Confidentialité

La politique de protection des renseignements personnels et d’accès à l’information a pour but d’informer les utilisateurs sur les types de renseignements personnels que l’OOSC recueille pour s’acquitter de ses responsabilités expressément prévues par la loi.

La présente politique a été rédigée en tenant compte des valeurs fondamentales de l’OOSC, notamment la transparence et la protection de l’intérêt supérieur du public, une attention égale étant accordée au respect des lois sur la protection de la vie privée et à la protection des renseignements personnels.

Définitions

Renseignements personnels :  renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable. Ils ne comprennent pas le nom, le titre, les coordonnées et la désignation d’un particulier qui servent à l’identifier par rapport à ses activités commerciales ou à ses attributions professionnelles ou officielles.

Document : tout renseignement créé, reçu et conservé à titre de preuve et d’information, que ce soit sous forme imprimée, visuelle, électronique ou autrement, sur lequel l’OOSC a le pouvoir de direction ou de gestion aux fins d’administration de la Loi.

Loi : Loi de 1998 sur les condominiums.

Principes

Responsabilité

L’Office ontarien du secteur des condominiums (OOSC) a désigné un agent de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, qui sera chargé des principaux éléments de la présente politique, y compris la supervision et la formation de l’OOSC et du TASC aux sujets suivants :

• Protection des renseignements personnels;
• Réponse aux demandes ou aux plaintes relatives à la protection des renseignements personnels;
• Réponse aux demandes d’accès à l’information.

Détermination du but et de l’utilisation

OOSC

L’OOSC recueille certains renseignements personnels à certaines fins, notamment répondre aux demandes de renseignements du public, gérer ses activités, satisfaire aux exigences imposées par la loi, concevoir et améliorer ses services et ressources numériques.

L’OOSC peut aussi utiliser périodiquement les coordonnées personnelles recueillies pour communiquer directement avec certaines personnes pour obtenir leur avis et/ou les inviter à donner leur point de vue afin de mieux comprendre leurs besoins et de déterminer les façons dont nos services et ressources peuvent le mieux servir les communautés condominiales de l’Ontario. Nous ne communiquerons jamais ces renseignements personnels à des tiers extérieurs à l’OOSC.

TASC

Le Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums (TASC) recueille des renseignements concernant les parties à une demande déposée au moyen de son système de règlement des différends en ligne (RDL).

Voir le principe « Communication et conservation » ci-dessous.

Consentement

L’OOSC ne recueillera des renseignements personnels qu’avec le consentement écrit de la personne concernée et non celui d’un tiers.

Cependant, dans certains cas, l’OOSC peut communiquer des renseignements à un tiers sans le consentement de la personne concernée si, par exemple, les renseignements sont nécessaires pour réagir à une urgence ou s’il existe une obligation légale de le faire.

Communication et conservation

Au moment de la collecte, les utilisateurs seront avisés de la collecte de leurs renseignements personnels. L’avis expliquera la raison pour laquelle les renseignements sont nécessaires.

Tout document téléchargé sur le portail RDL du TASC peut être consulté et téléchargé par les parties, le personnel du TASC et les membres du TASC. Il n’y a aucune obligation pour une partie de renvoyer les documents qu’elle a reçus dans le système RDL.

Toute communication ou tout document que le TASC juge abusif, menaçant ou lié à un acte criminel, ou faisant allusion à un acte criminel futur, sera conservé indéfiniment par le TASC, et des mesures convenables seront prises.

À l’occasion, l’OOSC peut transférer des renseignements personnels à des tiers agissant en son nom afin de prendre en charge les activités de traitement des données, comme la prestation de services de RDL du TASC, ou d’évaluer l’utilité du site Web de l’OOSC. L’accès des tiers ne sera accordé que s’il peut être démontré que le tiers en question dispose de mesures de protection des renseignements comparables à ceux de l’OOSC. Voir le principe « Mesures de sécurité » ci-dessous.

Accès à l’information

L’OOSC est transparent quant à ses pratiques de gestion de l’information et tâchera de répondre à toute demande d’information de la manière autorisée par la loi et dans l’intérêt supérieur du public.

Précision

L’OOSC a adopté des politiques et procédures visant à assurer l’exactitude et l’intégrité des données contenues dans ses systèmes en ligne.

Lorsqu’une personne juge que ses renseignements personnels, figurant dans le dossier de l’OOSC, sont erronés, elle a le droit de contester cette exactitude et d’exiger que l’OOSC mette le dossier à jour.

L’OOSC s’efforcera de répondre à toutes les demandes d’accès à l’information dans un délai de 30 jours.

Mesures de sécurité

L’OOSC a mis en place des mesures de confidentialité et de sécurité de l’information pour protéger les renseignements personnels contre l’accès, la divulgation, la copie et la modification non autorisés.

Voici des exemples de ces mesures :

• Chiffrement de tous les systèmes contenant des renseignements personnels;
• Déchiquetage des documents papier;
• Octroi de l’accès aux personnes dont les fonctions exigent raisonnablement un accès à ces renseignements.

Contestation de la conformité

Les personnes qui ne sont pas satisfaites de la réponse de l’OOSC ou d’une décision rendue par le TASC peuvent demander à l’OOSC de réviser la décision. Cette demande doit être faite par écrit, adressée à l’agent de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, et décrire l’aspect de la réponse que le demandeur souhaite voir réviser. Une réponse contenant une décision finale ou une date à laquelle une décision finale sera rendue sera fournie dans les 30 jours.

Révision de la présente politique