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Plan de mise en œuvre de l’OOSC sur l’audit de l’optimisation des ressources par la vérificatrice générale de l’Ontario : Surveillance des condominiums en Ontario
Le 7 décembre 2020, la vérificatrice générale de l’Ontario a publié son rapport d’audit sur la surveillance des condominiums. Cet audit a fait intervenir l’OOSC, l’Office ontarien de réglementation de la gestion des condominiums et le Ministère des Services au public et aux entreprises. La vérificatrice a publié son rapport de suivi le 30 novembre 2022 et a reconnu que l’OOSC a pleinement mis en œuvre toutes les recommandations dont nous étions responsables. Nous remercions la vérificatrice pour son rapport. Plus de détail sur notre progrès ci-dessous :
Plan de mise en œuvre de l’OOSC sur l’audit de l’optimisation des ressources par la vérificatrice générale de l’Ontario : Surveillance des condominiums en Ontario
Pour que les membres des conseils d’administration soient mieux informés et possèdent des connaissances plus étendues afin de s’acquitter de leurs fonctions de gestion des associations condominiales et se conformer aux exigences de formation, l’Office ontarien du secteur des condominiums devrait :
9.1 : Examiner et analyser les données relatives au temps que les administrateurs ont consacré pour terminer la formation, à la fois par sujet et pour le programme de formation dans son ensemble, afin de prendre des mesures pour empêcher qu’un participant fasse défiler les écrans sans lire leur contenu (p. ex. intégrer des questionnaires à remplir à la fin de chaque section pour s’assurer que le contenu a été lu et appris)
Terminé
L’OOSC a travaillé avec son partenaire du système de gestion de l’apprentissage pour améliorer sa plateforme de formation des administrateurs en ajoutant des contrôles des connaissances, des retards forcés et des améliorations relativement aux délais d’inactivité pour s’assurer que le contenu est lu et pour améliorer l’expérience globale de l’utilisateur.
L’OOSC a également ajouté des améliorations techniques pour améliorer le suivi des données après l’achèvement de la formation.
9.2 : Recueillir chaque année les commentaires des administrateurs et des propriétaires de condominiums sur les améliorations à apporter au matériel de formation
Terminé
Les administrateurs peuvent actuellement fournir une rétroaction au moyen d’un sondage à la fin de leurs modules de formation de base.
Des sondages annuels ont été élaborés pour cibler les administrateurs qui occupent leur poste depuis plus de six mois et les propriétaires qui souhaitent donner leur rétroaction dans des domaines où, à leur avis, les administrateurs ont besoin de plus de formation.
9.3 : Examiner et améliorer chaque année les documents de formation des administrateurs
Terminé
L’OOSC utilisera la rétroaction issue des deux sondages ci-dessus pour apporter des améliorations au matériel de formation chaque année.
9.4 : Ajouter au matériel de formation une composante sur les plans de mesures d’urgence et la préparation en cas d’urgence, de même que des études de cas et d’autres applications pratiques ayant trait à des sujets clés liés au fonctionnement et à la gestion des immeubles en copropriété
Terminé
L’OOSC a créé une formation avancée à l’intention des administrateurs dans six domaines prioritaires décrits dans le rapport de la vérificatrice générale et confirmés par l’OOSC. Voici ces domaines :
- Gouvernance des condominiums
- Plans de mesures d’urgence et préparation en cas d’urgence
- Finances
- Gestion des enjeux
- Surveillance des gestionnaires de condominiums
- Approvisionnement
Nous avons également terminé les guides de pratiques exemplaires approfondis qui les accompagnent et qui portent sur les six domaines prioritaires.
Les modules et les guides ont été élaborés en consultation avec des experts en apprentissage des adultes, des comités consultatifs et des experts en la matière du secteur condominial.
Tout le contenu est accessible en ligne.
Recommandation 10 – Amélioration des rapports et du registre public
Afin de fournir des renseignements exacts, complets et utiles aux propriétaires de condominiums dans son registre public, l’Office ontarien du secteur des condominiums devrait collaborer avec le Ministère des Services au public et aux entreprises pour :
10.1 : Permettre au public de chercher des renseignements pertinents en utilisant les adresses municipales des immeubles en copropriété ou des condominiums et les noms des administrateurs
Terminé
L’OOSC a conclu avec succès son travail d’amélioration de la fonctionnalité de recherche de son registre public, l’objectif étant de permettre aux utilisateurs d’effectuer des recherches par adresse civique des condominiums et par nom des administrateurs.
10.2 : Recueillir des renseignements sur les administrateurs des associations condominiales et, notamment, indiquer si les administrateurs ont été élus par les propriétaires de condominiums ou nommés par le conseil d’administration, quels sont les rôles des administrateurs au sein du conseil et si les administrateurs sont ou non propriétaires ou occupants dans l’immeuble
Travail de l’OOSC terminé. En attente de modifications réglementaires pour les prochaines étapes
L’OOSC a terminé le travail nécessaire pour nous permettre de recueillir et de valider les renseignements sur les administrateurs au moyen du système de dépôt de rapports.
