Des problèmes peuvent parfois survenir à l’occasion des réunions, car il arrive que les propriétaires ne soient pas d’accord avec la façon dont la réunion se déroule ou la manière dont les décisions sont prises.  

Voici des exemples de problèmes communs liés aux réunions :  

• Les propriétaires ont l’impression d’avoir été tenus à l’écart d’un processus décisionnel.  
• Un propriétaire veut qu’on ajoute un point à l’ordre du jour, mais le conseil d’administration refuse.  
• Des problèmes liés aux formulaires de procuration ou à la sollicitation de procurations, ou aux formulaires de procuration non validés au bureau d’inscription parce qu’ils n’ont pas été remplis correctement.  
• Problèmes liés à la procédure de vote.   

Une question?

Si vous avez une question sur les renseignements que vous avez lus, veuillez communiquer avec nous. Notre équipe est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions.

En vertu de l’article 56 de la Loi sur les condos, les associations condominiales peuvent adopter des règlements administratifs visant à :

• régir la conduite des propriétaires et des administrateurs lors des réunions;
• déterminer qui peut ou ne peut pas assister aux réunions du conseil d’administration et aux assemblées des propriétaires, et la manière d’y assister;
• régir la procédure de vote et les méthodes permises pour la tenue d’un vote;
• avoir une incidence sur le quorum en vue de la conduite des affaires lors d’une réunion, dans certaines circonstances.

Les documents constitutifs d’une association condominiale doivent être conformes à la Loi sur les condos. De plus, les règlements administratifs et les règles d’une association doivent être conformes à la déclaration et doivent être raisonnables.

Pour avoir un aperçu des déclarations, des règlements administratifs et des règles, consultez notre site Web.

Vous n’avez pas de copie de la déclaration, des règlements administratifs ou des règles de votre association condominiale?

Vous pouvez demander une copie de ces documents à votre association condominiale au moyen du formulaire requis « Demande de dossiers » qui est disponible sur notre site Web.

Comment la Loi sur les condos s’applique-t-elle?

Plusieurs articles de la Loi sur les condos traitent des réunions du conseil d’administration et des assemblées des propriétaires. Les documents constitutifs de votre association condominiale peuvent aussi contenir des dispositions touchant la façon d’aborder les problèmes liés aux réunions. La liste qui suit vise à fournir des renseignements généraux sur les réunions en vertu de la Loi sur les condos, mais elle ne se veut pas exhaustive :

Réunion du conseil d’administration

Les conseils d’administration se réunissent régulièrement pour discuter des questions touchant les propriétaires et l’association condominiale, pour prendre des décisions au nom de l’association condominiale et pour conduire les affaires concernant l’association. La durée et la fréquence des réunions (mensuelles ou bimensuelles) pourront varier en fonction de chaque association condominiale, et cette information pourra être précisée dans les documents constitutifs de l’association. Les administrateurs se réunissent régulièrement pour :

• donner des directives au gestionnaire de condominiums si l’association condominiale en a un;
• voter sur les initiatives projetées et d’autres questions;
• choisir les soumissions retenues pour les projets touchant les parties communes.

Qui peut y assister :

La Loi sur les condos ne précise pas qui peut ou ne peut pas assister aux réunions du conseil d’administration. Néanmoins, en général, les propriétaires n’assistent pas à ces réunions, à moins que le conseil ne les invite à participer pour discuter de questions précises ou qu’un propriétaire ne demande à se réunir avec le conseil. Il est possible que votre association condominiale ait des règlements administratifs régissant qui peut et ne peut pas assister aux réunions du conseil d’administration. Il peut être judicieux de consulter les règlements administratifs de votre association pour savoir s’il existe des circonstances où les propriétaires peuvent assister aux réunions du conseil d’administration.

Exigences en matière de quorum :

Lors des réunions du conseil d’administration, le quorum est atteint quand la majorité des administrateurs du conseil sont présents, sans égard aux vacances. Par exemple, si les règlements administratifs de votre association condominiale exigent qu’il y ait trois membres du conseil, alors au moins deux membres du conseil doivent être présents à la réunion pour obtenir le quorum.

Exigences relatives à l’envoi d’avis : 

Concernant les réunions du conseil d’administration qui sont prévues par les règlements administratifs de l’association condominiale, il n’est pas nécessaire d’envoyer des avis ou préavis, sauf si cela est requis par les règlements administratifs.

Les membres du conseil peuvent aussi convoquer et tenir une réunion des administrateurs à tout moment pour traiter des questions urgentes. L’article 35 de la Loi sur les condos exige que le préavis pour de telles réunions soit envoyé 10 jours avant la date de la réunion et de manière à ce qu’il soit signifié de façon satisfaisante aux administrateurs.

