créanciers hypothécaires pour donner à l’association condominiale un avis identifiant le créancier hypothécaire et la partie privative grevée par l’hypothèque, avec l’adresse aux fins de signification du créancier hypothécaire, et avisant l’association que le créancier hypothécaire a le droit de voter à une assemblée des propriétaires ou de donner son consentement écrit à la place du propriétaire de la partie privative.

Formulaires de copropriété

Autres formulaires

Ce formulaire doit être utilisé lorsque le conseil informe les propriétaires qu’un plan de financement futur du fonds de réserve a été proposé. L’avis doit être envoyé aux propriétaires et à l’auditeur dans les 15 jours suivant la proposition par le conseil d’administration d’un plan de financement futur.

Ce formulaire peut être utilisé par les propriétaires pour fournir à l’association condominiale les informations dans les 10 jours qui suivent la conclusion du bail ou la reconduction.

Formulaires de copropriété

Foire aux questions

J’éprouve de la difficulté à ouvrir les formulaires. Que puis-je faire?

Si vous éprouvez de la difficulté à ouvrir un formulaire dans votre navigateur Internet, veuillez vous assurer d’utiliser un ordinateur personnel. Il se peut que les formulaires ne s’ouvrent pas ou soient difficiles à utiliser sur les dispositifs mobiles (par exemple, les tablettes, les téléphones intelligents, etc.).

Si vous éprouvez de la difficulté à ouvrir un formulaire dans votre navigateur Internet, veuillez vous assurer d’utiliser une version mise à jour du navigateur. Il se peut que les formulaires ne s’ouvrent pas ou soient difficiles à utiliser sur des versions plus anciennes. Veuillez noter que les formulaires de copropriété peuvent ne pas être compatibles avec Internet Explorer.

Lorsque je clique sur le formulaire, je vois un message contextuel et il ne s’ouvre pas. Que puis-je faire?

Selon le navigateur Internet que vous utilisez, vous pouvez rencontrer des problèmes avec la fonctionnalité de blocage de fenêtres contextuelles. Vous pourriez devoir désactiver cette fonctionnalité pour ce site Web uniquement, ce qui consiste à effectuer un ajout à la liste blanche du navigateur.

Vous pouvez désactiver temporairement la fonctionnalité de blocage de fenêtres contextuelles pour les utilisateurs de Windows en appuyant sur la touche « CTRL » (située dans le coin inférieur gauche de votre clavier) tout en cliquant sur un lien. Maintenez la touche « CTRL » enfoncée tout en cliquant sur le lien du formulaire pour désactiver cette fonctionnalité.

Il y a des problèmes de mise en page au moment de remplir le formulaire. Certains tableaux ne se condensent pas lorsque je supprime des renseignements, et certaines sections ne disparaissent pas lorsque je les décoche. Que puis-je faire?

Au moment de remplir le formulaire remplissable par l’intermédiaire de votre navigateur Internet, le formulaire est dynamique, ce qui signifie que les cases de texte ou les tableaux se développent au fur et à mesure que vous y saisissez des renseignements et le fait de cocher certaines cases peut faire apparaître ou disparaître certains éléments, le cas échéant.

Ce phénomène peut entraîner des problèmes de mise en page dans le formulaire remplissable. Par exemple, un tableau peut se développer au fur et à mesure que vous y saisissez des renseignements, mais ne pas se condenser après sa suppression. Vous pourrez corriger ces problèmes de mise en page après avoir enregistré le formulaire et l’avoir ouvert avec un lecteur PDF.

Il se peut qu’au moment de remplir les formulaires, le système n’accepte pas certains symboles dans la date. Pour vous assurer qu’il accepte la date, veuillez utiliser le menu déroulant de la date pour sélectionner une date ou utiliser des barres obliques pour séparer les éléments de la date. Par exemple, veuillez écrire AAAA/MM/JJ, plutôt que AAAA*MM*JJ.

Je n’ai pas assez d’espace pour remplir une section particulière du formulaire. Que puis-je faire?

 Si vous remplissez un formulaire sur papier et que vous avez besoin de plus d’espace pour un champ particulier, vous pouvez y joindre une ou plusieurs feuilles de papier supplémentaires.

N’oubliez pas de noter à quels champs la ou les feuilles supplémentaires sont associées.

Comment puis-je ajouter une pièce jointe à un formulaire?

Certains formulaires de copropriété offrent la possibilité de joindre des fichiers à l’intérieur du formulaire, ce qui vous permet de l’envoyer par courriel ou autrement en y incorporant les pièces jointes. Le système acceptera la plupart des formats de fichiers, y compris les documents PDF et Microsoft Word, mais ne peut pas accepter les fichiers d’image comme JPEG ou PNG.

Veuillez noter que vous ne pouvez pas joindre de fichiers aux formulaires qui sont ouverts dans votre navigateur Web. Vous devez donc d’abord télécharger puis enregistrer le formulaire.

Vous devez disposer du logiciel Adobe Acrobat Reader 8 ou d’une version plus récente pour ouvrir le formulaire

après l’avoir téléchargé. Si vous ne disposez pas d’Adobe Acrobat Reader 8, veuillez télécharger ce logiciel ou une version plus récente sur votre ordinateur.

Pour ajouter une pièce jointe à un formulaire qui dispose de cette capacité :

  1. Téléchargez le formulaire sur votre appareil. Rendez-vous au fichier « Téléchargements », localisez le formulaire, ouvrez-le et enregistrez-le sur votre appareil.
  2. Après avoir enregistré et ouvert le formulaire, vous pouvez maintenant y joindre des fichiers.
  3. Cliquez sur le bouton « Parcourir » dans le formulaire, sélectionnez le fichier de votre appareil que vous souhaitez joindre, puis cliquez sur le bouton « Ouvrir ».
  4. Vous avez maintenant joint un fichier dans le formulaire.
  5. Pour visualiser les pièces jointes, cliquez sur l’icône de trombone sur le côté gauche.