En vertu de la Loi de 1998 sur les condominiums (la « Loi sur les condominiums »), toutes les associations condominiales sont tenues de créer et de conserver des dossiers suffisants. Ces dossiers comprennent les suivants :  

• Les dossiers financiers de l’association condominiale 
• Le registre des procès-verbaux des réunions des propriétaires et des réunions du conseil d’administration 

• La déclaration, les règlements administratifs et les règles de l’association condominiale 
• Un exemplaire de tout rapport ou avis de changement que l’association a déposé auprès de l’OOSC 
• Toutes les listes, tous les points, les dossiers et les autres documents associés à la réunion de l’association destinée au transfert des pouvoirs 
• Une liste des noms des propriétaires de chacune des parties privatives de l’association et leur adresse aux fins de signification 
• Le budget de l’exercice financier en cours 

• Toutes les études du fonds de réserve et tous les plans pour l’augmenter 
• Toutes les ententes conclues par l’association ou faites en son nom 
• Tous les documents qui nécessitent une procuration ou un vote pour une réunion des propriétaires qui sont soumis à la réunion 
• Tout autre dossier comme stipulé dans les règlements administratifs de l’association condominiale 
• Autres dossiers précisés dans le Règlement de l’Ontario 48/01 (Règl. de l’Ont. 48/01)
  

Vous trouverez une liste des types de dossiers que toutes les associations condominiales doivent conserver au paragraphe 55(1) de la Loi sur les condominiums et au paragraphe 13.1(1) du Règl. de l’Ont. 48/01

Les propriétaires, les acheteurs et les créanciers hypothécaires d’une partie privative ont le droit de demander l’accès aux dossiers de leur association condominiale ou d’obtenir des exemplaires de ceux-ci. Ils peuvent demander l’accès à ces dossiers ou en obtenir des exemplaires en utilisant le formulaire obligatoire Demande de dossiers. 

Note : Un acquéreur est quelqu’un qui a conclu une convention de vente d’une partie privative, mais qui ne possède pas encore la propriété parce que le titre n’a pas encore cédé à l’acquéreur.

Les associations condominiales doivent répondre à la demande dans un délai de 30 jours en utilisant le formulaire obligatoire Réponse du conseil à la demande de dossiers.  

Bien que les propriétaires, les acheteurs et les créanciers hypothécaires aient généralement le droit d’accéder aux dossiers de l’association condominiale, il existe certains types de dossiers (décrits au paragraphe 55(4) de la Loi sur les condominiums) auxquels ils n’ont pas accès.  

Voici quelques exemples de problèmes fréquents liés aux dossiers : 

• Vous avez présenté une demande de dossiers et votre association condominiale n’a pas répondu. 

• Votre association condominiale a refusé de vous fournir un dossier auquel vous pensez avoir droit.   
• Vous n’êtes pas d’accord avec les droits que l’association demande. 
• Vous pensez que les dossiers de l’association ne sont pas suffisants.  
• Vous pensez que l’association condominiale ne conserve pas certains dossiers ou ne les conserve pas assez longtemps.  

L’article 55 de la Loi sur les condominiums établit les obligations légales des associations condominiales en matière de gestion de dossiers. En général, les associations condominiales doivent conserver certains dossiers et les mettre à la disposition des propriétaires, des créanciers hypothécaires et des acheteurs sur demande. 

Les dossiers doivent être conservés 

En vertu du paragraphe 55(1) de la Loi sur les condominiums, toutes les associations condominiales doivent conserver des dossiers suffisants. La Loi sur les condominiums et le Règl. de l’Ont. 48/01 établissent également les types de dossiers que toutes les associations condominiales doivent conserver. 

Une association condominiale peut également conserver des dossiers supplémentaires pour répondre aux besoins de la communauté condominiale. Si une association condominiale décide de conserver des dossiers supplémentaires, elle peut inclure une exigence de conservation de ces dossiers dans ses règlements administratifs.  

Les propriétaires, les acheteurs et les créanciers hypothécaires ont le droit de demander l’accès aux dossiers conservés par leur association condominiale ou d’obtenir des exemplaires de ceux-ci. 

Pour voir une liste complète des types de dossiers à conserver, consultez le paragraphe 55(1) de la Loi sur les condominiums et le paragraphe 13.1(1) du Règl. de l’Ont. 48/01.  