Pour de plus amples renseignements sur les réunions du conseil d’administration, veuillez cliquer ici.

Assemblée générale annuelle (AGA)

L’assemblée générale annuelle (AGA) de l’ensemble des propriétaires est une réunion importante qui doit être tenue dans les 6 mois qui suivent la fin de chaque exercice de l’association condominiale. L’AGA est l’un des principaux moyens permettant aux propriétaires de s’assurer de la responsabilisation et de la transparence du conseil d’administration.

Les propriétaires qui assistent à l’AGA auront l’occasion de :

• poser des questions au conseil d’administration concernant le fonctionnement de l’association condominiale;
• soulever des questions urgentes touchant leur communauté condominiale;
• voter sur certains points;
• développer et entretenir une bonne relation avec le conseil d’administration;
• contribuer à obtenir le quorum en vertu de la Loi sur les condos.

Qui peut y assister :

Bien que la Loi sur les condos exige que seuls les propriétaires assistent aux AGA, il peut arriver dans plusieurs cas que des personnes non propriétaires soient présentes à l’assemblée, par exemple :

• Un propriétaire ne peut pas assister à l’assemblée et a désigné un fondé de pouvoir pour y assister en son nom.
• Il est possible que les règlements administratifs de votre association condominiale autorisent chaque propriétaire à emmener une personne pour assister avec lui à l’assemblée.
• Le conseil d’administration a décidé de faire venir à l’assemblée des conférenciers invités.
• Des employés de l’association condominiale (p. ex. vérificateur, gestionnaire de condominiums) peuvent aussi être tenus d’assister à l’assemblée.

Exigences en matière de quorum :

Le quorum correspond au nombre minimum de propriétaires requis par la loi devant être présents pour la tenue de l’assemblée, soit en personne, soit par procuration. S’il n’y a pas quorum, il est quand même possible d’engager une discussion sur un sujet, mais aucun vote ne peut avoir lieu à l’assemblée.

Le quorum normal pour la tenue d’une AGA est atteint quand les propriétaires de 25 % des parties privatives de l’association condominiale sont présents. Si le quorum n’est pas atteint lors des deux premières tentatives de tenir l’AGA, le quorum est ramené à 15 % lors de la troisième tentative et des tentatives subséquentes.

Exigences relatives à l’envoi d’avis : 

Avant la tenue de l’AGA, le conseil d’administration est légalement obligé d’envoyer deux avis à l’ensemble des propriétaires pour les informer de la tenue de la prochaine assemblée.

Le premier avis, le préavis, doit être transmis aux propriétaires au moins 20 jours avant l’avis de convocation, et il doit être préparé conformément au modèle qui est disponible sur notre site Web. Ce préavis contient des renseignements préliminaires importants au sujet de l’assemblée.

Le second avis, l’avis de convocation de l’assemblée des propriétaires, doit être transmis à tous les propriétaires au moins 15 jours avant le jour de l’assemblée, et il doit être préparé conformément au modèle qui est disponible sur notre site Web.

L’avis de convocation de l’assemblée des propriétaires précisera la date, l’heure et le lieu de l’assemblée, ainsi que les questions qui feront l’objet des discussions. Par exemple, s’il est proposé d’apporter des modifications aux documents constitutifs, il faut le mentionner dans l’avis, et y inclure une copie des modifications.

Pour de plus amples renseignements sur les AGA, veuillez cliquer ici.

Assemblées convoquées par les propriétaires : 

En vertu de la Loi sur les condos, les propriétaires peuvent demander la convocation d’une assemblée des propriétaires à tout moment s’ils rencontrent un problème avec la conduite du conseil d’administration, ou s’ils souhaitent discuter d’une question qui les préoccupe avec les autres propriétaires. Les assemblées convoquées par les propriétaires sont destinées à traiter les problèmes pouvant avoir une incidence sur l’ensemble de la communauté condominiale et ne sont pas le lieu approprié pour discuter de problèmes personnels qui touchent seulement un propriétaire.

Qui peut y assister :

Bien que la Loi sur les condos exige que seuls les propriétaires assistent aux assemblées convoquées par les propriétaires, il peut arriver dans plusieurs cas que des personnes non propriétaires soient présentes à l’assemblée, par exemple :

• Un propriétaire ne peut pas assister à l’assemblée et a désigné un fondé de pouvoir pour y assister en son nom.
• Il est possible que les règlements administratifs de l’association condominiale autorisent chaque propriétaire à emmener une personne pour assister avec lui à l’assemblée.
• Le conseil d’administration a décidé de faire venir à l’assemblée des conférenciers invités.
• Des employés de l’association condominiale, comme la personne rédigeant le procès-verbal, peuvent aussi être tenus d’assister à l’assemblée pour s’assurer que les procès-verbaux sont bien dressés et conservés parmi les dossiers de l’association condominiale.

