Femme utilisant son ordinateur portable à sa table de cuisine, dans son condominium

Les administrateurs de condominiums jouent un rôle essentiel dans la bonne gestion et l'entretien de la copropriété et de ses structures. Le conseil d’administration, exploité au nom de tous les propriétaires de l’immeuble, est responsable d’assurer la bonne gouvernance de l’association, ce qui représente des centaines de milliers, voire des millions de dollars, et de promouvoir une culture communautaire positive. 

Afin de tenir compte de l’importance de ce rôle, le Règlement de l’Ontario 48/01 de la Loi de 1998 sur les condominiums exige que tous les administrateurs nommés, élus ou réélus à compter du 1er novembre 2017 suivent le programme de formation offert par l’Office ontarien du secteur des condominiums (OOSC) dans un délai de six mois suivant leur nomination, élection ou réélection. (Veuillez vous reporter aux Exigences juridiques à l’intention des administrateurs plus bas pour en savoir plus.) 

Le programme de formation des administrateurs de l’OOSC est offert en ligne et gratuitement, et est mis à la disposition des propriétaires, des résidents, des gestionnaires et de l’ensemble de la communauté condominiale. 

Les commentaires reçus sur la formation ont été très favorables, les répondants au sondage ayant indiqué leur très grande satisfaction selon une moyenne de 88 p. cent et plus de 95 p. cent recommanderaient la formation.

Le programme de formation des administrateurs de l’OOSC compte 21 courts modules électroniques qui abordent des sujets d’importance qui sont pertinents pour les administrateurs de condominiums. Les modules en ligne sont brefs, faciles à suivre et comportent des évaluations des connaissances qui offrent de nombreuses possibilités de valider les connaissances avant de passer au module suivant. Il n’y a pas d’examen avec un seuil de passage.   

Les modules varient en longueur de 10 à 20 minutes environ, à la vitesse audio normale. L’ensemble du programme de formation nécessitera entre trois et six heures, tout dépendant si vous écoutiez l’enregistrement audio ou que vous lisiez la transcription.

Afficher un aperçu détaillé de chaque module.

Exigences juridiques – Formation des administrateurs de condominiums

Formation obligatoire

L’article 11.7 du Règlement de l’Ontario 48/01 stipule que les administrateurs nommés, élus ou réélus à compter du 1er novembre 2017 suivent le programme de formation offert par l’Office ontarien du secteur des condominiums (OOSC) dans un délai de six mois suivant la date de leur nomination, élection ou réélection.

La formation obligatoire des administrateurs ne s’applique pas s’ils ont déjà suivi ce programme au cours des sept (7) années précédentes.

Exemple de cas :  Un propriétaire de condominium a suivi la formation en décembre 2017, et est ensuite élu au conseil d’administration pour la première fois en juillet 2019 pour un mandat d’une durée de trois ans, et réélu en juillet 2022 pour un autre mandat de trois ans prenant fin en juillet 2025. Dans le cas présent, l’administrateur ne serait pas tenu de suivre de nouveau la formation pendant ses deux premiers mandats, mais devrait le faire s’il est élu, réélu ou nommé au conseil d’administration après la fin de son deuxième mandat en 2025.       

Veuillez prendre note que les cours de formation suivis par l’entremise de toute autre organisation que l’OOSC ne s’appliquent pas à ces nouvelles exigences juridiques visant la formation des administrateurs.

Exception

L’article 11.9 du Règlement de l’Ontario 48/01 stipule que les administrateurs nommés par un promoteur ou élus par les propriétaires pour siéger au conseil antérieur au transfert des pouvoirs (qui est régi par le promoteur) sont soustraits à l’exigence de formation obligatoire. Une fois que l’assemblée destinée au transfert des pouvoirs a été tenue, les administrateurs nouvellement élus et/ou nommés doivent suivre la formation obligatoire de l’OOSC dans un délai de six mois.

