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Le gestionnaire de condominiums

Bienvenue aux étapes guidées de l’Office ontarien du secteur des condominiums (OOSC) pour régler les différends communs. L’OOSC offre de l’information, des outils et des modèles sur ces pages afin d’aider les communautés condominiales à mieux comprendre les différends et à collaborer dans le but de les régler avant qu’ils dégénèrent en conflits. Dans les situations où les communautés condominiales sont incapables de régler leurs différends par la collaboration, l’OOSC offre également de l’information sur les prochaines étapes à suivre.

Si vous avez des questions au sujet des renseignements sur les étapes guidées de l’OOSC pour régler les différends communs, veuillez communiquer directement avec nous.

Le gestionnaire de condominiums

Le conseil d’administration d’une association condominiale prend des décisions concernant l’association pour le compte des propriétaires. Bien que le conseil d’administration soit responsable de prendre toutes les décisions concernant l’association et sa gestion, de nombreux conseils d’administration embauchent une personne pour effectuer les opérations quotidiennes : c’est-à-dire un gestionnaire de condominiums.

Les gestionnaires de condominiums sont chargés de superviser les opérations quotidiennes de l’association. Il existe différents types de condominiums qui ont des besoins de gestion différents selon leur taille, leur âge et la nature de la propriété. Les gestionnaires de condominiums sont responsables devant le conseil d’administration et le conseil est responsable de s’assurer que le gestionnaire de condominiums exerce effectivement son rôle.

Les gestionnaires de condominium ont plusieurs responsabilités et peuvent entre autres :

  • percevoir les frais des dépenses communes
  • conserver des registres pour l’association condominiale
  • répondre aux plaintes du propriétaire
  • assurer l’entretien et la réparation de la propriété
  • embaucher et contrôler des entreprises de service et superviser le personnel et les entrepreneurs
  • préparer des projets de budget annuel et superviser l’utilisation du fonds de réserve
  • mettre en oeuvre un plan de gestion des urgences et répondre aux urgences
  • préparer des certificats d’information
  • émettre des avis de réunion et faire un compte rendu des affaires de l’association
  • organiser les réunions du conseil d’administration et superviser l’administration de l’ensemble des réunions des propriétaires
  • surveiller l’assurance de l’association
  • préparer les rapports financiers et prendre les dispositions pour les vérifications
  • conseiller le conseil d’administration sur la façon de se conformer à la Loi de 1998 sur les condominiums, sur les réparations imposées par la loi ou exigées par le gouvernement et (ou) sur les responsabilités financières du conseil (p. ex., les contributions au fonds de réserve et la planification à long terme du fonds de réserve)

Dans de nombreuses associations condominiales, les propriétaires et les résidents seront plus souvent en contact avec leur gestionnaire qu’avec leur conseil d’administration.

L’article 56 de la Loi de 1988 sur les condominiums (« la Loi ») permet aux associations condominiales d’établir un règlement administratif qui régit la nomination, la rémunération, les fonctions et le processus de renvoi des employés de l’association. Un tel règlement comprendrait les gestionnaires de condominiums.

De nombreuses associations condominiales créent un règlement qui décrit le rôle et les devoirs du gestionnaire de condominiums. Si vous avez un problème avec le comportement de votre gestionnaire de condominiums, vous voudrez peut-être consulter vos règlements administratifs afin de vérifier s’il les a enfreint.

De plus, l’article 17 de la​ Loi de 1998 sur les condominiums exige que toutes les associations condominiales appliquent la Loi, la déclaration, les règlements administratifs et les règles du condominiums. Si vous pensez que votre gestionnaire de condominiums s’est comporté de façon illégale par rapport à la Loi, à votre déclaration ou aux règlements administratifs, vous devriez le signaler à votre association condominiale.

Coordonnées

En vertu de l’article 77 de la Loi, vous avez le droit de solliciter le nom et l’adresse de service de votre gestionnaire de condominiums ou de votre fournisseur de services de gestion de condominiums. Si vous ignorez l’identité de la personne responsable de la gestion de votre association condominiale, vous pouvez vous renseigner auprès de votre conseil d’administration.

Accréditation du gestionnaire de condominiums

Le gouvernement a récemment introduit une nouvelle loi intitulée Loi de 2015 sur les services de gestion de condominiums (« LSGC »). Une nouvelle autorité en vertu de la LSGC appelée « Office ontarien de réglementation de la gestion des condominiums » (OORGC) sera responsable de l’octroi de licences et de la réglementation des gestionnaires de condominiums et des fournisseurs de services de gestion de condominiums.

Un nouvel article (appelé article 17.0.1) sera bientôt introduit dans la Loi de 1998 sur les condominiums qui interdit aux associations condominiales de conclure une entente avec un gestionnaire de condominiums ou un fournisseur de services de gestion de condominiums qui ne possède pas de licence.

Veuillez noter que l’article 17.0.1 et la LSGC ne sont présentement pas en vigueur. L’article 17.0.1 entrera en vigueur le 1er février 2018 et la LSGC le 1er novembre 2017.

Pour plus d’informations sur l’octroi de licences aux gestionnaires de condominiums et des fournisseurs de services de gestion de condominiums, visitez le site Web de l’OORGC.

Étape 3 – Solutions

Nous vous recommandons de prendre les mesures indiquées dans l’ordre (le cas échéant) jusqu’à la résolution de votre problème.

