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Réunions

Bienvenue aux étapes guidées de l’Office ontarien du secteur des condominiums (OOSC) pour régler les différends communs. L’OOSC offre de l’information, des outils et des modèles sur ces pages afin d’aider les communautés condominiales à mieux comprendre les différends et à collaborer dans le but de les régler avant qu’ils dégénèrent en conflits. Dans les situations où les communautés condominiales sont incapables de régler leurs différends par la collaboration, l’OOSC offre également de l’information sur les prochaines étapes à suivre.

Si vous avez des questions au sujet des renseignements sur les étapes guidées de l’OOSC pour régler les différends communs, veuillez communiquer directement avec nous.

Réunions

Les condominiums tiennent différents types de réunions pour différentes raisons. Par exemple, le conseil d’administration du condominium se réunit régulièrement pour discuter des affaires du condominium et prendre des décisions touchant la communauté. Les condominiums peuvent également organiser des réunions d’information périodiques auxquelles ils invitent tous les propriétaires et les résidents afin de discuter d’un problème récent dans la communauté ou encore de fournir une mise à jour quant aux changements à venir.

Apprenez-en plus sur les réunions et les votes.

Certains problèmes peuvent être soulevés lors des réunions, plus particulièrement lorsque certains sujets sont soumis au vote ou que des affaires sont gérées, car les participants pourraient être en désaccord avec la façon dont la réunion est menée ou avec les décisions qui sont prises.

Voici quelques exemples de problèmes communs liés aux réunions :

  • Les propriétaires ont le sentiment d’être exclus du processus de prise de décisions
  • Un nombre insuffisant de propriétaires participent et le quorum n’est pas atteint
  • Un propriétaire souhaite faire ajouter un sujet particulier à l’ordre du jour, mais le conseil refuse
  • Des problèmes surviennent relativement aux formulaires de procuration et à ceux qui votent au nom de propriétaires qui ne sont pas présents
En cas de problème lié aux réunions dans votre communauté condominiale, il pourrait être utile, de prime abord, de passer en revue les règlements administratifs de votre condominium. En vertu de l’article 56 de la Loi de 1998 sur les condominiums (la « Loi »), le conseil d’une association condominiale peut adopter des règlements administratifs qui régissent les réunions des propriétaires et du conseil.

Chaque type de réunion s’assortit également de règles parfois très complexes. Par exemple, il existe différentes exigences en matière de préavis, des règles concernant le quorum et des règles relatives aux droits de vote selon le type de réunion en question. Pour connaître les détails, veuillez vous reporter à la Loi.

Apprenez-en plus sur les réunions et les votes.

Souvent, les condominiums en copropriété ont des règlements administratifs ou des règles qui :

  • Interdisent le bruit à certains moments
  • Interdisent certaines activités à certains moments et (ou)
  • Interdisent de porter atteinte à la capacité d’un voisin de profiter de sa propriété

En plus de vos règlements administratifs ou règles, l’article 117 de la Loi de 1998 sur les condominiums (la « Loi ») interdit à toute personne, dans une partie privative ou dans les parties communes, de tolérer une situation ou d’exercer une activité susceptible d’endommager la propriété ou de causer des blessures.

La liste qui suit est destinée à fournir un guide général quant à l’emplacement des informations pertinentes sur les réunions dans le texte de la Loi, sans se vouloir exhaustive :

  • L’article 45, à compter du 1er novembre 2017, énoncera également la marche à suivre pour convoquer une réunion
  • L’article 46 porte sur les réunions demandées par les propriétaires, soit les réunions tenues à la suite d’une demande des propriétaires
  • L’article 47 énonce les exigences relatives aux avis de réunions
  • L’article 48 traite du droit de vote des créanciers
  • L’article 49 stipule qu’un propriétaire n’est pas autorisé à voter lors d’une réunion si le paiement de ses frais de parties communes est en retard de 30 jours ou plus
  • L’article 50 stipule que le quorum d’une réunion des propriétaires correspond à 25 pour cent, à moins que le condominim ne dispose d’un règlement administratif qui élève cette proportion à 33,3 pour cent
    • L’article 50 sera modifié le 1er novembre 2017, auquel moment les nouvelles règles relatives au quorum entreront en vigueur
  • L’article 51 traite des droits de vote
  • Les paragraphes 51 (6), (7) et (8) traitent du vote en faveur de la destitution de membres du conseil
  • L’article 52 traite du processus de vote
    • L’article 52 sera modifié le 1er novembre 2017 de manière à permettre le vote par téléphone ou par d’autres moyens électroniques autorisés par les règlements administratifs
  • Les paragraphes 52 (3), (4), (5), (6) et (7) traitent du vote par procuration.
    • Le paragraphe 52 (6) sera abrogé le 1er novembre 2017 et les procurations seront requises sur le nouveau formulaire prescrit. Ce formulaire n’est pas encore disponible, mais nous vous fournirons le lien correspondant aussitôt qu’il le sera
  • L’article 53 stipule que les questions ou les sujets doivent être déterminés en fonction d’une majorité simple des membres votants présents

La Loi et les règlements administratifs de votre condominium contiennent beaucoup d’informations sur la manière dont les réunions doivent être convoquées et sur les droits de vote. Cependant, ils fournissent peu de détails sur la façon dont les réunions doivent être menées. De nombreux problèmes peuvent survenir relativement à la tenue des réunions. Les propriétaires ont souvent le sentiment de n’être pas suffisamment écoutés, ou de manquer de temps pour discuter de la question avant la tenue du vote. De tels sujets, bien qu’ils ne soient pas couverts par la Loi, peuvent être abordés dans les règlements administratifs de votre condominium. De telles questions ou préoccupations devraient être portées à l’attention de votre conseil ou de votre gestionnaire de condominiums.