Certificat d’achèvement

L’article 11.8 du Règlement de l’Ontario 48/01 établit l’exigence liée au certificat d’achèvement. Aux fins de cette exigence, l’OOSC tient un dossier permanent des dates d’achèvement du programme de formation des administrateurs dans son système en ligne sur la page « Contacts » du profil de l’association.     

Les administrateurs (et toutes les autres personnes qui suivent la formation) peuvent avoir accès en tout temps à leur certificat électronique d’achèvement lors de la connexion au système du programme de formation des administrateurs de l’OOSC. Ce certificat électronique d’achèvement peut être téléchargé et sauvegardé dans un format de document PDF et imprimé.    

Délai prescrit par la loi échu

I. Conséquences

Si un administrateur est nommé, élu ou réélu le 1er novembre 2017 ou après cette date, et qu’il ne suit pas la formation obligatoire des administrateurs dans un délai de six mois suivant la date de sa nomination, de son élection ou de sa réélection, il sera immédiatement et automatiquement disqualifié et cessera d’agir à titre d’administrateur en vertu de l’alinéa 29 (2) (e) de la Loi et du paragraphe 11.7 (1) (4) du Règlement de l’Ontario 48/01. Cela signifie que cette personne :

  • ne peut plus assister aux réunions du conseil;
  • n’est plus prise en compte dans le quorum du conseil;
  • ne peut plus se prononcer par vote sur les dossiers présentés au conseil;
  • ne peut être indemnisée par l’association de la responsabilité et des frais.

Remarque : 

  1. Veuillez prendre note que l’OOSC n’a pas le pouvoir de prolonger le délai de six mois en aucune circonstance.
  2. Remarque : Si un ou des administrateurs ayant manqué le délai de la formation obligatoire se sont occupés d’affaires relatives au conseil d’administration après avoir cessé d’être administrateurs, l’association condominiale devrait solliciter des conseils juridiques, car de nombreux facteurs sont à considérer, y compris la question de savoir si le paragraphe 37 (2) de la Loi de 1998 sur les condominiums au sujet de la validité des actes des administrateurs s’applique à cette situation.

II. L’association condominiale est légalement tenue d’aviser tous les propriétaires et l’OOSC

Si un administrateur est disqualifié parce qu’il n’a pas suivi la formation obligatoire dans le délai prescrit, l’association condominiale doit s’assurer que cette personne et tous les autres membres du conseil sont au courant des conséquences et doit :

  • déposer un avis de changement auprès de l’OOSC visant à retirer l’administrateur qui a été démis de ses fonctions du profil de l’association condominiale, ce qui mettra automatiquement à jour le registre public de l’OOSC;
  • faire parvenir à tous les propriétaires une Mise à jour du certificat de renseignements, lequel est un formulaire obligatoire du gouvernement de l’Ontario, afin de les informer du ou des changements des administrateurs de l’association.

III. Options permettant à l’association condominiale de pourvoir un ou plusieurs postes vacants au sein du conseil d’administration

Veuillez prendre note que toute nomination ou élection d’un administrateur au conseil doit être conforme à toutes les dispositions pertinentes de la Loi et de son règlement, y compris le paragraphe 11.7 (4) du Règlement de l’Ontario 48/01 concernant un ancien administrateur qui a été disqualifié pour ne pas avoir suivi la formation obligatoire (voir la section IV ci-dessous).

  • Si le conseil d’administration a encore le quorum, il peut décider de nommer ou non un administrateur afin de pourvoir le poste vacant jusqu’à la tenue d’une élection lors de la prochaine assemblée générale annuelle.
  • Si le conseil d’administration n’a plus le quorum, les administrateurs qui demeurent doivent, au plus tard 30 jours après avoir perdu le quorum, convoquer et tenir une assemblée des propriétaires en vue d’élire un ou plusieurs administrateurs pour le reste du mandat du ou des postes vacants.
  • Si tous les administrateurs du conseil d’administration ont manqué le délai de la formation obligatoire, l’association condominiale n’a plus de conseil d’administration et, par conséquent, un propriétaire, qui peut être un ancien administrateur, doit convoquer une assemblée des propriétaires afin d’élire le nouveau conseil d’administration.

