Formulaires du gouvernement de l’Ontario

Le gouvernement de l’Ontario a créé un certain nombre de formulaires qui doivent être utilisés aux termes de la Loi de 1998 sur les condominiums. Certains de ces formulaires sont obligatoires et ils doivent être utilisés, tandis que d’autres sont facultatifs.

Ces formulaires sont conçus et mis directement à la disposition des gens par le gouvernement de l’Ontario. Si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations les concernant, veuillez communiquer avec le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs.

L’OOSC est heureux de fournir des informations sur ce qui doit être inclus dans chaque formulaire. Cependant, veuillez noter que l’OOSC ne peut pas vous aider à remplir les formulaires ni interpréter les exigences juridiques pour vous. Si vous avez besoin d’aide ou d’une interprétation des exigences juridiques, vous pourriez solliciter des conseils juridiques.

Visualiser et remplir un formulaire dans Windows

  1. Téléchargez Adobe Acrobat Reader 8 ou une version ultérieure sur votre ordinateur.
  2. Une fois le logiciel Adobe Acrobat Reader 8 (ou une version ultérieure) téléchargé sur votre ordinateur, faites un clic droit sur le formulaire que vous souhaitez ouvrir, puis sélectionnez « Enregistrer le lien sous… »
  3. Dans la fenêtre contextuelle, assurez-vous de sauvegarder le formulaire sur votre bureau, puis cliquez sur « Enregistrer ». Le formulaire est maintenant enregistré à cet emplacement.
  4. Accédez à votre bureau et localisez le formulaire. Faites un clic droit sur le formulaire, sélectionnez « Ouvrir avec... », puis choisissez Adobe Acrobat Reader.
  5. Une fois le formulaire ouvert, remplissez-le sur votre écran d’ordinateur.
  6. Il est important de remplir les champs vides dans l’ordre, en commençant par le haut de la première page et en allant vers le bas. En effet, le contenu du formulaire peut changer en fonction des renseignements que vous saisissez.

Visualiser et remplir un formulaire dans Mac

  1. Téléchargez Adobe Acrobat Reader 8 ou une version ultérieure sur votre ordinateur.
  2. Une fois le logiciel Adobe Acrobat Reader 8 (ou une version ultérieure) téléchargé sur votre ordinateur, maintenez enfoncée la touche Control sur votre clavier, puis cliquez simultanément sur le formulaire que vous souhaitez ouvrir. Sélectionnez « Télécharger le fichier en lien sous... »
  3. Dans la fenêtre contextuelle, assurez-vous de sauvegarder le formulaire sur votre bureau, puis cliquez sur « Enregistrer ». Le formulaire est maintenant enregistré à cet emplacement.
  4. Accédez à votre bureau et localisez le formulaire. Maintenez la touche Control enfoncée sur votre clavier tout en cliquant simultanément sur l’icône. Sélectionnez « Ouvrir avec… », puis choisissez Adobe Acrobat Reader.
  5. Une fois le formulaire ouvert, remplissez-le sur votre écran d’ordinateur.
  6. Il est important de remplir les champs vides dans l’ordre, en commençant par le haut de la première page et en allant vers le bas. En effet, le contenu du formulaire peut changer en fonction des renseignements que vous saisissez.

Formulaires relatifs aux réunions et au vote

1. Procuration (obligatoire)

Ce formulaire doit être utilisé par les propriétaires ou les créanciers hypothécaires qui souhaitent être représentés par procuration lors d’une réunion des propriétaires, y compris pour voter quant aux questions qui y sont soulevées.

Avez-vous des questions ou souhaitez obtenir de l’aide pour remplir le formulaire de procuration? Cliquez ici pour accéder aux ressources de l’OOSC sur la procuration, y compris des exemples de formulaires et instructions, afin de vous aider a nommé une personne par procuration dans le but d’assister à une assemblée en votre nom.

2. Préavis d’une assemblée des propriétaires (obligatoire)

Le préavis d’assemblée est envoyé pour les assemblées des propriétaires, avant l’envoi de l’avis de réunion aux propriétaires. Il doit être envoyé au moins 20 jours avant l’avis de réunion. Toutefois, aux termes du règlement du gouvernement, l’échéancier peut passer de 20 jours à 15 jours dans certaines circonstances.

3. Convocation des propriétaires (obligatoire)

La convocation des propriétaires sert de préavis d’une réunion de propriétaires et fournit des informations sur l’assemblée à venir. Elle doit être envoyée au moins 15 jours avant le jour de la réunion.

