Assemblées convoquées par les propriétaires

Une grande salle où des gens assis sur des chaises regardent le présentateur à l’avant.Qu'est-ce qu'une assemblée convoquée par les propriétaires? 

Les associations condominiales tiennent divers types d’assemblées et de réunions. Parfois, seul le conseil d’administration participe à certaines réunions (p. ex. réunions du conseil), alors que d’autres réunions sont ouvertes à l’ensemble des propriétaires (p. ex. assemblée générale annuelle).

En vertu de la Loi de 1998 sur les condominiums (« la Loi »), les propriétaires de l’association condominiale peuvent demander au conseil de l’association de convoquer une assemblée pour discuter et/ou voter sur un sujet particulier. Ces assemblées se nomment assemblées convoquées par les propriétaires et l’ensemble des propriétaires peuvent y assister.

Que se passe-t-il lors d'une assemblée convoquée par les propriétaires?

Lors d’une assemblée convoquée par les propriétaires, les propriétaires peuvent discuter de toutes sortes de sujets avec le conseil d’administration. En fonction des sujets, les propriétaires peuvent aussi voter sur ces sujets.

Voici des sujets qui font fréquemment l’objet d’une discussion lors des assemblées convoquées par les propriétaires :

  • destitution et remplacement d’un administrateur avant l’expiration de son mandat;
  • vote sur un projet de règle;
  • discussion d’un nouveau problème (p. ex. comportement des propriétaires, des résidents ou des invités).
Il est important de souligner que les propriétaires ne peuvent pas annuler une décision prise par le conseil lors d’une assemblée convoquée par les propriétaires, à moins que la Loi donne aux propriétaires la capacité d’approuver cette décision. Par exemple, la Loi prévoit que les propriétaires peuvent demander la convocation d’une assemblée pour discuter des règles proposées par le conseil et voter à ce sujet. Si le conseil propose de nouvelles règles, les propriétaires peuvent demander la convocation d’une assemblée et voter sur ces projets de règles.

Si les propriétaires ne sont pas satisfaits d’une décision antérieure prise par le conseil, telle que l’embauche d’une certaine personne à titre de gestionnaire de condominium de l'association, les propriétaires peuvent toujours convoquer une assemblée pour discuter de cette décision, mais ils ne peuvent pas annuler la décision du conseil. Le conseil a le pouvoir de prendre les décisions en matière de recrutement et la Loi n’exige pas que les propriétaires approuvent cette décision.

Si les propriétaires ne peuvent pas infirmer officiellement une décision prise par le conseil, les assemblées convoquées par les propriétaires peuvent être utiles en donnant aux propriétaires la possibilité d’exprimer leurs préoccupations ou de faire part de leurs idées. Lors de l’assemblée, il est possible de tenir un vote non-exécutoire des propriétaires présents pour s’assurer que l’association condominiale comprend la position des propriétaires.

Qui peut demander la convocation d'une assemblée?

Les propriétaires de parties privatives d’une association condominiale peuvent demander la convocation d’une assemblée. Une demande de convocation doit être signée par les propriétaires d’au moins 15 pour cent des parties privatives avec droit de vote de l’association condominiale.

Remarque : Les propriétaires qui ont perdu la capacité de voter (p. ex. en raison des contributions aux dépenses communes qu’ils doivent à l’association condominiale) ne peuvent pas demander la convocation d’une assemblée et ne peuvent pas être pris en compte dans les 15 pour cent requis de parties privatives avec droit de vote.

Aperçu du processus de demande de convocation

Étape 1 : Préparation d’une demande

La première étape d’une demande de convocation d’une assemblée consiste à préparer la demande. La demande doit :

  • être présentée par écrit;
  • décrire les sujets devant faire l’objet de la discussion et/ou du vote lors de l’assemblée;
  • être remise en mains propres ou envoyée par courrier recommandé au président ou au secrétaire de l’association, ou déposée (transmise) à l’adresse aux fins de signification de l’association.
Le saviez-vous? Il est possible de trouver l’adresse aux fins de signification de toutes les associations condominiales de l’Ontario dans le registre public de l’OOSC. 

Si l’assemblée a pour objectif de destituer un ou plusieurs administrateurs, alors la demande doit aussi :
 
  • indiquer le nom du ou des administrateurs qu’il est prévu de destituer;
  • préciser les motifs de la destitution;
  • indiquer si l’un des administrateurs ou les administrateurs qu’il est prévu de destituer occupe un poste au sein du conseil réservé aux fins de vote par les propriétaires de parties privatives occupées par leurs propriétaires.  
La demande peut aussi indiquer les sujets qu’il faut ajouter à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale annuelle (AGA), plutôt que de convoquer une assemblée expressément à cette fin.

