Si vous ne pouvez pas assister aux assemblées, mais souhaitez quand même participer aux processus décisionnels, vous pouvez autoriser quelqu’un qui participera à l’assemblée à voter pour vous. Vous faites cela en remplissant un document légal appelé formulaire de procuration. Vous donnez ensuite le formulaire au participant (le fondé de pouvoir).

Les procurations peuvent servir à de nombreux types de votes. Par exemple, vous pouvez utiliser une procuration pour voter pour un administrateur.

Il n’est pas nécessaire que la personne que vous choisissez comme fondé de pouvoir ne soit pas un propriétaire dans votre condominium. Vous devez vous assurer qu’elle représentera vos souhaits lors de l’assemblée.

Vous ne pouvez créer qu’une seule procuration par partie privative. Si vous détenez conjointement votre partie privative, la procuration représente tous les propriétaires de la partie privative.

Comment créer une procuration

Vous devez signer votre formulaire écrit de procuration. Votre signature sur le formulaire de procuration doit correspondre au nom figurant sur le registre des propriétaires de l’association condominiale.

Vous pouvez utiliser un formulaire de procuration pour voter pour le poste au conseil réservé pour le vote par les parties privatives occupées par le propriétaire. Seuls les propriétaires de parties privatives occupées par le propriétaire peuvent voter pour ce poste, de sorte que votre formulaire doit stipuler qu’il s’agit d’un vote pour ce poste.

Mode de scrutin

À compter du 1^er novembre 2017, les changements suivants au mode de scrutin s’appliquent :

Les voix peuvent être exprimées par :

a) un vote à main levée, personnellement ou par procuration ou
b) un vote enregistré qui est, selon le cas :

i) inscrit sur un bulletin rempli en personne ou par procuration

ii) inscrit sur un acte qui désigne un fondé de pouvoir

iii) indiqué par un moyen de communication téléphonique ou électronique, si les règlements administratifs le permettent

De plus, les propriétaires de condos ont maintenant le droit de garder le contenu de leurs votes confidentiel. Sous certaines conditions, une association condominiale peut adopter un règlement pour modifier ou abroger ce droit. Pour plus de détails, veuillez vous reporter à l’article 14.1 du Règlement 48/01 pris en vertu de la Loi de 1998 sur les condominiums

Formulaires de procuration

À compter du 1^er novembre 2017, vous trouverez le formulaire de procuration qui doit obligatoirement être utilisé, sur le site Web du gouvernement.

Comment une procuration est validée

Dans la plupart des assemblées, votre fondé de pouvoir doit remettre le formulaire de procuration à un bureau d’inscription afin de pouvoir voter en votre nom. Le règlement administratif de votre condominium peut préciser la façon de traiter les formulaires de procuration lors d’une assemblée.

L’association condominiale doit conserver les formulaires de procuration qu’elle reçoit pendant 90 jours après l’assemblée.

À compter du 1er novembre 2017, le dossier doit être conservé plus longtemps que les 90 jours qui suivent l’assemblée, si l’association reçoit un avis de litige relatif à la procuration durant cette période de 90 jours.

Accès aux copies des formulaires de procuration

Tous les formulaires de procuration soumis lors d’une assemblée des propriétaires sont considérés comme des dossiers d’associations condominiales. Cela signifie que les propriétaires et les acquéreurs de parties privatives ainsi que les créanciers hypothécaires (les « demandeurs ») peuvent demander à leur association condominiale des copies des formulaires de procuration utilisés lors d’une assemblée des propriétaires. Les formulaires de procuration et les bulletins de vote doivent être conservés pendant au moins 90 jours après l’assemblée.

Les associations condominiales sont tenues de fournir des copies de ces formulaires à un propriétaire qui en fait la demande, mais seulement après avoir supprimé ou expurgé toute information permettant d’identifier la personne qui a soumis la procuration.

En effet, l’article 55 (4) (d) de la Loi sur les condominiums  et l’article 13.11 (2) 4 du Règlement de l’Ontario 48/01 interdisent aux associations condominiales de fournir toute partie d’un formulaire de procuration qui identifie la partie privative ou le propriétaire qui l’a soumis, à moins que l’association condominiale n’ait un règlement administratif qui autorise l’accès à cette information.

Concrètement, cela signifie que les demandeurs peuvent accéder à la partie gauche du formulaire de procuration, qui comprend :

• le nom de l’association condominiale;
• le rôle de l’auteur de la procuration (mandant) dans l’association (propriétaire de partie privative, créancier hypothécaire ou représentant d’un propriétaire ou d’un créancier hypothécaire);
• la date de l’assemblée;
• la date à laquelle le formulaire de procuration a été signé; et
• tous les renseignements relatifs au vote.

Dans la plupart des cas, les demandeurs n’ont pas le droit d’accéder au côté droit du formulaire de procuration obligatoire, qui comprend :

• le nom du mandant;
• le numéro et l’adresse de la partie privative du mandant, et/ou toute autre description de sa partie privative; et
• toutes les signatures et initiales.

Le Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums (TASC) a tranché plusieurs différends relatifs aux dossiers touchant l’accès aux formulaires de procuration. Vous pouvez consulter certaines de ces décisions ci-dessous :

• Sakala contre York Condominium Corporation N^o 344, 2022 ONCAT 11
• Sharma contre Toronto Standard Condominium Corporation N^o 2510, 2022 ONCAT 3
• Janet Cangiano contre Metropolitan Toronto Condominium Corporation N^o 962, 2018 ONCAT 7

Pour en savoir plus sur la façon de demander des dossiers à votre association condominiale, y compris des copies de formulaires de procuration, veuillez consulter la page Web de l’OOSC sur les dossiers d’associations condominiales.