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Le gestionnaire de condominiums

Bienvenue aux étapes guidées de l’Office ontarien du secteur des condominiums (OOSC) pour régler les différends communs. L’OOSC offre de l’information, des outils et des modèles sur ces pages afin d’aider les communautés condominiales à mieux comprendre les différends et à collaborer dans le but de les régler avant qu’ils dégénèrent en conflits. Dans les situations où les communautés condominiales sont incapables de régler leurs différends par la collaboration, l’OOSC offre également de l’information sur les prochaines étapes à suivre.

Si vous avez des questions au sujet des renseignements sur les étapes guidées de l’OOSC pour régler les différends communs, veuillez communiquer directement avec nous.

Le gestionnaire de condominiums

Un gestionnaire de condominiums aide le conseil d’administration de l’association condominiale à s’acquitter de ses responsabilités et à assurer le fonctionnement de l’association. S’il est vrai que le conseil d’administration a la responsabilité de prendre les décisions, de nombreux conseils d’administration confient les tâches quotidiennes de l’association condominiale à un gestionnaire de condominiums agréé ou à une entreprise de gestion de condominiums agréée.

Dans de nombreuses associations condominiales, les propriétaires ou les occupants auront des contacts plus fréquents avec leur gestionnaire de condo qu’avec le conseil d’administration de leur association condominiale.

Voici des exemples de problèmes communs pouvant survenir avec les gestionnaires de condominiums :

  • inaction dugestionnaire de condominiums concernant le fonctionnement quotidien de l’association condominiale;
  • non-respect de la Loi de 2015 sur les services de gestion de condominiums (LSGC), de la Loi de 1998 sur les condominiums (la Loi sur les condos) ou des  documents constitutifs de l’association condominiale (c.-à-d. déclaration, règlements administratifs et règles).

Quelle est la différence entre un gestionnaire de condominiums et un concierge d’immeuble?

Bien que le gestionnaire de condominiums et le concierge d’immeuble soient tous les deux amenés à travailler dans un condominium, ils ont des fonctions différentes.

Un concierge d’immeuble peut être un employé de l’association condominiale ou peut fournir des services sur une base contractuelle, soit individuellement, soit par le biais d’une société. Leurs tâches se rapportent habituellement à l’entretien des locaux (intérieur et extérieur) et peuvent comprendre notamment, mais non exclusivement, ce qui suit :

  • réaliser ou organiser l’exécution des travaux de réparation générale des bâtiments et des accessoires fixes;
  • superviser l’entretien général des bâtiments.

Un gestionnaire de condominiums est un professionnel qui est agréé par l’Office ontarien de réglementation de la gestion des condominiums (OORGC) en vertu de la Loi de 2015 sur les services de gestion de condominiums. Les gestionnaires fournissent des services de gestion de condominiums qui comprennent notamment, mais non exclusivement, ce qui suit :

  • percevoir les frais des parties communes;
  • effectuer des paiements au nom de l’association condominiale;
  • négocier ou conclure des contrats au nom de l’association condominiale;
  • fournir d’autres services, tel qu’énoncé dans la Loi de 2015 sur les services de gestion de condominiums.

Vous trouverez de plus amples renseignements sur les services fournis par les gestionnaires de condominiums sur le site de l’OORGC.

Pour pouvoir fournir des services de gestion de condominiums en Ontario, une personne ou une entreprise doit obtenir un permis de l’OORGC. Pour de plus amples renseignements sur les services de gestion de condominiums et les différents types de permis requis, veuillez cliquer ici.

Les gestionnaires de condominiums assument souvent une vaste gamme de responsabilités pouvant inclure ce qui suit :

  • créer et conserver des dossiers pour l’association condominiale;
  • répondre aux demandes de renseignements, aux questions et aux plaintes des propriétaires;
  • coordonner les travaux d’entretien et de réparation de la propriété condominiale et effectuer une inspection régulière;
  • embaucher des fournisseurs de services et surveiller leur rendement, y compris le personnel et les entrepreneurs;
  • percevoir les frais des parties communes et coordonner le suivi desarriérés impayés;
  • mettre en place un plan de gestion des urgences et faire face aux situations d’urgence;
  • rendre compte des affaires de l’association condominiale au nom du conseil d’administration du condominium;
  • organiser les réunions du conseil d’administration et les assemblées des propriétaires et transmettre les avis de convocation pertinents;
  • préparer les rapports financiers et prendre les dispositions nécessaires en vue de la vérification;
  • préparer les certificats d’information;
  • effectuer le suivi en matière d’assurance de l’association;
  • préparer les budgets annuels et conseiller le conseil d’administration concernant ses responsabilités financières (p. ex. contributions au fonds de réserve, planification à long terme du fonds de réserve);
  • conseiller et aider l’association condominiale ou le conseil d’administration à se conformer à la Loi sur les condos.

