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Dossiers

Bienvenue aux étapes guidées de l’OOSC pour régler les différends communs. L’OOSC offre de l’information, des outils et des modèles sur ces pages afin d’aider les communautés condominiales à mieux comprendre les différends et à collaborer dans le but de les régler avant qu’ils dégénèrent en conflits. Dans les situations où les communautés condominiales sont incapables de régler leurs différends par la collaboration, l’OOSC offre également de l’information sur les prochaines étapes à suivre, y compris intenter une poursuite devant le Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums (TASC). Le TASC est un tribunal en ligne consacré à la résolution des différends au moyen de son processus de résolution des différends à trois étapes.

Si vous avez des questions au sujet des renseignements sur les étapes guidées de l’OOSC pour régler les différends communs, veuillez communiquer directement avec nous.

Dossiers

En votre qualité de propriétaire de condominium, vous avez le droit de consulter certains dossiers sur la gestion de votre association condominiale. Il en est de même pour les acheteurs éventuels et les agents. Les administrateurs de condominiums doivent conserver certains dossiers durant un délai raisonnable prescrit.

À partir du 1er novembre 2017, il y a un nouveau formulaire obligatoire à utiliser afin de demander l’accès aux dossiers (ou à des exemplaires) de l’association condominiale. Vous pouvez utiliser ce formulaire pour obtenir des exemplaires des dossiers ainsi que pour indiquer si vous préférez les obtenir sous forme électronique ou papier.​

La Loi de 1998 sur les condominiums vous accorde le droit de consulter les documents suivants :

  • Les dossiers financiers de votre association
  • Le registre des procès-verbaux des réunions des propriétaires et des réunions du conseil d’administration
  • La déclaration, les règlements administratifs et les règles de votre association
  • Un exemplaire de tout retour ou avis que l’association a déposé auprès de l’OOSC
  • Toutes les listes, tous les articles, les dossiers et les autres documents associés à la réunion de l’association qui portait sur le transfert des pouvoirs
  • La liste des noms des propriétaires de chacune des parties privatives de l’association et de leurs adresses
  • Le budget du premier exercice financier
  • Toutes les études sur le fonds de réserve et tous les plans pour l’augmenter
  • Toutes les ententes conclues par l’association ou faites en son nom
  • Tous les documents qui nécessitent une procuration ou un vote pour une réunion des propriétaires qui sont soumis à la réunion et
  • Tout autre dossier comme stipulé dans les règles ou les règlements administratifs de votre association

Des changements récents au Règlement de l’Ontario 48/01 ont élargi l’accès aux types de dossiers pour les propriétaires, les acheteurs et les créanciers hypothécaires.

Exemples de problèmes fréquents liés aux dossiers :

Être incapable d’avoir accès à un dossier
Trouver inacceptable les droits de consultation des dossiers facturés par l’association condominiale

Le paragraphe 55 (1) de la Loi de 1998 sur les condominiums de l’Ontario (la Loi) établit les obligations de base des associations condominiales en matière de gestion de dossiers. La Loi stipule que certains dossiers doivent être conservés et mis à la disposition des propriétaires et des acheteurs.

Dossiers à conserver

Les associations condominiales doivent conserver certains types de dossiers. Vous trouverez les types de dossiers à conserver dans l’article 55 (1) de la Loi et à l’article 13.1 du Règlement de l’Ontario 48/01.

De récentes modifications à l’article 13.1 ont ajouté plusieurs autres types de dossiers à conserver, en plus de ceux visés par la Loi.

Nous vous conseillons de lire les règlements administratifs de votre association. Les règlements administratifs de votre association condominiale peuvent contenir des dossiers supplémentaires que le conseil a choisi de garder et de mettre à la disposition des propriétaires de condominium.

Période de conservation

Les associations condominiales doivent conserver (garder) certains dossiers pendant un certain temps. Il y a différentes exigences selon les nombreux types de dossiers. Par exemple, en vertu de l’article 55 (2) de la Loi, les dossiers financiers doivent être conservés pendant six ans.

Pour plus d’information au sujet de la période pendant laquelle les dossiers doivent être conservés, reportez-vous à l’article 55 (2) de la Loi et à l’article 13.1 (2) du Règlement de l’Ontario 48/01.

Méthode de conservation

L’article 13.2 du Règlement de l’Ontario 48/01 établit les exigences pour l’entreposage des dossiers.