Exigences en matière de quorum :

Le quorum correspond au nombre minimum de propriétaires requis par la loi devant être présents pour la tenue de l’assemblée, soit en personne, soit par procuration. S’il n’y a pas quorum, il est quand même possible d’engager une discussion sur un sujet, mais aucun vote ne peut avoir lieu à l’assemblée.

Le quorum normal pour la tenue d’une assemblée convoquée par les propriétaires est atteint quand les propriétaires de 25 % des parties privatives de l’association condominiale sont présents. Si le quorum n’est pas atteint lors des deux premières tentatives de tenir l’assemblée convoquée par les propriétaires, le quorum est ramené à 15 % lors de la troisième tentative et des tentatives subséquentes.

Exigences relatives à l’envoi d’avis :  

Avant la tenue de l’assemblée, le conseil d’administration est légalement obligé d’envoyer deux avis à l’ensemble des propriétaires pour les informer de la tenue de la prochaine assemblée.

Le premier avis, le préavis, doit être transmis aux propriétaires au moins 20 jours avant l’avis de convocation, et il doit être préparé conformément au modèle qui est disponible sur notre site Web. Ce préavis contient des renseignements préliminaires importants au sujet de l’assemblée.

Le second avis, l’avis de convocation de l’assemblée des propriétaires, doit être transmis à tous les propriétaires au moins 15 jours avant le jour de l’assemblée, et il doit être préparé conformément au modèle qui est disponible sur notre site Web. L’avis de convocation de l’assemblée des propriétaires précisera la date, l’heure et le lieu de l’assemblée, ainsi que les questions qui feront l’objet des discussions.

Les exigences relatives à l’envoi d’avis ne sont pas les mêmes quand c’est l’auteur de la demande qui convoque et tient l’assemblée. Veuillez vous reporter au scénario 2 dans l’onglet Solutions.

Pour de plus amples renseignements sur les assemblées convoquées par les propriétaires, veuillez cliquer ici.

Assemblée destinée au transfert des pouvoirs : 

Dès l’enregistrement de la déclaration et de la description auprès du bureau d’enregistrement immobilier, le déclarant (souvent le promoteur ou le constructeur) crée et contrôle le premier conseil d’administration. Aussitôt que la majorité des parties privatives ont été vendues par le déclarant, les propriétaires doivent élire un nouveau conseil d’administration. Cela se fait lors d’une assemblée destinée au transfert des pouvoirs.

Qui peut y assister :

Bien que la Loi sur les condos exige que seuls les propriétaires assistent aux assemblées destinées au transfert des pouvoirs, il peut arriver dans certains cas que des personnes non propriétaires soient présentes à l’assemblée, par exemple :

• Un propriétaire ne peut pas assister à l’assemblée et a désigné un fondé de pouvoir pour y assister en son nom.
• Il est possible que les règlements administratifs de l’association condominiale autorisent chaque propriétaire à emmener une personne pour assister avec lui à l’assemblée.
• Le conseil d’administration a décidé de faire venir à l’assemblée des conférenciers invités.
• Des employés de l’association condominiale (comme le vérificateur et le gestionnaire de condominiums) peuvent aussi être tenus d’assister à l’assemblée.

Exigences en matière de quorum :

Le quorum correspond au nombre minimum de propriétaires requis par la loi devant être présents pour la tenue de l’assemblée, soit en personne, soit par procuration. S’il n’y a pas quorum, il est quand même possible d’engager une discussion sur un sujet, mais aucun vote ne peut avoir lieu à l’assemblée.

Le quorum normal pour la tenue d’une assemblée destinée au transfert des pouvoirs est atteint quand les propriétaires de 25 % des parties privatives de l’association condominiale sont présents. Si le quorum n’est pas atteint lors des deux premières tentatives de tenir l’assemblée destinée au transfert des pouvoirs, le quorum est ramené à 15 % lors de la troisième tentative et des tentatives subséquentes.

Exigences relatives à l’envoi d’avis : 

Avant la tenue de l’assemblée, le conseil d’administration est légalement obligé d’envoyer deux avis à l’ensemble des propriétaires pour les informer de la tenue de la prochaine assemblée.