Il convient de noter que les modifications décrites dans la liste ci-dessus ne font pas actuellement partie de la Loi. À l’entrée en vigueur de ces modifications, cette interdiction s’appliquera à toutes les associations condominiales.

En vertu de l’article 119 de la Loi, tous les administrateurs, dirigeants et employés d’une association, les déclarants, les bailleurs d’associations condominiales de propriété à bail, les propriétaires et les résidents sont tenus de se conformer à la Loi, à la déclaration, aux règlements administratifs et aux règles. Si l’une ou l’autre de ces personnes agit de manière non conforme, des poursuites pourraient être engagées à son endroit.

Nous vous recommandons de prendre les mesures indiquées dans l’ordre (le cas échéant) jusqu’à la résolution de votre problème.

1. Prendre connaissance de la manière dont les réunions sont convoquées et menées

La Loi contient plusieurs sections qui fournissent de nombreux détails sur les réunions. Votre condominium peut également disposer de règlements administratifs portant sur les réunions. Il pourrait vous être utile d’examiner la Loi et vos règlements administratifs pour voir si votre problème y est abordé. Reportez-vous à la page consacrée à la loi, aux règlements administratifs et aux règles pour en savoir plus.

Si vous avez déjà lu ces informations, passez à l’étape 2.

2. Porter vos questions ou vos à l’attention de votre conseil ou de votre gestionnaire de condominiums

Votre prochaine étape consiste à porter toute question ou préoccupation à l’attention de votre conseil ou de votre gestionnaire de condominiums. Si vous avez une question sur la façon dont votre condominium gère les réunions, y compris l’envoi d’avis, le quorum, la gestion des procurations ou encore le déroulement des réunions, votre conseil ou gestionnaire de condominiums peut fort probablement vous fournir une réponse. Si vous vous inquiétez du fait que les propriétaires ne disposent pas d’une occasion suffisante de faire connaître leur opinion ou de discuter d’une question donnée avant un vote, il est important d’en parler avec votre conseil ou votre gestionnaire de condominiums. Ils pourront peut-être changer la manière dont les réunions sont menées, de façon à donner plus de place aux commentaires des propriétaires.

Si votre problème n’est pas résolu en informant votre association condominiale, passez à l’étape 3.

3. Assurer le suivi par écrit

Si vous avez déjà parlé de votre problème au gestionnaire ou au conseil, vous voudrez peut-être effectuer un suivi par écrit auprès de votre conseil. Vous devez conserver un exemplaire de la lettre ou du courriel envoyé et noter le jour de l’envoi pour référence future.

Vous pouvez utiliser le modèle de courriel ou de lettre qui se trouve sur la page des ressources pour communiquer avec votre gestionnaire de condominium ou votre conseil.

Besoin d’aide supplémentaire?

La médiation et l’arbitrage constituent des moyens efficaces de régler les différends lorsque les parties sont incapables de parvenir à une résolution par elles-mêmes. On les utilise couramment pour résoudre les différends plus difficiles qui surviennent dans les condominiums. On désigne parfois la médiation et l’arbitrage sous le nom de « mode alternatif de résolution de différends » (ARD).

En vertu du paragraphe 132 (4) de la Loi de 1998 sur les condominiums, toutes les associations condominiales de la province sont réputées avoir une disposition dans leur déclaration qui stipule que les différends concernant la déclaration, les règlements administratifs ou les règles doivent être portés en médiation ou en arbitrage. Votre association condominiale peut également avoir un règlement administratif qui établit la procédure à suivre en cas de différend.

Si l’on vous demande de participer à une séance de médiation ou d’arbitrage, vous serez probablement légalement tenu de le faire.

Si vous voulez essayer la médiation ou l’arbitrage pour un problème non résolu, vous devrez trouver un médiateur ou un arbitre qui pourra vous aider. Vous pouvez trouver ce spécialiste en ligne ou encore par l’intermédiaire d’organismes qui fournissent des services de RAD, comme l’ADR Institute of Ontario.

Médiation

La médiation est un processus par lequel une personne neutre tente d’amener les parties à une solution mutuellement acceptable. La médiation est l’approche privilégiée, car elle est souvent moins coûteuse et elle permet aux parties de collaborer pour trouver une solution qui convient à tous.

Arbitrage

L’arbitrage exécutoire est l’étape suivante lorsque la médiation échoue. Dans le cadre de ce processus, un arbitre (ou un groupe d’arbitres) tient une audience et rend une décision quant aux questions en litige. Les personnes touchées par le différend présentent leurs preuves lors de l’audience, après quoi l’arbitre rend une décision exécutoire. Dans certains cas, les décisions d’arbitrage peuvent être portées en appel.

Autres recours judiciaires

Si vous envisagez une action en justice contre un voisin ou votre association condominiale, vous voudrez peut-être d’abord vous adresser à un avocat ou un technicien juridique. On recommande d’essayer la médiation et (ou) l’arbitrage avant de porter un différend devant un tribunal.