La vérificatrice générale n’a pas désigné le Ministère comme responsable de la recommandation 10.2, mais le Ministère indique que cette recommandation nécessitera des modifications réglementaires et une consultation approfondie du public.
10.3 : Examiner et vérifier régulièrement les renseignements fournis par les associations condominiales dans leurs déclarations annuelles, notamment les noms des gestionnaires et des entreprises de gestion de condominiums autorisés
Terminé
L’OOSC a renforcé sa capacité à vérifier les données déclarées par les associations condominiales, y compris les noms des gestionnaires de condominiums et des sociétés de gestion titulaires de permis.
L’organisme a également mis sur pied un comité directeur des données qui travaillera continuellement à l’amélioration des données et des questions liées à la conformité.
10.4 : Publier dans son registre les renseignements recueillis et vérifiés
Travail de l’OOSC terminé. En attente de modifications réglementaires pour les prochaines étapes
L’OOSC a terminé les aspects liés au développement technique et attend l’approbation des modifications réglementaires nécessaires. Lorsque cela était possible, des changements ont été mis en œuvre pour afficher dans le registre public des renseignements plus exacts et validés.
La vérificatrice générale n’a pas désigné le Ministère comme responsable de la recommandation 10.4, mais le Ministère indique que cette recommandation nécessitera des modifications réglementaires et une consultation approfondie du public.
Recommandation 13 – Registres du Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums
Pour que les propriétaires de condominiums aient dûment accès à des renseignements importants et pour accroître la transparence des activités de leurs associations condominiales, l’Office ontarien du secteur des condominiums devrait :
13.1 : Clarifier les exigences législatives et réglementaires existantes en ce qui concerne les dossiers et les renseignements contenus dans les dossiers figurant dans la Loi de 1998 sur les condominiums et son règlement d’application
13.2 : Pour mieux protéger les propriétaires de condominiums qui font face à des problèmes et à des différends liés à la vie en copropriété, le Ministère des Services au public et aux entreprises devrait collaborer avec l’Office ontarien du secteur des condominiums afin d’étendre la compétence du Tribunal à certains aspects clés liés aux frais de copropriété, à la réparation des aires communes, à l’inconduite des membres de conseils d’administration, aux fonds de réserve, aux condominiums commerciaux ou à d’autres enjeux considérés comme appropriés
Travail de l’OOSC terminé. En attente de modifications réglementaires pour les prochaines étapes
Afin d’apporter plus de clarté, l’OOSC a mis à jour le contenu de son site Web intitulé Étapes guidées de l’OOSC pour les problèmes relatifs aux dossiers.
Nous avons également mis à jour ou amélioré les éléments suivants :
- Guide sur les dossiers des associations condominiales
- Guide relatif aux demandes de dossiers essentiels
- Guide relatif aux demandes de dossiers non essentiels
- Liste de contrôle de réception des demandes mise à jour pour aider les personnes qui déposent des dossiers auprès du Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums (TASC).
Les examens des essais par les utilisateurs pour ces documents ont donné lieu à une rétroaction très positive.
L’OOSC a également lancé une nouvelle formation avancée à l’intention des administrateurs et des guides d’accompagnement offerts gratuitement à tous, portant sur six domaines prioritaires :
- Gouvernance des condominiums
- Plans de mesures d’urgence et préparation en cas d’urgence
- Finances
- Gestion des enjeux
- Surveillance des gestionnaires de condominiums
- Approvisionnement
Plan de mise en œuvre de l’OOSC sur l’audit de l’optimisation des ressources par la vérificatrice générale de l’Ontario : Surveillance des condominiums en Ontario
Recommandation 3 – Fonds de réserve
L’OOSC a élaboré son Guide pour un fonds de réserve robuste en travaillant avec un comité consultatif. L’OOSC a fait la promotion de cette ressource par l’intermédiaire des médias sociaux et de communications directes à nos publics.
3.3 : Collaborer avec l’Office ontarien du secteur des condominiums pour mener des activités de sensibilisation sur cet enjeu et communiquer des renseignements clairs et compréhensibles à ce sujet
Terminé
L’OOSC a élaboré son Guide pour un fonds de réserve robuste en travaillant avec un comité consultatif. L’OOSC a fait la promotion de cette ressource par l’intermédiaire des médias sociaux et de communications directes à nos publics.