Le premier avis, le préavis, doit être transmis aux propriétaires au moins 20 jours avant l’avis de convocation, et il doit être préparé conformément au modèle qui est disponible sur notre site Web. Ce préavis contient des renseignements préliminaires importants au sujet de l’assemblée.

Le second avis, l’avis de convocation de l’assemblée des propriétaires, doit être transmis à tous les propriétaires au moins 15 jours avant le jour de l’assemblée, et il doit être préparé conformément au modèle qui est disponible sur notre site Web. L’avis de convocation de l’assemblée des propriétaires précisera la date, l’heure et le lieu de l’assemblée, ainsi que les questions qui feront l’objet des discussions.

Pour de plus amples renseignements sur les assemblées destinées au transfert des pouvoirs, veuillez cliquer ici.

La liste suivante indique de façon générale où il est possible de trouver des renseignements sur les réunions dans la Loi sur les condos, mais elle ne se veut pas exhaustive :

• L’article 45, à compter du 1er novembre 2017, énoncera également la marche à suivre pour convoquer une réunion
• L’article 46 porte sur les réunions demandées par les propriétaires, soit les réunions tenues à la suite d’une demande des propriétaires
• L’article 47 énonce les exigences relatives aux avis de réunions
• L’article 48 traite du droit de vote des créanciers
• L’article 49 stipule qu’un propriétaire n’est pas autorisé à voter lors d’une réunion si le paiement de ses frais de parties communes est en retard de 30 jours ou plus
• L’article 50 stipule que le quorum d’une réunion des propriétaires correspond à 25 pour cent, à moins que le condominim ne dispose d’un règlement administratif qui élève cette proportion à 33,3 pour cent
  • L’article 50 sera modifié le 1er novembre 2017, auquel moment les nouvelles règles relatives au quorum entreront en vigueur
• ​L’article 51 traite des droits de vote
• ​Les paragraphes 51 (6), (7) et (8) traitent du vote en faveur de la destitution de membres du conseil
• L’article 52 traite du processus de vote
  • L’article 52 sera modifié le 1er novembre 2017 de manière à permettre le vote par téléphone ou par d’autres moyens électroniques autorisés par les règlements administratifs
• Les paragraphes 52 (3), (4), (5), (6) et (7) traitent du vote par procuration.
  • Le paragraphe 52 (6) sera abrogé le 1er novembre 2017 et les procurations seront requises sur le nouveau formulaire prescrit. Ce formulaire n’est pas encore disponible, mais nous vous fournirons le lien correspondant aussitôt qu’il le sera
• L’article 53 stipule que les questions ou les sujets doivent être déterminés en fonction d’une majorité simple des membres votants présents

Problèmes communs pouvant survenir lors des réunions :

Sollicitation de procurations :

La sollicitation de procurations de la part des administrateurs, des propriétaires et des gestionnaires de condominiums est une question litigieuse qui peut se poser à tout type de réunion. Bien que la Loi sur les condos n’interdise pas expressément aux administrateurs et propriétaires de condominiums de solliciter des procurations auprès des propriétaires de parties privatives, il faut souligner que la loi interdit aux titulaires de permis de gestion de condominiums de solliciter des procurations dans toute circonstance où l’objet de la réunion se rapporte au gestionnaire de condominiums ou au fournisseur de services de gestion de condominiums, ou bien à la destitution ou à l’élection des administrateurs. Cependant, il faut également noter que votre association condominiale peut avoir un règlement administratif qui interdit aux propriétaires et aux administrateurs de solliciter des procurations.

Les procurations peuvent constituer un sujet de préoccupation quand des questions se posent au sujet de leur validité, de l’étendue de leur pouvoir, de la façon dont elles ont été obtenues ou de la manière dont elles sont comptées. L’approche adoptée par certaines associations condominiales pour réduire ce genre de problèmes avec les procurations consiste à mettre en œuvre un règlement administratif qui autorise les propriétaires à exprimer leur voix par un moyen de communication téléphonique ou électronique, conformément à l’article 52 de la Loi sur les condos.

Accès aux procès-verbaux des réunions :

En tant que propriétaire, vous avez un droit d’accès aux procès-verbaux de toutes les réunions du conseil d’administration et assemblées des propriétaires ordinaires.

Cependant, certaines discussions du conseil d’administration se déroulent à huis clos  lorsqu’il s’agit d’aborder des sujets qui ne doivent pas être rendus publics, notamment les litiges en cours et les problèmes relatifs aux ressources humaines. Il se peut que vous n’ayez pas le droit de lire les procès-verbaux correspondant aux parties des réunions du conseil d’administration qui se sont déroulées à huis clos.