Accès aux dossiers

En vertu de l’article 55 (3) de la Loi, les associations condominiales doivent permettre aux propriétaires, aux acheteurs et aux créanciers hypothécaires d’une partie privative d’avoir accès aux dossiers de l’association ou d’en obtenir des exemplaires.

Cependant, ni les propriétaires, ni les acheteurs et ni les créanciers hypothécaires ne sont autorisés à consulter les dossiers suivants :

  • dossiers où figurent des renseignements personnels sur les employés de l’association condominiale
  • dossiers se rapportant aux litiges en cours ou aux enquêtes en matière d’assurance ou
  • dossiers comportant des renseignements personnels sur des parties privatives ou sur des propriétaires précis

En vertu de l’article 55 (3) de la loi, l’association condominiale est tenue de fournir sur demande des exemplaires des dossiers aux propriétaires, aux acheteurs et aux créanciers hypothécaires. À partir du 1er novembre 2017, il y a un nouveau formulaire qui devra être utilisé pour faire une demande de dossiers.

Réponse à une demande

Après réception d’une demande d’accès aux dossiers, l’association condominiale dispose de 30 jours pour y répondre. Les associations condominiales sont tenues d’utiliser le formulaire Réponse du conseil à la demande dossiers lors de l’envoie de leur réponse. Ce formulaire/réponse doit inclure :

  • Une description de chaque dossier demandé
  • Une indication qu’il s’agit d’un dossier-cadre de l’association
  • Une décision à savoir si le demandeur aura accès à chaque dossier demandé ou à un exemplaire de celui-ci
  • Si le demandeur n’est pas autorisé à consulter un dossier, la disposition spécifique de la Loi qui, selon l’association, lui donne le droit d’en refuser l’accès
  • L’endroit où le demandeur peut accéder au dossier, si aucun exemplaire n’a été demandé

Cette réponse sera surtout utile si vous pensez que l’on vous a injustement refusé l’accès à des dossiers.

Frais

Les associations condominiales ont aussi le droit d’exiger des frais pour reproduire tout dossier demandé. En vertu de l’article 13.3 (8) du Règlement de l’Ontario 48/01, les frais demandés doivent être raisonnables et le conseil ne peut facturer plus de 0,20 $ par page pour toute photocopie qui pourrait être nécessaire.

Si le dossier demandé est un dossier essentiel, l’association condominiale ne peut pas exiger de frais, sauf 0,20 $ par page pour l’imprimer ou le photocopier.

Désistement

Si l’association condominiale a répondu à la demande, vous disposez de 60 jours pour renvoyer la réponse et pour payer les frais. À défaut de respecter ce délai, la demande sera réputée abandonnée.

Si l’association condominiale n’a pas répondu à la demande, cette demande est réputée abandonnée si vous n’avez pas déposé de plainte auprès du TASC dans un délai de six mois.

Document qui accompagne la demande

Les dossiers fournis par l’association condominiale doivent être accompagnés d’un document écrit faisant état de ce qui suit :

  • Si le conseil a effacé ou a enlevé des parties du dossier et, le cas échéant, la raison
  • Les coûts réels qui ont été engagés pour fournir l’accès ou les exemplaires.

Si le coût réel était inférieur au montant payé par le demandeur, l’association condominiale devrait rembourser la différence au demandeur.

Si le coût réel est supérieur aux frais payés par le demandeur, le demandeur devrait donc payer l’association condominial le moindre de :

  • La différence
  • 10% du coût total dont l’association engage; où
  • 10% du frais payé

Par exemple, si le demandeur dépense 50$ et le coût total engagé par l’association est de 60$, le propriétaire devrait payer l’association condominale 5$ (c.-à-d. 10% du 50$ qu’ils ont payés)

Nous vous recommandons fortement de prendre toutes les mesures dans l’ordre (le cas échéant) avant de déposer une plainte auprès du Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums.

1. Comprendre vos droits et obligations

La Loi explique vos droits en matière de consultation de dossiers. Il est également possible que votre association condominiale ait adopté un règlement administratif sur la consultation des dossiers. Consultez la tab « Législation, règlement administratif et règles » ainsi que les liens connexes pour en  apprendre plus.

Si vous l’avez déjà lue, passez à l’étape 2.

2. Communiquer par écrit

Que se passe-t-il si je désire avoir accès aux dossiers ou à des exemplaires?

La première étape consiste à envoyer une demande d’accès à des dossiers ou à des exemplaires de ceux-ci à votre association condominiale. Vous devez utiliser le nouveau formulaire obligatoire pour faire une demande.