Recommandation 5 – Vérification des gestionnaires de condominiums
Pour faire en sorte que seuls des titulaires de permis valides fournissent des services de gestion de condominiums, comme l’exige la Loi de 2015 sur les services de gestion de condominiums, l’Office ontarien de réglementation de la gestion des condominiums devrait collaborer avec l’Office ontarien du secteur des condominiums pour :
5.1 : Échanger régulièrement les données sur les gestionnaires immobiliers et les entreprises de gestion immobilière recueillies par les deux offices
Complete
Grâce à un cadre de données et à un accord de partage des données avec l’Office ontarien de réglementation de la gestion des condominiums (OORGC), l’OOSC est en mesure de confirmer automatiquement le statut du permis des gestionnaires de condominiums et des entreprises de gestion de condominiums lorsqu’ils sont ajoutés à notre base de données à l’aide des rapports ou des avis de changement.
5.2 : Recueillir chaque année les commentaires des administrateurs et des propriétaires de condominiums sur les améliorations à apporter au matériel de formation
Terminé
Nous pouvons désormais vérifier plus facilement les renseignements sur les permis qui sont ajoutés à la base de données de l’OOSC par rapport au registre public de l’OORGC. Nous sommes aussi en mesure de rapprocher automatiquement les différences.
5.3 : Savoir quels gestionnaires immobiliers et entreprises de gestion immobilière ne sont pas autorisé
Terminé
Le rapprochement automatisé avec le registre public de l’OORGC permettra à l’OOSC d’aviser le conseil d’administration d’une association condominiale ainsi que l’OORGC de l’ajout d’une possible entreprise de gestion de condominiums ou d’un possible gestionnaire de condominiums non autorisés ou non vérifiés par l’intermédiaire d’un rapport de condominium ou d’un avis de changement, et de la possibilité pour l’association de mettre à jour les renseignements dans les 30 jours.
Recommandation 12 – Élargissement de la compétence du TASC
12 : Pour mieux protéger les propriétaires de condominiums qui font face à des problèmes et à des différends liés à la vie en copropriété, le Ministère des Services au public et aux entreprises devrait collaborer avec l’Office ontarien du secteur des condominiums afin d’étendre la compétence du Tribunal à certains aspects clés liés aux frais de copropriété, à la réparation des aires communes, à l’inconduite des membres de conseils d’administration, aux fonds de réserve, aux condominiums commerciaux ou à d’autres enjeux considérés comme appropriés
Terminé
Le 1er janvier 2022, le champ de compétence du Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums a été étendu aux différends liés aux nuisances.
À la demande du ministre des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs, l’OOSC a mené des consultations publiques sur l’élargissement futur de la compétence du Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums, et a remis au ministre un rapport sommaire sur ses conclusions.
L’OOSC a également lancé une nouvelle formation avancée à l’intention des administrateurs et des guides d’accompagnement offerts gratuitement à tous, portant sur six domaines prioritaires :
- Gouvernance des condominiums
- Plans de mesures d’urgence et préparation en cas d’urgence
- Finances
- Gestion des enjeux
- Surveillance des gestionnaires de condominiums
- Approvisionnement
Recommandation 14 – Représentation juridique égale
14 : Pour que les propriétaires de condominiums bénéficient de règles du jeu équitables dans leurs différends avec les conseils d’administration des associations condominiales, le Ministère des Services au public et aux entreprises devrait collaborer avec l’Office ontarien du secteur des condominiums (qui comprend le Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums) afin de mettre en œuvre des pratiques exemplaires, par exemple exiger une représentation juridique égale des parties au différend
Travail de l’OOSC terminé. En attente de modifications réglementaires pour les prochaines étapes
L’OOSC a effectué des recherches dans l’industrie de l’assurance afin de recueillir plus de renseignements sur l’assurance pour frais juridiques. Il a aussi créé du contenu Web qui présente des renseignements sur les ressources juridiques destinées aux propriétaires de condominiums.
Plan de mise en œuvre de l’OOSC sur l’audit de l’optimisation des ressources par la vérificatrice générale de l’Ontario : Surveillance des condominiums en Ontario
De plus, bien que l’OOSC n’ait pas un rôle précis de responsable ou de soutien, voici quelques activités de l’OOSC qui soutiennent d’autres recommandations de la vérificatrice générale et leur intention :
Recommandation 1 – Protection des acheteurs
Pour mieux protéger les acquéreurs de condominiums neufs, le Ministère des Services au public et aux entreprises devrait :
A : Établir des modalités et des formulaires types visant les documents principaux relatifs à l’achat de condominiums neufs, comme la convention d’achat‑vente (contrat), la déclaration et l’état de divulgation
B : Exiger des promoteurs qu’ils utilisent ces modalités et formulaires types lorsqu’ils vendent des condominiums neufs à des acquéreurs, et qu’ils indiquent clairement toute différence entre leurs documents et la norme établie
Travail de l’OOSC terminé. En attente de modifications réglementaires pour les prochaines étapes
Le Guide de l’acquéreur de condo de l’Ontario a été élaboré par l’OOSC en collaboration avec le Ministère des Services au public et aux entreprises et lancé le 1er janvier 2021. Ce guide est une ressource utile pour protéger les acquéreurs de condominiums neufs ou préconstruits. On y trouve des renseignements sur le processus d’achat d’un condominium et sur la vie condominiale.
