Planification financière et gouvernance
Budget
Un budget de condominium est une liste des dépenses prévues de l’association condominiale, y compris l’entretien (notamment assurer le bon fonctionnement du chauffage et de la climatisation), les réparations ou les améliorations prévues (comme remplacer les fenêtres ou repeindre), les salaires des employés du condominium (comme le concierge), le maintien d’un fonds d’urgence ou de réserve pour les dépenses imprévues (telles que des réparations à la suite d’une inondation) ainsi que les autres frais généraux d’exploitation. Le budget est établi chaque année et est financé par les contributions aux dépenses communes (frais d’entretien) des propriétaires de partie privative.
Qui établit le budget de fonctionnement?
Le budget du condominium relève exclusivement du conseil d’administration. Les propriétaires de partie privative ne participent pas à la préparation du budget, même si ceux-ci nomment le conseil d’administration. Les membres du conseil d’administration établissent le budget bien avant l’exercice financier à venir. Le conseil fixe également les contributions aux dépenses communes que les propriétaires de partie privative doivent verser pour financer les dépenses budgétaires.
Qui a le pouvoir d’apporter des modifications à un budget?
Le conseil d’administration a le droit exclusif d’apporter des modifications au budget, sauf dans plusieurs circonstances particulières, telles que des améliorations ou des ajouts à la propriété qui dépassent 10 pour cent du budget de fonctionnement annuel du condominium. Dans ce cas, les propriétaires de partie privative peuvent réclamer un vote visant à approuver ou à rejeter les modifications ou même à remplacer le conseil d’administration. Toutefois, les coûts supplémentaires engagés pour l’entretien ou la réparation de la propriété condominiale demeurent la responsabilité exclusive du conseil, et ce, quel que soit le coût.
De quelles façons les modifications sont-elles apportées au budget?
Le conseil d’administration du condominium se réunit généralement tous les mois et passera en revue l’état financier du mois fourni par un comptable ou l’entreprise de gestion qui exploite le condominium. Il peut décider de modifier le budget si certains problèmes d’entretien ou de réparation surviennent. Cela se traduit généralement par l’utilisation du fonds de réserve ou d’urgence (ou d’un excédent budgétaire) pour couvrir les dépenses supplémentaires, ou cela peut laisser supposer que les frais seront révisés à la hausse. Si la modification est insuffisante, une cotisation spéciale pourrait être imposée aux propriétaires. Les modifications au budget doivent être adoptées par tous les membres du conseil d’administration.
Qu’est-ce qu’un état financier?
Un état financier est une liste des revenus et des dépenses évalués les uns par rapport aux autres qui précisent si le condominium fonctionne selon les lignes directrices de son budget. Par exemple, il énumérera les montants d’argent qui ont été dépensés en électricité, réparations et ainsi de suite, comparativement à ceux alloués pour ces dépenses dans le budget de ce mois. Il est préparé par un comptable ou l’entreprise de gestion qui exploite le condominium.
Qui peut apporter des modifications financières relatives à une association?
Le conseil d’administration peut apporter des modifications relatives à l’association, à l’exception des cas où celles-ci représenteraient plus de 10 pour cent du budget total, dans un tel cas les propriétaires sont habilités à voter pour soutenir ou s’opposer à une modification proposée. Les condominiums ne sont pas autorisés à être déficitaires, autrement dit, le condominium ne peut pas dépenser plus d’argent qu’il en encaisse. Si les dépenses deviennent supérieures aux revenus, les conseils d’administration doivent utiliser l’excédent du fonds pour les imprévus ou augmenter les droits afin de couvrir la différence. Les déficits doivent être comblés dans un délai d’un an à compter du moment où ils ont été enregistrés. Si les propriétaires de partie privative perdent confiance dans la capacité du conseil de gérer l’association, ils peuvent demander la tenue d’une assemblée extraordinaire dans le but de le destituer et de le remplacer par de nouveaux membres.