IV. Un ancien administrateur qui a été disqualifié parce qu’il n’a pas suivi la formation obligatoire des administrateurs peut-il de nouveau siéger au conseil d’administration de l’association condominiale?

Oui, mais seulement après avoir terminé la formation obligatoire des administrateurs afin de résoudre le motif d’inhabilité d’agir à titre d’administrateur en vertu de l’article 29 (2) de la Loi.

Le paragraphe 11.7 (4) du Règlement de l’Ontario 48/01 exige que la formation obligatoire soit suivie dans un délai de six mois suivant le premier jour où la personne est élue ou nommée au conseil. Cela signifie que tout un chacun doit suivre la formation dans un délai de six mois suivant sa première nomination, élection ou réélection le 1er novembre 2017 ou après cette date.

Par conséquent, tout ancien administrateur qui a été disqualifié pour avoir omis de suivre la formation obligatoire des administrateurs dans les six premiers mois doit d’abord suivre la formation avant d’être admissible à toute nomination ou élection ultérieure au conseil. 

Remarque : Une fois la formation obligatoire terminée, les administrateurs qui sont par la suite nommés, élus ou réélus n’ont pas à suivre de nouveau la formation si celle-ci a été suivie au cours des sept années précédentes.

Instructions de connexion pour les propriétaires de condominiums, les résidents et les membres du public

Le programme de formation des administrateurs de condominiums de l’OOSC est offert gratuitement aux propriétaires de condominiums, aux résidents et aux membres du public. Si vous n'avez pas de compte avec l'OOSC, vous devrez en créer un pour accéder à la formation. Créez un compte auprès de l'OOSC si vous désirez suivre la formation à l'intention de l'administrateur de condominiums

Instructions de connexion pour les administrateurs de condominiums

Si vous ne suivez pas les instructions, il se peut que la formation que vous avez suivie ne puisse pas être prise en compte par le système dans le cadre de votre dossier d’achèvement, et il se peut donc que vous soyez amené à refaire la formation en utilisant votre propre compte de l’OOSC.

Si vous avez déjà un compte avec l’OOSC :

Pour suivre la formation, veuillez ouvrir une session dans votre compte l'OOSC associé à votre société d'immeuble en copropriété. Ne créez pas un deuxième compte pour accéder à la formation. Si vous le faites, le système pourrait ne pas être en mesure de déterminer automatiquement si vous avez suivi la formation ou non. 

Si vous n’avez pas un compte avec l’OOSC :

Veuillez d’abord vérifier si vous avez reçu par courriel une invitation à créer un compte de l’Office ontarien du secteur des condominiums. Si c’est le cas, suivez les instructions contenues dans ce courriel. L’OOSC fait parvenir une invitation chaque fois qu’une association condominiale mentionne un nouvel administrateur dans le profil de l’association au moyen du rapport ou l’avis de changement qu’elle dépose.

Si vous n’avez pas encore reçu cette invitation (parce que votre nom ne figure pas encore dans le profil de l’association au moyen du rapport ou de l’avis de changement qu’elle dépose), vous pouvez vous créer un compte qui vous permettra de commencer votre formation. Vous devrez toutefois utiliser le même compte lorsque vous utiliserez le code d’invitation que vous recevrez par courriel lorsque votre nom figurera dans le profil de votre association. Cliquez ici pour obtenir des directives simples concernant les étapes à suivre pour créer ce compte.  

Si vous avez des questions concernant la création de votre compte OOSC ou par rapport à la Formation des Administrateurs de l’OOSC en ligne, veuillez contacter l’OOSC au : info@condoauthorityontario.ca ou appelez au 416-901-9356 dans la RGT ou notre numéro sans frais au 1-800-854-9014.

 

Si vous souhaitez utiliser un iPad pour accéder à la formation, vous devez premièrement télécharger et installer  Articulate Mobile Player, celui-ci est gratuit et disponible sur App Store.

Accéder à la formation des administrateurs de condominiums