De nombreux gestionnaires de condominiums fournissent leurs services par l’intermédiaire d’une entreprise de gestion de condominiums. Dans ce cas, il arrive souvent que plusieurs personnes fournissent des services de gestion à une association condominiale. Généralement, certaines responsabilités incombent  à un gestionnaire de condominiums, sur place, qui consacre un certain nombre d’heures à ce travail quand il est présent dans les locaux du condominium, y compris dans tout bureau de gestion sur place.

Un gestionnaire de condominiums  « de district » ou chargé de la supervision peut assister aux assemblées des propriétaires et guider le gestionnaire de condominiums travaillant sur place, tandis que les services de soutien d’une entreprise de gestion de condominiums peuvent appuyer les fonctions administratives et financières, telles que percevoir les frais des parties communes ou préparer les certificats d’information, les budgets et les chèques). Les dispositions prises peuvent varier en fonction de l’association condominiale et de l’entreprise de gestion de condominiums.

L’étendue des fonctions d’un gestionnaire de condominiums peut différer dans chaque communauté condominiale. Ces fonctions sont définies dans la convention de gestion qui est conclue entre le gestionnaire de condominiums  (ou l’entreprise de gestion de condominiums) et l’association condominiale, ou bien dans le contrat de travail si le gestionnaire de condominiums est embauché comme employé de l’association condominiale. Le temps consacré au soutien et l’importance de l’appui reçu par un gestionnaire de condominiums dépendra de ces dispositions.

Comment la Loi sur les condos s’applique-t-elle?

Les règlements administratifs d’une association condominiale peuvent traiter de la gestion de condominiums de différentes façons :

  • l’article 56 (1) (d) de la Loi sur les condos permet à une association condominiale de créer des règlements administratifs qui régissent la nomination, la rémunération, les fonctions et la procédure de retrait des employés de l’association condominiale, y compris les gestionnaires de condominiums;
  • l’article 56 (1) (l) de la Loi sur les condos  permet à une association condominiale de créer des règlements administratifs pour régir la gestion de la propriété.

De plus, en vertu de l’article 17 (3) de la Loi sur les condos , les associations condominiales doivent prendre toutes les mesures utiles pour s’assurer que chacun (y compris les gestionnaires de condominiums) se conforme à la Loi sur les condos ainsi qu’aux documents constitutifs de l’association condominiale.

Par conséquent, si votre association condominiale a connaissance d’une personne ou d’une situation qui enfreint la Loi sur les condos ou qui ne se conforme pas aux documents constitutifs de l’association, elle est légalement obligée de prendre des mesures pour y remédier.

Pour avoir un aperçu des déclarations, des règlements administratifs et des règles, consultez notre site Web.

Vous n’avez pas de copie de la déclaration, des règlements administratifs ou des règles de votre association condominiale?

Vous pouvez demander une copie à votre association condominiale en utilisant le formulaire obligatoire de demande de dossiers disponible sur le site Web de l’OOSC

Autres considérations juridiques

Quand il s’agit de retenir les services d’un gestionnaire de condominiums, plusieurs options s’offrent au conseil d’administration du condominium. Souvent, un gestionnaire de condominiums est embauché par le biais d’un contrat conclu entre l’association condominiale et l’entreprise de gestion de condominiums. Dans ce cas, ce n’est pas un individu qui est engagé pour fournir des services de gestion.

Au lieu de cela, les fonctions, les responsabilités, la rémunération, etc., sont précisées dans la convention de gestion, et l’entreprise de gestion de condominiums fournira des services par l’intermédiaire d’une ou de plusieurs personnes. Dans ce cas, le gestionnaire de condominiums n’est pas un employé de l’association condominiale, mais un employé de l’entreprise de gestion de condominiums.