L’OOSC a créé un modèle que les propriétaires peuvent utiliser pour demander la convocation d’une assemblée. Ce modèle s’intitule Demande de convocation et de tenue d’une assemblée des propriétaires.

Ce modèle est à la disposition des auteurs de la demande qui peuvent le remplir puis le transmettre à l’association condominiale. Veuillez noter que l’utilisation du modèle de l’OOSC pour faire une demande n’est pas prescrite par la Loi.

Étape 2 : Obtention des signatures

L’étape suivante consiste à faire signer la demande par les propriétaires d’au moins 15 pour cent des parties privatives avec droit de vote. Les propriétaires qui signent la demande sont appelés « auteurs de la demande ».

Il peut parfois être difficile d’obtenir les signatures, surtout si un grand nombre des propriétaires ne vivent pas dans l’association condominiale.

Vous trouverez les coordonnées des propriétaires de parties privatives dans le registre des propriétaires et des créanciers hypothécaires. Ce registre, qui doit être tenu par chaque association condominiale, contient :
  • les noms de tous les propriétaires;
  • l’identification de la partie privative de tous les propriétaires;
  • l’adresse aux fins de signification de tous les propriétaires.
Remarque : Le registre des propriétaires et des créanciers hypothécaires ne précise pas si les propriétaires ont perdu la capacité de voter.

Pour de plus amples renseignements sur la demande de dossiers à une association condominiale, veuillez consulter le site Web de l’OOSC ici.

La manière la plus facile d’obtenir les signatures des propriétaires qui habitent dans leur partie privative est de faire du porte-à-porte. Quant aux propriétaires qui n’habitent pas dans leur partie privative ou qui sont absents à ce moment-là, il sera plus simple de communiquer avec eux par courriel ou par le biais des médias sociaux.  

Remarque : Il est possible d’utiliser des signatures électroniques pour signer une demande si les signatures satisfont aux exigences de l’article 11 de la Loi de 2000 sur le commerce électronique.

Étape 3 : Transmission de la demande

La demande doit être remise en mains propres ou envoyée par courrier recommandé au secrétaire ou au président de l’association ou bien déposée (transmise) à l’adresse aux fins de signification de l’association.

Il est possible de trouver l’adresse aux fins de signification de toutes les associations condominiales de l’Ontario dans le registre public de l’OOSC.

Réponse du conseil d’administration à la demande

Après avoir reçu une demande de convocation, le conseil doit faire l’une des choses suivantes :

  1. soit ajouter les sujets précisés dans la demande à l’ordre du jour de la prochaine AGA, uniquement si cela a été requis par les auteurs de la demande;
  2. soit convoquer et tenir une assemblée des propriétaires dans les 35 jours qui suivent (tel que décrit dans les étapes suivantes).

Étape 1 : Réception et examen de la demande  (jour 0)

Après avoir reçu la demande, le conseil devrait l’examiner et déterminer s’il faut reporter les sujets indiqués à l’ordre du jour de la prochaine AGA ou bien convoquer une assemblée des propriétaires.

Remarque : Le conseil peut seulement reporter les sujets à l’ordre du jour de la prochaine AGA si les auteurs de la demande le requièrent. S’ils ne le demandent pas, le conseil doit convoquer et tenir une assemblée.

Étape 2 : Envoi d’un préavis (jour 5 ou avant)

Le conseil doit envoyer un préavis à tous les propriétaires de parties privatives au moins 15 jours avant d’envoyer l’avis de convocation. L’avis de convocation devant être envoyé 15 jours avant la tenue de l’assemblée, le préavis doit être envoyé dans les cinq jours suivant la réception de la demande.

Les informations à inclure dans le préavis sont précisées à l’article 45.1 de la Loi.

Étape 3 : Envoi de l’avis de convocation (jour 20 ou avant)

Le conseil doit envoyer un avis de convocation aux propriétaires au moins 15 jours avant le jour de l’assemblée. L’avis doit indiquer et être accompagné de ce qui suit :

  • le lieu, la date et l’heure de l’assemblée;
  • les affaires à l’ordre du jour de l’assemblée;
  • une copie de la demande de convocation;
  • toutes les modifications qu’il est proposé d’apporter à la déclaration, aux règlements administratifs, aux règles ou aux conventions et dont il doit être discuté à l’assemblée (si la demande concerne l’un de ces sujets).
Les informations à inclure dans l’avis de convocation sont précisées à l’article 47 de la Loi.

Étape 4 : Tenue de l’assemblée des propriétaires (jour 35 ou avant)

Le conseil doit tenir une assemblée des propriétaires dans les 35 jours suivant la réception de la demande. Un quorum de 25 pour cent des propriétaires de parties privatives avec droit de vote de l’association est requis pour pouvoir tenir l’assemblée. Cela signifie que si les propriétaires de moins de 25 pour cent des parties privatives avec droit de vote sont présents à l’assemblée, l’assemblée ne peut pas avoir lieu.