1. Comprendre vos droits et obligations

La Loi permet aux associations condominiales d’établir un règlement qui énonce le rôle et les responsabilités d’un gestionnaire de condominiums. Les gestionnaires de condominiums devront bientôt être autorisés et les associations condominiales se verront interdire de conclure des ententes avec des gestionnaires sans licence. Reportez-vous à la section « Législation, règlements administratifs et règles » pour en savoir plus.

Si vous avez déjà pris connaissance de cette information, passez à l’étape 2.

2. Aviser le conseil d’administration de votre préoccupation

Votre prochaine étape consiste à porter toute préoccupation à l’attention de  votre conseil d’administration de condominiums. Pour ce faire, envoyez un courriel ou une lettre à votre conseil d’administration. Vous pouvez vous servir du modèle de lettre disponible sur la page « Ressources » pour communiquer avec votre conseil d’administration.

Aviser votre conseil d’administration est une étape importante. L’article 17 de la Loi de 1998 sur les condominiums exige que toutes les associations condominiales appliquent la Loi, la déclaration, les règlements administratifs et les règles du condominium. Cela signifie que votre conseil d’administration a la responsabilité de s’assurer que votre gestionnaire respecte la loi et exerce les fonctions décrites dans vos règlements administratifs. Votre conseil d’administration n’est peut-être pas au courant de votre problème, c’est pourquoi il est important de lui en faire part pour qu’il puisse prendre les mesures qui s’imposent.

Si votre problème n’est pas résolu en communiquant par écrit avec le conseil d’administration de votre association condominiale, passez à l’étape 3.

3. Assurer le suivi par écrit

Si vous avez déjà écrit à votre conseil d’administration et que le problème persiste, vous voudrez peut-être effectuer un suivi par écrit auprès de votre conseil d’administration. Il est possible que le problème soulevé ne puisse être résolu dans l’immédiat. Votre conseil d’administration devrait être en mesure de vous expliquer ce qu’il compte faire dans l’intervalle.

Il est recommandé de conserver un exemplaire de la lettre ou du courriel que vous envoyez et de noter le jour de l’envoi pour référence ultérieure.

Vous pouvez vous servir du modèle de lettre disponible sur la page « Ressources » pour communiquer avec votre conseil d’administration.

4. Communiquer avec l’OORGC (à compter du 1er novembre 2017)

Le 1er novembre 2017, l’Office ontarien de réglementation de la gestion des condominiums (OORGC) commencera à octroyer des licences aux gestionnaires de condominiums et aux fournisseurs de services de gestion de condominiums. Si vous éprouvez un problème avec votre gestionnaire de condominiums ou un fournisseur de service de gestion de condominium, vous pouvez visiter le site Web de l’OORGC en vue d’obtenir plus d’informations sur le programme de licences ou pour communiquer avec l’OORGC.

Veuillez noter que l’OORGC mettra éventuellement en place un processus formel pour répondre aux plaintes contre les gestionnaires et les fournisseurs de services de gestion, uniquement après le déploiement de son programme de licences.

Que faire si les outils d’autoassistance ne permettent pas de résoudre mes problèmes?

Si vous avez essayé les étapes précédentes et que votre problème n’est toujours pas résolu, d’autres étapes s’offrent à vous au dessous. Ces étapes comprennent la médiation privée, l’arbitrage ou d’autres recours judiciaires.

Besoin d’aide supplémentaire?

La médiation et l’arbitrage constituent des moyens efficaces de régler les différends lorsque les parties sont incapables de parvenir à une résolution par elles-mêmes. On les utilise couramment pour résoudre les différends plus difficiles qui surviennent dans les condominiums. On désigne parfois la médiation et l’arbitrage sous le nom de « mode alternatif de résolution de différends » (ARD).

En vertu de l’article 132 (4) de la Loi de 1998 sur les condominiums, toutes les associations condominiales de la province sont réputées avoir une disposition dans leur déclaration qui stipule que les différends concernant la déclaration, les règlements administratifs ou les règles doivent être portés en médiation ou en arbitrage. Votre association condominiale peut également avoir un règlement administratif qui établit la procédure à suivre en cas de différend.

Si l’on vous demande de participer à une séance de médiation ou d’arbitrage, vous serez probablement légalement tenu de le faire.

Si vous voulez essayer la médiation ou l’arbitrage pour un problème non résolu, vous devrez trouver un médiateur ou un arbitre qui pourra vous aider. Vous pouvez trouver ce spécialiste en ligne ou encore par l’intermédiaire d’organismes qui fournissent des services d’ARD, comme l’ADR Institute of Ontario.

Médiation

La médiation est un processus par lequel une personne neutre tente d’amener les parties à une solution mutuellement acceptable. La médiation est l’approche privilégiée, car elle est souvent moins coûteuse et elle permet aux parties de collaborer pour trouver une solution qui convient à tous.

Arbitrage

L’arbitrage exécutoire est l’étape suivante lorsque la médiation échoue. Dans le cadre de ce processus, un arbitre (ou un groupe d’arbitres) tient une audience et rend une décision quant aux questions en litige. Les personnes touchées par le différend présentent leurs preuves lors de l’audience, après quoi l’arbitre rend une décision exécutoire. Dans certains cas, les décisions d’arbitrage peuvent être portées en appel.

Autres recours judiciaires

Si vous envisagez une action en justice contre un voisin ou votre association condominiale, vous voudrez peut-être d’abord vous adresser à un avocat ou un technicien juridique. On recommande d’essayer la médiation et (ou) l’arbitrage avant de porter un différend devant un tribunal.