Qu’est-ce qu’un mandataire?

Un mandataire est une personne désignée pour représenter un propriétaire ou un créancier hypothécaire à une réunion des propriétaires de l’association condominiale. Cela comprend les réunions générales annuelles.

Pourquoi désigner un mandataire?

Il y a deux raisons principales pour lesquelles vous (à titre de propriétaire ou de créancier hypothécaire) pourriez désigner un mandataire. Par exemple :

  • Si vous souhaitez voter, mais ne pouvez pas assister à la réunion vous même, votre mandataire peut y assister et voter en votre nom.
  • Si vous souhaitez faire partie du quorum pour la réunion, mais ne voulez pas voter, vous pouvez envoyer un mandataire à la réunion. Le mandataire sera pris en compte dans le quorum pour à la réunion comme si vous y étiez vous-même.

Dans la mesure du possible, l’Office ontarien du secteur des condominiums (OOSC)  vous recommande d’assister en personne aux réunions afin que vous puissiez écouter les discussions et y prendre part. Ces discussions aident souvent les propriétaires à comprendre la question à l’étude et les différents points de vue dans votre condominium.  

Comment peut-on désigner un mandataire?

Vous devez utiliser le formulaire de procuration créé par le gouvernement de l’Ontario pour désigner un mandataire. Ce formulaire est disponible sur le site Web de l’OOSC. Si vous avez de la difficulté à accéder au formulaire, veuillez prendre le temps de lire les instructions au haut de la page des formulaires de l’OOSC. 

Qui peut être un mandataire?

Vous pouvez désigner qui vous voulez comme mandataire. Il n’est pas nécessaire que votre mandataire soit un propriétaire au sein de l’association condominiale.

Il importe de noter qu’afin que votre mandataire soit pris en compte dans le quorum et/ou qu’il puisse voter en votre nom, il doit assister à la réunion. C’est pourquoi vous devriez confirmer avec votre mandataire qu’il assistera à la réunion.

Si vous voulez désigner un mandataire, mais ne connaissez personne qui serait disponible pour assister à la réunion, vous pouvez demander à un membre du conseil d’administration de votre association condominiale s’il accepte d’agir comme votre mandataire.

Comment remplir le formulaire de procuration

Avant de remplir le formulaire de procuration, vous devez d’abord examiner l’avis de convocation que vous avez reçu de la part du gestionnaire de votre condominium ou du conseil d’administration. Cet avis comprendra des renseignements importants, y compris la date et l’heure de la réunion, les points qui feront l’objet d’un vote lors de la réunion et les noms des personnes qui se sont portées candidates à l’élection au conseil d’administration du condominium (le cas échéant).

Après avoir pris connaissance de votre avis de convocation, vous pouvez commencer à remplir le formulaire. À la deuxième page du formulaire de procuration, vous devez cocher une de trois cases.

  1. Si vous cochez la première case, votre mandataire pourra prendre part à la réunion, mais uniquement en vue de constituer le quorum. Cela veut dire que votre mandataire ne pourra pas voter en ce qui concerne toute question lors de la réunion. En bref, votre mandataire assistera à la réunion, mais il n’y participera pas. Vous pourriez désigner un mandataire non votant si vous n’êtes pas en mesure d’assister personnellement à la réunion et que votre association condominiale a de la difficulté à constituer un quorum pour tenir la réunion, ou si vous voulez que quelqu’un d’autre assiste à la réunion et vous en fasse un compte rendu par la suite.
  2. Si vous cochez la deuxième case, votre mandataire pourra assister à la réunion et être pris en compte dans le quorum, mais il ne pourra voter qu’en ce qui concerne les « questions de procédure courante » – par exemple, un vote pour passer au prochain sujet de discussion ou une motion pour lever la séance. Votre mandataire ne pourra pas voter sur tout autre sujet de discussion soulevé à la réunion, ce qui comprend l’élection ou la destitution d’administrateurs et l’adoption de règles ou de règlements administratifs.
  3. Si vous cochez la troisième case, votre mandataire pourra assister à la réunion et faire partie du quorum, et il pourra aussi voter sur les questions soumises.
Vous devez maintenant sélectionner les sujets sur lesquels vous souhaitez que votre mandataire ait droit de vote. Pour ce faire, vous devez cocher les cases vis-à-vis les sections libellées comme suit :
 