L’article 17.0.1 de la Loi sur les condos précise qu’une association condominiale ne doit conclure une convention avec un fournisseur de services de gestion de condominiums ou un gestionnaire de condominiums pour recevoir des services de gestion que si le fournisseur ou le gestionnaire est agréé en vertu de la Loi de 2015 sur les services de gestion de condominiums.

Les entreprises de gestion de condominiums doivent également être agréées par l’OORGC. Les entreprises de gestion de condominiums agréées sont répertoriées dans le registre public de l’OORGC que vous pouvez consulter ici.

Les associations condominiales peuvent embaucher directement des gestionnaires de condominiums comme employés de l’association si ceux-ci ont un permis général transitoire ou un permis général. Dans ce cas, ce sont généralement un ou plusieurs individus qui doivent remplir les fonctions de gestion définies.

Les gestionnaires de condominiums qui ont un permis général transitoire ou un permis général sont répertoriés dans le registre public de l’OORGC que vous pouvez consulter ici.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les différents types de permis, veuillez cliquer ici. Les différents modes de fourniture de services de gestion ont chacun leurs avantages et leurs inconvénients que l’association condominiale évalue habituellement lorsqu’elle sélectionne ce que le conseil d’administration considère comme étant la meilleure solution pour la communauté condominiale en question.

Il n’est pas rare que les associations condominiales fassent appel aux services d’un professionnel du droit pour négocier et mettre au point un contrat pour les services de gestion.

Avez-vous une question?

Si vous avez une question au sujet des renseignements que vous avez lus, veuillez communiquer avec nous. Notre équipe se tient à votre disposition pour répondre à toutes vos questions.
Nous vous conseillons vivement d’effectuer toutes les démarches qui suivent dans l’ordre (s’il y a lieu) avant de prendre toute autre mesure.

 Solutions pour les propriétaires

Solutions pour les conseils d’administration de condominiums

 

Besoin d’aide supplémentaire?

La médiation et l’arbitrage constituent des moyens efficaces de régler les différends lorsque les parties sont incapables de parvenir à une résolution par elles-mêmes. On les utilise couramment pour résoudre les différends plus difficiles qui surviennent dans les condominiums. On désigne parfois la médiation et l’arbitrage sous le nom de « mode alternatif de résolution de différends » (ARD).

En vertu de l’article 132 (4) de la Loi de 1998 sur les condominiums, toutes les associations condominiales de la province sont réputées avoir une disposition dans leur déclaration qui stipule que les différends concernant la déclaration, les règlements administratifs ou les règles doivent être portés en médiation ou en arbitrage. Votre association condominiale peut également avoir un règlement administratif qui établit la procédure à suivre en cas de différend.

Si l’on vous demande de participer à une séance de médiation ou d’arbitrage, vous serez probablement légalement tenu de le faire.

Si vous voulez essayer la médiation ou l’arbitrage pour un problème non résolu, vous devrez trouver un médiateur ou un arbitre qui pourra vous aider. Vous pouvez trouver ce spécialiste en ligne ou encore par l’intermédiaire d’organismes qui fournissent des services d’ARD, comme l’ADR Institute of Ontario.

Médiation

La médiation est un processus par lequel une personne neutre tente d’amener les parties à une solution mutuellement acceptable. La médiation est l’approche privilégiée, car elle est souvent moins coûteuse et elle permet aux parties de collaborer pour trouver une solution qui convient à tous.

Arbitrage

L’arbitrage exécutoire est l’étape suivante lorsque la médiation échoue. Dans le cadre de ce processus, un arbitre (ou un groupe d’arbitres) tient une audience et rend une décision quant aux questions en litige. Les personnes touchées par le différend présentent leurs preuves lors de l’audience, après quoi l’arbitre rend une décision exécutoire. Dans certains cas, les décisions d’arbitrage peuvent être portées en appel.

Autres recours judiciaires

Si vous envisagez une action en justice contre un voisin ou votre association condominiale, vous voudrez peut-être d’abord vous adresser à un avocat ou un technicien juridique. On recommande d’essayer la médiation et (ou) l’arbitrage avant de porter un différend devant un tribunal.