Vous pouvez envoyer votre demande à votre association condominiale par :

  • courrier
  • service de messagerie
  • en la déposant dans la boîte aux lettres ou
  • Par télécopieur ou par courriel, si votre association condominiale peut recevoir votre demande de cette façon

Si vous envoyez le formulaire par courrier, par service de messagerie ou en le déposant dans la boîte aux lettres, vous devez l’envoyer à l’adresse de service de l’association, du gestionnaire ou du fournisseur de services de gestion de l’association.

Votre association condominiale dispose de 30 jours pour répondre à votre demande.

Assurez-vous de conserver un exemplaire de votre lettre et de noter la date et l’heure auxquelles vous l’avez remise ou transmise. Si vous la transmettez par courriel, gardez un exemplaire de votre message.

Il est important de noter que des frais sont parfois exigés pour obtenir ou consulter des dossiers.

Que se passe-t-il si j’ai des préoccupations au sujet de la réponse que j’ai reçue?

Si l’association condominiale vous a donné une réponse et que vous avez des préoccupations, vous voudrez peut-être passer à l’étape 3.

Que se passe-t-il si mon association condominiale ne m’a pas donné de réponse?

Si vous n’avez pas reçu de réponse dans un délai de 30 jours, passez à l’étape 3.

3. Assurer le suivi auprès de votre association condominiale

La prochaine étape est de faire un suivi auprès de votre association condominiale ou de votre gestionnaire.

Il peut y avoir des délais pour l’obtention des dossiers que vous avez demandés s’ils contiennent des renseignements personnels qui ne peuvent être divulgués. Si c’est le cas, votre association condominiale devra examiner et censurer les dossiers pour protéger ces renseignements. Elle peut également prendre du temps pour les compiler, surtout s’ils sont anciens, s’ils sont conservés ailleurs ou si vous avez demandé des dossiers qui n’ont pas encore été reçus.

Au cours du suivi auprès de votre association, celle-ci devrait pouvoir préciser vers quelle date vous recevrez les dossiers que vous avez demandés.

Que faire si les outils d’autoassistance ne permettent pas de résoudre mes problèmes?

Si vous avez suivi les étapes et que vous avez encore des préoccupations, vous pouvez déposer une plainte auprès du Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums.​

Déposer une plainte auprès du Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums (TASC)

Depuis le 1er novembre, quiconque ayant un différend au sujet d’un dossier d’une association condominiale en Ontario peut déposer une plainte auprès du TASC. Les différends au sujet d’un dossier sont couverts en vertu de l’article 55 de la Loi de 1998 sur les condominiums.

Veuillez noter que si le différend est lié à une demande de dossiers, vous pouvez seulement déposer une plainte auprès du TASC si vous avez fait votre demande le ou après le 1er novembre 2017. Si votre demande a été faite avant le 1er novembre 2017, vous ne pouvez pas déposer de plainte auprès du TASC.

Si vous désirez faire une nouvelle demande de dossiers, vous devez utiliser le nouveau formulaire obligatoire. Votre association condominiale dispose de 30 jours pour répondre à de telles demandes.

Votre différend au sujet des dossiers doit avoir eu lieu au cours des deux dernières années pour pouvoir déposer une plainte auprès du TASC. Par exemple, vous ne pouvez pas déposer de plainte pour un dossier si votre différend a eu lieu en 2014.

Le TASC peut refuser votre plainte pour les raisons suivantes :

  • Il ne s’agit pas d’un problème de dossier
  • Si votre demande a été faite avant le 1er novembre 2017
  • Le différend date de plus de deux ans

INFORMATIONS IMPORTANTES

  • Avant de déposer votre plainte auprès du TASC, nous vous encourageons fortement à lire toutes les informations sur les problèmes relatifs aux dossiers accessibles sur le site Web du TASC, en prêtant une attention particulière à l’étape no 2 – Considérations juridiques. Veuillez noter que ces informations ne constituent pas un avis juridique. Nous vous encourageons donc à consulter un avocat ou un parajuriste si vous souhaitez obtenir un avis juridique.
  • Nous vous encourageons aussi fortement à consulter notre Liste de vérification de l’utilisateur : Dépôt d’une requête de dossiers auprès du TASC et à consulter le Processus du TASC avant de déposer votre requête.
  • Si vous êtes administrateur ou gestionnaire d’un condominium, veuillez examiner cette information importante au sujet de la déposition d’une plainte ou si vous désirez vous joindre à une poursuite.

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