  • Section 1. Élection de candidats aux postes vacants au conseil pour lesquels tous les propriétaires peuvent voter
  • Section 2. Vote pour élire des candidats à tout poste vacant au sein du conseil d’administration pour lequel seuls les propriétaires d’unités occupées par leur propriétaire peuvent voter
  • Section 3. Vote sur des questions précises
  • Section 4. Vote pour la destitution d’administrateurs et l’élection de suppléants

Une fois les cases pertinentes cochées, vous devez décider si vous souhaitez dire à votre mandataire comment voter sur ces questions, ou si vous souhaitez lui laisser décider comment voter.

Si vous souhaitez indiquer à votre mandataire comment voter sur une question particulière, vous devez remplir la partie du formulaire qui apparaîtra lorsque vous cocherez la case d’une section. Toutefois, si vous souhaitez permettre à votre mandataire de décider comment voter, vous pouvez laisser le reste du formulaire en blanc.

L’OOSC encourage les propriétaires qui désignent des mandataires à parler à ceux-ci avant la tenue de la réunion afin de s’assurer qu’ils sont au courant de leurs souhaits et de leurs instructions quant à la façon de voter.

Veuillez noter que si vous cochez la troisième case et que vous souhaitez donner des instructions quant à la façon de voter sur une question particulière, vous devez remplir le formulaire de procuration par voie électronique, étant donné que le formulaire est dynamique et qu’une nouvelle section peut s’ouvrir selon les sélections que vous ferez. Si vous imprimez le formulaire sans le remplir par voie électronique au préalable, vous ne verrez pas tous les champs que vous devez remplir.
 

Échantillons de formulaires de procuration

L’OOSC fournit des échantillons de formulaires de procuration pour chaque type de procuration afin d’aider les propriétaires à remplir leurs propres formulaires de procuration. Les échantillons de formulaires présentent des instructions détaillées du côté droit qui expliquent quels renseignements inscrire dans chacun des champs du formulaire.

1.               Échantillon de formulaire et instructions – Quorum seulement

2.               Échantillon de formulaire et instructions – Vote sur des questions de procédure courante seulement

3.               Échantillon de formulaire et instructions – Vote au nom d’un propriétaire

3.1            Échantillon de formulaire et instructions – Élection d’administrateurs

3.2             Échantillon de formulaire et instructions – Élection d’administrateurs à des postes pour les propriétaires d’unités occupées par leur propriétaire

3.3             Échantillon de formulaire et instructions – Vote sur des questions précises

3.4             Échantillon de formulaire et instructions – Destitution d’administrateurs

Que dois-je faire avec le formulaire de procuration une fois rempli?

Une fois le formulaire de procuration rempli, vous devrez d’abord l’imprimer et signer à tous les endroits indiqués.

Ensuite, vous devez vérifier les règlements administratifs de votre association condominiale pour voir si le formulaire de procuration doit être fourni à votre association au moment de la réunion, ou à l’avance. Si vous avez des questions concernant le processus de collecte du formulaire de procuration pour votre condominium, vous pouvez vous adresser au conseil d’administration ou au gestionnaire de votre condominium pour de plus amples renseignements.

Vous pouvez ensuite faire l’une des deux choses suivantes, selon la façon dont votre association condominiale traite les formulaires de procuration :

  1. Donner une copie du formulaire de procuration à votre mandataire. Ce dernier l’apportera avec lui à la réunion comme preuve qu’il assiste à la réunion en votre nom et la donnera à l’association condominiale au moment la réunion.
  2. Donner une copie du formulaire de procuration à votre mandataire et à votre association condominiale directement avant la tenue de la réunion. De cette façon, votre association condominiale recevra le formulaire de procuration à l’avance.