Lors de l’assemblée, les propriétaires et le conseil discuteront et/ou voteront sur les sujets indiqués dans la demande.

Si les propriétaires doivent voter lors de l’assemblée qui a été demandée, différents seuils sont fixés pour le nombre de propriétaires requis en fonction des différents sujets faisant l’objet du vote :

  • si l’assemblée a pour objectif de voter sur des projets de règles, la majorité simple des propriétaires présents est requise;
  • si l’assemblée a pour objectif de destituer un administrateur, alors les propriétaires de plus de 50 pour cent des parties privatives avec droit de vote de l’association doivent voter en faveur de la destitution;
  • si l’assemblée a pour objectif de destituer un administrateur qui occupe un poste au sein du conseil réservé aux propriétaires de parties privatives occupées par leurs propriétaires, alors les propriétaires de plus de 50 pour cent de l’ensemble des parties privatives occupées par leurs propriétaires doivent voter en faveur de la destitution.
Remarque : Les propriétaires qui n’assistent pas à l’assemblée peuvent quand même voter et être pris en compte pour déterminer le quorum s’ils désignent un fondé de pouvoir au moyen du formulaire de procuration obligatoire.

Étape 5 : Après l’assemblée (jour 36 et suivants)

Après avoir tenu l’assemblée, l’association condominiale doit préparer le procès-verbal de la réunion (tel que prescrit par l’article 55 de la Loi).

Que se passe-t-il si le conseil d'administration ne répond pas à une demande?

Tel que décrit plus haut, lorsqu’un conseil reçoit une demande, il doit faire l’une des choses suivantes :

  1. soit ajouter les sujets précisés dans la demande à l’ordre du jour de la prochaine AGA (mais uniquement si cela a été requis par les auteurs de la demande);
  2. soit convoquer et tenir une assemblée des propriétaires dans les 35 jours qui suivent.
Si l’association condominiale ne suit ni l’option A ni l’option B, alors l’un des auteurs de la demande peut convoquer l’assemblée. Si l’un des auteurs de la demande convoque l’assemblée, il faut tenir l’assemblée dans les 45 jours suivant sa convocation.

Si un propriétaire engage des frais pour convoquer l’assemblée, le propriétaire peut demander le remboursement de ces frais à l’association condominiale. L’association doit rembourser à l’auteur de la demande tous les frais raisonnables engagés pour convoquer l’assemblée.

Que se passe-t-il si un vote destiné à destituer un ou plusieurs administrateurs entraîne la perte du quorum?

Si les propriétaires votent pour destituer un administrateur lors de l’assemblée convoquée par les propriétaires, conformément aux règlements administratifs applicables à l’élection des administrateurs, lors de l’assemblée, les propriétaires peuvent élire au conseil toute personne ayant les qualités requises pour terminer le mandat de l’administrateur qui a été destitué. Si les propriétaires n’élisent pas un nouvel administrateur lors de cette assemblée, cela peut entraîner la perte du quorum.

Si un administrateur est destitué et que cela entraîne la perte du quorum, les administrateurs qui demeurent en fonction doivent convoquer et tenir une assemblée des propriétaires dans les 30 jours suivant la perte du quorum, en vue de combler les vacances au conseil.

Si les administrateurs ne convoquent ni ne tiennent l’assemblée pour combler les vacances au conseil ou s’il ne reste aucun administrateur en fonction, un propriétaire peut convoquer l’assemblée. Comme c’est le cas pour une assemblée convoquée par les propriétaires, l’association doit rembourser au propriétaire tous les frais raisonnables qui ont été engagés pour convoquer l’assemblée, sur sa demande.

Glossaire

Assemblée convoquée par les propriétaires

Il s’agit d’une assemblée des propriétaires convoquée par le conseil d’administration en réponse à une demande des propriétaires d’au moins 15 pour cent des parties privatives avec droit de vote de l’association condominiale.

Quorum

Il s’agit du nombre minimum de propriétaires devant être présents (en personne ou par procuration) à une assemblée de propriétaires pour que l’assemblée puisse se tenir.

Demande de convocation

Il s’agit d’un document écrit signé par les propriétaires d’au moins 15 pour cent des parties privatives avec droit de vote qui demande au conseil d’administration de l’association condominiale soit de reporter certaines affaires à l’ordre du jour de la prochaine AGA, soit de convoquer et de tenir une assemblée des propriétaires dans les 35 jours qui suivent pour considérer les affaires en question.

Auteur de la demande

Il s’agit d’un propriétaire qui a signé la demande de convocation.

Registre des propriétaires et des créanciers hypothécaires

Ce registre, qui est tenu par l’association condominiale, contient les noms des propriétaires et des créanciers hypothécaires de l’association condominiale, les numéros de leurs parties privatives et leurs adresses aux fins de signification.