4. Avis de convocation des propriétaires en vertu du paragraphe 34 (5) de la Loi de 1998 sur les condominiums (obligatoire)

L’avis de convocation des propriétaires en vertu du paragraphe 34(5) de la Loi de 1998 sur les condominiums doit être utilisé par les propriétaires qui souhaitent convoquer une réunion pour pourvoir un poste vacant au sein du conseil d’administration en vertu du paragraphe 34(5) de la Loi de 1998 sur les condominiums. En vertu de cette disposition et des règlements qui s’y rapportent, un propriétaire peut, dans certaines circonstances, convoquer une réunion pour pourvoir des postes vacants au conseil d’administration.

5.  Demande d’inclure du matériel dans l’avis de convocation des propriétaires (obligatoire)

La demande d’inclure du matériel dans l’avis de convocation des propriétaires doit être utilisée par les propriétaires pour demander au conseil la permission d’inclure des éléments dans un avis concernant une réunion à venir.

6. Entente relative à la réception d’avis par voie électronique (facultative)

Ce formulaire peut être utilisé par les propriétaires ou les créanciers afin de manifester leur consentement à recevoir des avis électroniques de l’association.

Formulaires relatifs aux certificats de renseignements

1. Certificat de renseignements périodique (obligatoire)

Le certificat de renseignements périodique renferme des informations à l’intention des propriétaires sur le conseil d’administration, les finances, les assurances, le fonds de réserve, les procédures judiciaires et les autres questions se rapportant à l’association condominiale. Il doit être envoyé deux fois par an dans les 60 jours suivant la fin du premier et du troisième trimestre d’exercice.

2. Mise à jour du certificat de renseignements (obligatoire)

La mise à jour du certificat de renseignements est déclenchée par certains événements et elle contient des informations mises à jour à l’intention des propriétaires sur l’association.

3. Certificat de renseignements à l’intention du nouveau propriétaire (obligatoire)

Le certificat de renseignements à l’intention du nouveau propriétaire contient des informations à l’intention des nouveaux propriétaires en ce qui concerne le certificat de renseignements périodique et la mise à jour du certificat de renseignements les plus récents.

4. Avis de publication en ligne d’un certificat de renseignements (obligatoire)

L’avis de publication en ligne d’un certificat de renseignements doit être envoyé aux propriétaires par l’association lorsque celle-ci décide de distribuer un certificat de renseignements (certificat de renseignements périodique, mise à jour du certificat de renseignements ou certificat de renseignements à l’intention du nouveau propriétaire) par l’intermédiaire d’un site Web. Cet avis informe les propriétaires qu’un certificat est disponible en ligne et il décrit comment y accéder.

Formulaires relatifs aux dossiers

1. Demande de dossiers (obligatoire)

Ce formulaire doit être utilisé par les propriétaires, les créanciers, les acheteurs ou leurs agents qui souhaitent obtenir les dossiers d’une association donnée.

2. Réponse du conseil à la demande de dossiers (obligatoire)

Ce formulaire doit être utilisé par les conseils pour répondre aux demandes de dossiers des propriétaires, des créanciers, des acheteurs ou de leurs agents. Le conseil doit répondre dans un délai de 30 jours.

3. Renonciation du demandeur de dossiers (obligatoire)

Ce formulaire doit être utilisé par le demandeur et l’association s’ils souhaitent accepter une solution de rechange à certaines des exigences associées aux demandes de dossiers en vertu de la Loi de 1998 sur les condominiums et de ses règlements connexes.

4. Avis relatif au registre des propriétaires (facultatif)

Ce formulaire peut être utilisé par les nouveaux propriétaires qui souhaitent fournir à l’association l’avis requis en vertu de l’alinéa 46.1(2) de la Loi de 1998 sur les condominiums et de ses règlements connexes. Le formulaire peut également être utilisé en tout temps par les propriétaires qui souhaitent informer l’association du nom d’un propriétaire, de l’identité du propriétaire d’une unité et de l’adresse aux fins de la signification du propriétaire.

5. Avis relatif au registre des créanciers (facultatif)

Ce formulaire peut être utilisé par les nouveaux propriétaires qui souhaitent fournir à l’association l’avis requis en vertu de l’alinéa 46.1(2) de la Loi de 1998 sur les condominiums et de ses règlements connexes. Le formulaire peut également être utilisé en tout temps par les propriétaires qui souhaitent informer l’association du nom d’un propriétaire, de l’identité du propriétaire d’une unité et de l’adresse aux fins de la signification du propriétaire.

Autre formulaires

Résumé du bail ou du renouvellement (facultatif)

Les propriétaires de condominiums peuvent utiliser ce formulaire afin d’informer leur association condominium, qu’ils ont conclu une convention de location/ signé un bail pour le logement avec un locataire. Ce formulaire doit être envoyé dans les 10 jours de la conclusion de la convention de location/la signature du bail.