Cherchez-vous des renseignements, mais vous n’êtes pas certain(e) des dossiers auxquels vous avez droit? Consultez notre Guide sur les dossiers des associations condominiales en cliquant ici.   

Dossiers essentiels et dossiers non essentiels 

En vertu du Règl. de l’Ont. 48/01, certains dossiers que les associations condominiales doivent conserver sont classés comme des dossiers essentiels.  

Voici une liste complète des dossiers essentiels : 

• Un exemplaire de la déclaration, des règlements administratifs et des règles de l’association condominiale 
• Les procès-verbaux des réunions des propriétaires et du conseil d’administration tenues dans les 12 mois précédant la réception d’une demande de dossiers ou d’une réponse du demandeur par l’association 
• Toute convention d’utilisation en commun (voir l’article 113 ou le paragraphe 154(5) de la Loi) conclue par l’association ou en son nom 
• Le budget de l’exercice en cours de l’association et toutes les modifications (le cas échéant) 

• Les états financiers les plus récents approuvés par le conseil d’administration en vertu du paragraphe 66(3) de la Loi 
• Le plus récent rapport du vérificateur présenté au comité de vérification ou au conseil d’administration en vertu du paragraphe 67(6) de la Loi 
• Le plan actuel proposé par le conseil d’administration en vertu du paragraphe 94(8) de la Loi pour le financement futur du fonds de réserve 
• Le registre des propriétaires et des créanciers hypothécaires et le résumé des parties privatives louées que l’association doit conserver en vertu du paragraphe 46.1(3) ou 83(3) de la Loi 
• Tous les certificats de renseignements périodiques que l’association a délivrés aux propriétaires au cours de la période de 12 mois précédant la réception d’une demande de dossiers ou d’une réponse du demandeur 

• Tout autre dossier qu’un règlement administratif de l’association précise comme étant un dossier essentiel 

Tous les autres dossiers sont des dossiers non essentiels.  

Quelle est la différence entre les dossiers essentiels et non essentiels?  

Les propriétaires, les acheteurs et les créanciers hypothécaires ont le droit d’accéder aux dossiers essentiels et non essentiels ou de demander des exemplaires de ceux-ci.  

Il n’y a que deux différences entre les dossiers essentiels et non essentiels : 

1. Le montant que les associations condominiales peuvent facturer pour fournir l’accès aux dossiers ou des exemplaires de ceux-ci 
   1. Il y a plus de restrictions sur les coûts que les associations condominiales peuvent facturer pour les dossiers essentiels.  
2. Le délai pour fournir l’accès aux dossiers ou des exemplaires de ceux-ci après que le demandeur a payé les droits (le cas échéant) 
   1. Les dossiers essentiels doivent être fournis au demandeur dans les sept jours suivant la réception des droits, tandis que les dossiers non essentiels doivent être fournis dans les 30 jours.  

Pour plus de renseignements, veuillez consulter les rubriques Droits et Délivrer des dossiers ou donner accès aux dossiers ci-dessous.  

Cherchez-vous plus de renseignements sur la procédure à suivre pour demander l’accès aux dossiers ou des exemplaires de ceux-ci? Consultez notre guide étape par étape relatif aux demandes de dossiers essentiels et aux demandes de dossiers non essentiels.  

Période de conservation 

Les associations condominiales doivent conserver chaque type de dossier pendant une durée déterminée. La durée pendant laquelle un dossier doit être conservé est appelée période de conservation du dossier.  

La Loi sur les condominiums et le Règl. de l’Ont. 48/01 établissent les périodes de conservation des différents types de dossiers que les associations doivent conserver. Par exemple, en vertu du paragraphe 55(2) de la Loi sur les condominiums, les dossiers financiers doivent être conservés pendant six ans. 

Pour plus de renseignements sur la durée de conservation des dossiers, vous pouvez consulter le paragraphe 55(2) de la Loi sur les condominiums et le paragraphe 13.1(2) du Règl. de l’Ont. 48/01 ou notre Guide sur les dossiers des associations condominiales en cliquant ici.  

Méthode de conservation 

Les dossiers sous forme imprimée doivent être conservés comme suit : 

• sur la propriété de l’association condominiale; 
• à un autre endroit approprié; 
• au bureau du gestionnaire de condominiums ou du fournisseur de services de gestion de condominiums, à condition que l’endroit soit raisonnablement proche de l’association condominiale. 