Recommandation 2 – Dépenses courantes
Pour mieux protéger les acquéreurs de condominiums neufs et réduire le plus possible le risque que les promoteurs sous‑estiment les dépenses liées aux aires communes, le Ministère des Services au public et aux entreprises devrait :
A : Exiger que les promoteurs divulguent davantage d’informations sur les augmentations prévues des dépenses liées aux parties communes
B : Accorder plus de temps aux conseils d’administration des associations condominiales, par exemple 90 jours, pour réclamer les montants additionnels ayant dû être affectés aux dépenses liées aux parties communes par rapport à l’état budgétaire du promoteur
C : Appliquer les pratiques exemplaires d’autres administrations, par exemple exiger des promoteurs qu’ils déposent des fonds en fiducie pour qu’ils puissent être mis à la disposition de l’association condominiale s’ils sous‑estiment les dépenses liées aux parties communes, ou encore imposer une pénalité aux promoteurs si l’on constate qu’ils ont sous‑estimé les dépenses dans leur état budgétaire, dans une proportion supérieure à un pourcentage donné par rapport aux dépenses réelles
Travail de l’OOSC terminé. En attente de modifications réglementaires pour les prochaines étapes
Le Guide de l’acquéreur de condo de l’Ontario a été publié le 1er janvier 2021 (voir la recommandation no 1 ci-dessus) et contribue à mieux protéger les acquéreurs de nouveaux condominiums en leur fournissant des renseignements pour comprendre le fonctionnement des dépenses courantes.
Recommandation 8 – Imposition de la formation des administrateurs
Pour mieux informer les conseils d’administration de l’exercice de leurs fonctions et accroître la conformité à l’exigence de formation prévue par la Loi de 1998 sur les condominiums, le Ministère des Services au public et aux entreprises devrait élargir et renforcer les rôles et les responsabilités de l’Office ontarien du secteur des condominiums liés à la surveillance de la formation des administrateurs, dans le but de protéger l’intérêt public et de promouvoir le principe d’assurer une communauté condominiale équitable, sécuritaire et informée. Il devrait plus particulièrement :
8.1 : Autoriser l’Office à publier des renseignements au sujet des administrateurs individuels qui n’ont pas suivi la formation obligatoire dans les délais prescrits
8.2 : Exiger que les personnes non admissibles cessent d’agir à titre d’administrateurs au sein de leur conseil d’administration
Travail de l’OOSC terminé. En attente de modifications réglementaires pour les prochaines étapes
Le développement technique visant à publier le statut de la formation des administrateurs depuis les dossiers de l’OOSC vers le registre public est terminé.
L’OOSC conserve également les dossiers d’achèvement pour tous ceux qui suivent le programme de formation des administrateurs. Nous soutenons également les administrateurs de condominiums et les associations condominiales au moyen d’un système d’avis automatisé qui les invite à suivre la formation, leur envoie des rappels avant la date limite de formation et envoie un dernier avis à l’association condominiale et à la personne lorsque la date limite est passée.
Enfin, nous fournissons ces renseignements aux propriétaires et aux administrateurs par l’intermédiaire de notre Application de calendrier condominiale.
Recommandation 11 – Amélioration des rapports et du registre public
Pour évaluer les mesures de protection des propriétaires qui résident dans leur condominium, favoriser la transparence et aider les acquéreurs de condominiums à faire des choix éclairés, le Ministère des Services au public et aux entreprises devrait :
11.1 : Permettre à l’Office ontarien du secteur des condominiums de recueillir et de publier des renseignements afin d’identifier les associations condominiales dont le conseil d’administration est composé en majorité d’administrateurs non résidents ou ayant des intérêts commerciaux
11.2 : Analyser cette information pour déterminer s’il faut accroître les mesures de protection des propriétaires qui résident dans leur condominium
Travail de l’OOSC terminé. En attente de modifications réglementaires pour les prochaines étapes.
La phase de découverte visant à déterminer les exigences opérationnelles et de système à respecter pour se préparer à recueillir les renseignements sur les administrateurs non-résidents ou ayant des intérêts commerciaux a été amorcée.
L’OOSC soutiendra le Ministère des Services au public et aux entreprises alors qu’il envisage des modifications réglementaires et des mécanismes de protection renforcés.
Plan de mise en œuvre de l’OOSC sur l’audit de l’optimisation des ressources par la vérificatrice générale de l’Ontario : Surveillance des condominiums en Ontario
Le rapport d’étape précédent peut être consulté ici (disponible en anglais seulement).