Que fait-on des formulaires de procuration au moment de la réunion et après celle-ci?

Votre association condominiale recueillera tous les formulaires de procuration à l’occasion de la réunion. Une fois les formulaires recueillis, votre association condominiale doit les conserver comme dossiers de l’association (tel que l’exige le paragraphe 55 (1) 10 de la Loi de 1998 sur les condominiums).

Votre association condominiale doit conserver les formulaires de procuration pendant au moins 90 jours suivant la date où elle les a reçus, qu’ils aient été remis à l’avance ou au moment de la réunion.

  • Si tous formulaires de procuration sont remis au moment de la réunion, l’association doit les conserver au moins 90 jours suivant la date de la tenue de la réunion.
  • Si tous formulaires de procuration sont remis à l’avance, l’association ne doit les conserver que 90 jours suivant la date où ils ont a été remis.
  • Si certains formulaires sont remis à l’avance de la réunion et certain sont remis au moment de la réunion, l’association doit tous les conserver pour 90 jours suivant la date de la tenue de la réunion.

Je suis le gestionnaire ou un membre du conseil d’administration d’un condominium et je souhaite remplir des parties du formulaire de procuration afin d’aider les propriétaires de mon association – m’est-il permis de le faire?

L’OOSC déconseille fortement la distribution de formulaires de procuration remplis à l’avance, étant donné que la distribution de formulaires de procuration remplis à l’avance peut créer de la confusion et entraîner des erreurs de communication, et, par conséquent, les formulaires peuvent être remplis de manière erronée.

De plus, pour les gestionnaires de condominiums, veuillez noter que l’article de la Loi de 2015 sur les services de gestion de condominiums interdit aux gestionnaires de condominiums de solliciter des formulaires de procuration lorsque la réunion traite :

  • de toute question directement liée au titulaire de permis;
  • de la destitution/l’élection de membres du conseil d’administration.

Veuillez cependant noter que la distribution de formulaires de procuration préremplies ne constitue pas automatiquement une sollicitation en vertu de la LSGC. Pour de plus amples renseignements sur la sollicitation de formulaires de procuration, veuillez consulter le site Web de l’Office ontarien de réglementation de la gestion des condominiums ici.

Si un propriétaire au sein de votre association condominiale a des questions concernant la façon de remplir le formulaire de procuration, veuillez lui conseiller de lire ces renseignements ou de communiquer avec l'OOSC directement pour de l’aide.

Je suis propriétaire d’un condominium et j’ai reçu un formulaire de procuration prérempli, que dois-je faire?

L’OOSC vous recommande d’examiner les échantillons de formulaires de procuration fournis ci‑dessus afin de vous assurer de remplir correctement le formulaire. Les formulaires préremplis sont parfois source de confusion, c’est pourquoi l’OOSC recommande aux propriétaires de les remplir eux-mêmes. Vous trouverez un lien vers le formulaire vierge dans cette page de notre site Web.

Un des problèmes courants causés par les formulaires de procuration préremplis se rapporte à la liste des candidats à l’élection au conseil. Les gestionnaires de condominiums et les membres du conseil d’administration remplissent souvent la liste des candidats en y inscrivant les noms des personnes qui se sont portées candidates aux élections, et les propriétaires attribuent généralement un ordre de préférence aux candidats figurant dans la liste.

Malheureusement, cela peut parfois conduire à des votes non intentionnels. Par exemple, si vous recevez un formulaire sur lequel figure un candidat pour lequel vous ne voulez pas voter, vous devez rayer son nom.

De plus, si vous remplissez vous-même un formulaire de procuration et que vous voulez connaître les points qui font l’objet d’un vote et les personnes à élire, vous devriez prendre connaissance de l’avis de convocation que vous avez reçu et qui devrait comprendre ces renseignements. Si vous n’avez pas reçu d’avis de convocation, vous devriez en aviser votre conseil d’administration ou le gestionnaire de votre condominium.