Les dossiers sous forme électronique doivent être conservés comme suit : 

• dans un système capable de reproduire les dossiers ou les renseignements contenus dans ceux-ci dans un délai raisonnable; 
• avec un mot de passe ou une autre méthode de protection contre l’accès non autorisé; 
• d’une manière qui sauvegarde automatiquement les fichiers et qui permet de les récupérer ou qui les protège autrement contre la perte, les dommages ou l’inaccessibilité.  

Bien qu’il s’agisse d’une pratique exemplaire et que cela permette d’économiser du temps et des efforts au moment de demander des dossiers, les associations condominiales ne sont pas tenues de conserver leurs dossiers sous forme électronique.  

Ces exigences sont énoncées à l’article 13.2 du Règl. de l’Ont. 48/01. 

Accès aux dossiers 

En vertu du paragraphe 55(3) de la Loi sur les condominiums, les propriétaires, les acheteurs et les créanciers hypothécaires d’une partie privative ont le droit de demander l’accès aux dossiers de leur association condominiale ou d’obtenir des exemplaires de ceux-ci.  

Les propriétaires, les acheteurs et les créanciers hypothécaires peuvent demander l’accès à ces dossiers ou en obtenir des exemplaires en utilisant le formulaire obligatoire Demande de dossiers. 

Cependant, le paragraphe 55(4) de la Loi sur les condominiums précise que les propriétaires, les acheteurs et les créanciers hypothécaires n’ont pas le droit d’accéder aux dossiers (ou aux parties d’un dossier) qui contiennent : 

• les renseignements personnels des employés de l’association condominiale (à l’exception de leurs contrats de travail); 
• les dossiers relatifs à des actions en justice en cours ou anticipés, y compris des litiges ou des enquêtes en matière d’assurance; 
• les renseignements personnels sur des parties privatives ou des propriétaires particuliers. 
• des renseignements permettant d’identifier des parties privatives ou des propriétaires précis dans un avis juridique ou un rapport juridique concernant des parties privatives ou des propriétaires précis, y compris toute communication se rapportant à ces dossiers;
• des renseignements permettant d’identifier comment les propriétaires ou les créanciers hypothécaires de parties privatives ont accepté de communiquer avec leur association condominiale par voie électronique;
• toute partie d’un bulletin de vote ou d’un formulaire de procuration permettant d’identifier des parties privatives ou des propriétaires précis, sauf si cela est autorisé par un règlement administratif de l’association condominiale.

Remarque : Le paragraphe 55 (4) de la Loi sur les condominiums n’interdit pas à une association condominiale de fournir un dossier ou une partie d’un dossier (y compris ce qui est mentionné ci-dessus), si :

• des renseignements personnels ou identificatoires contenus dans le dossier se rapportent à la personne demandant le dossier ou à une partie privative dont la personne demandant le dossier est le propriétaire ou le créancier hypothécaire;
• des renseignements se rapportent à un administrateur ou un dirigeant de l’association condominiale agissant à titre d’administrateur ou de dirigeant.

Pour plus de renseignements sur la procédure à suivre pour demander l’accès aux dossiers ou des exemplaires de ceux-ci, consultez notre Guide étape par étape relatif aux demandes de dossiers essentiels et aux demandes de dossiers non essentiels. 

Réponse à une demande 

Après la réception d’une demande de dossiers, les associations condominiales disposent de 30 jours pour y répondre. Elles doivent utiliser le formulaire Réponse du conseil à la demande de dossiers pour fournir leur réponse, qui doit comprendre les éléments suivants : 

• Une description de chaque dossier demandé 
• Une indication pour savoir s’il s’agit d’un dossier essentiel de l’association condominiale 
• Une indication pour savoir si l’association condominiale fournira au demandeur l’accès à chaque dossier demandé ou des exemplaires de celui-ci 
• Si le demandeur est autorisé à accéder à un dossier, les droits que l’association lui facturera pour fournir l’accès à chaque dossier ou en faire des exemplaires  

• Si l’association condominiale refuse de fournir l’accès à un dossier ou des exemplaires de celui-ci, une indication de la disposition particulière de la Loi sur laquelle l’association se fonde pour justifier son refus 
• Un endroit où le dossier peut être consulté si aucun exemplaire n’a été demandé 

Droits 

Les associations condominiales sont également autorisées à facturer des droits pour fournir les dossiers demandés.  

