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Prolongation des modifications temporaires et importance d’un règlement administratif sur les réunions et les votes électroniques

Le 25 août, l’Ontario a annoncé que les dispositions temporaires seront prolongées jusqu’au 30 septembre 2023. Cela signifie que les associations condominiales (les « associations ») peuvent continuer à :

  • envoyer les avis de réunions du conseil d’administration des condominiums (le « conseil d’administration ») aux administrateurs de condominiums (les « administrateurs ») par voie électronique, sans tenir compte des règlements administratifs des associations;
  • tenir les réunions du conseil d’administration par voie électronique sans le consentement unanime des administrateurs;
  • tenir les assemblées de propriétaires et procéder à des votes par voie électronique, sans égard aux règlements administratifs de l’association;
  • transmettre les documents relatifs aux réunions par voie électronique sans tenir compte des règlements administratifs de l’association et sans qu’une entente ait été conclue entre les propriétaires et l’association pour transmettre les documents de cette façon.

Malgré l’annonce récente, les associations peuvent toujours envisager de mettre en place un règlement administratif pour s’assurer que les réunions et les votes électroniques se déroulent correctement.

Pourquoi ce type de règlement administratif est-il important?

Un règlement sur les votes et les réunions électroniques permet de créer une structure bien définie et cohérente pour les réunions électroniques des propriétaires. Il offre aux associations la possibilité d’accroître la participation des propriétaires, d’améliorer la transparence et la confiance dans le processus de vote.

Voici quelques éléments clés dont les associations doivent tenir compte lorsqu’elles envisagent d’adopter un règlement administratif :

  • établir des dispositions adaptées afin de prendre en compte les situations propres à une association condominiale (par exemple, la taille de l’association, la maîtrise de certaines technologies, etc.);
  • accroître la flexibilité par un élargissement des options offertes aux associations et aux propriétaires;
  • assurer la participation des propriétaires;
  • améliorer la confiance dans le processus de vote;
  • accommoder les personnes ayant une déficience, un accès limité à la technologie ou les personnes dont la compétence technologique est limitée.

Quels types de dispositions le règlement administratif doit-il comporter?

À titre de pratique exemplaire, un règlement administratif efficace sur les réunions et les votes électroniques devrait comprendre les dispositions suivantes :

  • sélection et utilisation d’un fournisseur de plateforme virtuelle;
  • création d’un quorum lors d’une assemblée électronique des propriétaires;
  • tenue d’assemblées hybrides de propriétaires;
  • assurance de la participation des propriétaires aux assemblées électroniques et la transparence de celles-ci (par exemple, tous les participants peuvent observer et contribuer à la discussion);
  • organisation de votes pendant les assemblées électroniques des propriétaires, y compris la manière dont les résultats des votes seront enregistrés;
  • accommodement des personnes ayant une déficience, un accès limité à la technologie ou dont la compétence technologique est limitée.

Chaque association est unique et, par conséquent, les propriétaires et les conseillers juridiques devraient être consultés si une association envisage de créer un règlement administratif.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les pratiques exemplaires en matière d’assemblées électroniques de propriétaires, veuillez consulter le Guide de l’OOSC pour animer des assemblées des propriétaires pendant la pandémie de COVID-19.

Création d’un règlement administratif sur les réunions et les votes électroniques

Les règlements administratifs doivent être raisonnables et conformes à la Loi de 1998 sur les condominiums (« Loi sur les condos ») et à la déclaration de l’association.

Un règlement administratif sur les réunions et les votes électroniques peut être adopté, modifié ou abrogé par le conseil d’administration, mais il doit être approuvé par la majorité des propriétaires présents ou représentés par procuration à l’assemblée des propriétaires pour entrer en vigueur. Voici le processus à suivre :

  1. L’ajout, la modification ou l’abrogation d’un règlement administratif sera adopté par le conseil d’administration, par résolution, lors d’une réunion du conseil.
  2. Le conseil d’administration soumettra ensuite le nouveau règlement administratif à l’approbation des propriétaires en convoquant une assemblée des propriétaires.
  3. Les renseignements sur le règlement administratif seront inclus dans l’avis de convocation de l’assemblée.
  4. À l’assemblée des propriétaires, le règlement administratif proposé sera soumis à un vote.
  5. L’approbation de la majorité des propriétaires présents ou représentés par procuration à l’assemblée est requise.
  6. Si le règlement administratif proposé est approuvé par les propriétaires, un exemplaire du règlement administratif doit ensuite être enregistré auprès du bureau d’enregistrement immobilier pour entrer en vigueur.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter nos documents supplémentaires sur les règlements administratifs des associations condominiales.

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