Votre différend peut être un problème relatif aux dossiers s’il se rapporte à l’accès et au contenu des procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des assemblées des propriétaires.

Pour de plus amples renseignements sur les problèmes liés aux dossiers, veuillez cliquer ici.

Devoir de se conformer :

Si la Loi et les documents constitutifs de votre association condominiale traitent des problèmes liés aux réunions, chacun doit se conformer à leurs dispositions, en vertu du paragraphe 119 (1) de la Loi.

En vertu de l’article 17 (3) de la Loi, les associations condominiales doivent prendre toutes les mesures utiles pour s’assurer que chacun se conforme à la Loi sur les condos ainsi qu’aux documents constitutifs de l’association condominiale.

Par conséquent, si votre association condominiale a connaissance d’une personne ou d’un problème qui enfreint les dispositions contenues dans les documents constitutifs de l’association, elle est légalement obligée de prendre des mesures pour y remédier. C’est pourquoi il est important que vous informiez votre association condominiale si vous avez un problème lié aux réunions.

Autres considérations juridiques

Adaptations en vertu du Code des droits de la personne de l’Ontario (le Code)

L’association condominiale est tenue de faire en sorte que tous les propriétaires puissent efficacement assister, voter et participer à une réunion. Par exemple, il faut tenir compte des besoins des propriétaires ayant un handicap qui souhaitent assister à une assemblée des propriétaires tant qu’il n’en résulte pas un préjudice injustifié. Le Code interdit toute discrimination fondée sur le handicap, ce qui donne à penser que l’association condominiale peut devoir prendre des mesures d’adaptation pour ce propriétaire.

Il est très important que l’association condominiale soit consciente que les personnes qui viennent la voir avec des demandes spécifiques peuvent ne pas être à l’aise. C’est pourquoi il est conseillé aux associations condominiales de concevoir les réunions de manière proactive ou de prendre contact avec les propriétaires pour répondre à leurs besoins en matière d’adaptation, afin que chacun puisse écouter, voter et contribuer. Par exemple, lors de la réunion, avoir une télévision en direct avec des sous-titres codés ou bien des interprètes en ASL pourront aider les personnes qui ont besoin de ces adaptations.

Le site Web de la Commission ontarienne des droits de la personne est une excellente source d’information qui peut aider à s’assurer que chacun dans votre communauté condominiale peut assister aux réunions en se sentant à l’aise.

Si un propriétaire s’adresse à l’association condominiale (et au gestionnaire de condominiums si l’association en a un) pour demander une adaptation en vertu du Code, il faut prendre le temps de consulter le site Web de la Commission ontarienne des droits de la personne, puis transmettre à la personne une réponse écrite. La réponse devrait :

• préciser si le demandeur doit fournir davantage d’information pour permettre à l’association de donner suite à la demande;
• proposer de discuter des mesures d’adaptation possibles qui pourraient convenir au demandeur.

Il serait également utile de discuter de la demande d’adaptation avec le demandeur  pour trouver une mesure d’adaptation différente de celle demandée mais qui pourrait convenir aux deux parties.

Si l’association ne sait pas bien comment répondre à une demande d’adaptation, il peut être judicieux d’obtenir des conseils juridiques avant de répondre.

Sécurité-incendie

Que la réunion se tienne au sein du condominium ou dans un autre endroit, le conseil d’administration devra prendre diverses mesures afin d’assurer la sécurité de toutes les personnes qui participent à la réunion en cas d’urgence.

Toutes les associations condominiales en Ontario doivent se conformer au Code de prévention des incendies de l’Ontario. Ce Code est conçu de manière à ce que tous les bâtiments occupés en Ontario aient l’équipement de protection incendie adéquat, que cet équipement soit bien entretenu, que les plans d’évacuation d’urgence en cas d’incendie soient tenus à jour et bien communiqués aux résidents.

Par exemple, le conseil d’administration devra s’assurer que le nombre de personnes assistant à la réunion correspond à la capacité d’accueil maximale de la salle, et qu’il est possible d’évacuer rapidement la salle en cas d’incendie.

Pour de plus amples renseignements sur les exigences en vertu du Code de prévention des incendies de l’Ontario, veuillez visiter le site Web du Bureau du commissaire des incendies de l’Ontario.

Une question?

Si vous avez une question sur les renseignements que vous avez lus, veuillez communiquer avec nous. Notre équipe est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions.

Nous vous conseillons vivement d’effectuer toutes les démarches qui suivent dans l’ordre (s’il y a lieu) avant de prendre toute autre mesure.

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