Si la demande portait sur des dossiers essentiels :  

• Les associations condominiales ne peuvent faire payer aux demandeurs que des droits limités pour l’accès aux dossiers essentiels ou pour des exemplaires de ceux-ci. 
• Si un demandeur demande un exemplaire papier d’un dossier essentiel, l’association condominiale ne peut facturer qu’un maximum de 0,20 $ par page. 
• Si un demandeur demande un exemplaire électronique d’un dossier essentiel, mais que l’association condominiale ne conserve pas ce dossier sous forme électronique, celle-ci peut fournir un exemplaire papier de ce dossier, mais elle doit le faire gratuitement. Cela signifie qu’elle ne peut facturer aucun coût, même pour l’impression et les photocopies.
  

Si la demande concerne des dossiers non essentiels :  

• Les associations condominiales peuvent exiger des droits pour accéder aux dossiers demandés. Ces droits doivent être raisonnables par rapport au coût de la main-d’œuvre et au processus de photocopie et d’impression (0,20 $ par page au maximum), y compris les frais de livraison que l’association condominiale s’attend à assumer lorsqu’elle fournit les dossiers dans le format demandé.  
• Remarque : Si un demandeur demande un exemplaire électronique d’un dossier, mais que l’association condominiale ne conserve pas ce dossier sous forme électronique, celle-ci peut fournir un exemplaire papier de ce dossier et facturer les coûts qu’elle engage. 

Ces montants sont énoncés à l’article 13.3 du Règl. de l’Ont. 48/01.  

Délivrer des dossiers ou donner accès à ceux-ci 

À la réception du paiement des droits pour les dossiers, les associations condominiales doivent fournir les dossiers au demandeur. Les associations condominiales doivent fournir les dossiers : 

• dans les sept jours s’il s’agit de dossiers essentiels; 
• dans les 30 jours s’il s’agit de dossiers non essentiels.  

Les délais pour délivrer les dossiers demandés ou pour donner l’accès à ceux-ci sont indiqués aux articles 13.6 et 13.7 du Règl. de l’Ont. 48/01. 

Désistement 

Si votre association condominiale a répondu à votre demande de dossiers, vous avez 60 jours pour effectuer l’une des tâches ci-dessous : 

• Renvoyer la réponse et payer les droits pour les dossiers; 
• Déposer une demande auprès du TASC pour résoudre tout différend concernant la réponse de l’association condominiale à votre demande.  

Si vous n’effectuez pas l’une de ces tâches dans les 60 jours, votre demande sera considérée comme abandonnée.  

Si l’association condominiale n’a pas répondu à votre demande, vous pouvez déposer une demande auprès du TASC dans les six mois suivant la date à laquelle vous avez présenté votre demande de dossiers. Si vous ne déposez pas de demande auprès du TASC dans les six mois, celle-ci sera considérée comme abandonnée.  

Remarque : Il se peut que le TASC ne soit pas en mesure d’accepter une demande relative à une demande de dossiers abandonnée. Il est donc important que vous agissiez rapidement dès que vous recevez une réponse.  

Documents qui accompagnent la demande 

Lorsqu’une association condominiale fournit des dossiers au demandeur, ceux-ci doivent être accompagnés d’un document écrit qui précise : 

• Si le conseil a caviardé ou a enlevé des parties du dossier et, le cas échéant, la raison; 
• Le coût réel engagé pour fournir l’accès ou des exemplaires. 

Si le coût réel de production ou de remise du dossier était inférieur au montant payé par le demandeur, l’association condominiale doit lui rembourser la différence. 

Si le coût réel est supérieur au montant payé par le demandeur, celui-ci doit donc payer à l’association condominiale le moindre des montants ci-dessous : 

• La différence 
• 10 % du coût total dont l’association engage 
• 10 % des frais payés 

Par exemple, si le demandeur a payé 50 $ et que les frais totaux engagés par l’association sont de 60 $, le propriétaire devra payer 5 $ à l’association condominiale (soit 10 % des frais de 50 $ qu’il a payés). 

Avez-vous une question? 

Si vous avez des questions sur les renseignements que vous avez lus, veuillez communiquer avec nous. Notre équipe se tient à votre disposition pour répondre à toutes vos questions.