Le conseil d’administration (le « conseil ») d’une association condominiale ne peut mener les affaires de la copropriété que lors d’une réunion. Ainsi, la tenue de réunions du conseil cohérentes et efficaces est un élément essentiel pour avoir une association condominiale bien gérée.

Affaires de la copropriété

L’objectif principal d’une réunion du conseil d’administration est de mener les affaires de la copropriété. Ainsi, le conseil d’une association condominiale prend des décisions, émet des approbations ou effectue toute autre tâche qui affecte la gouvernance ou la gestion de l’association. Parmi les exemples courants d’activités condominiales, on peut citer la création, la modification ou la résiliation de contrats avec des fournisseurs ou la nomination de nouveaux administrateurs pour combler un poste vacant au sein du conseil. Les affaires de copropriété ne peuvent pas être menées par des administrateurs individuels ou par l’ensemble du conseil en dehors d’une réunion du conseil (p. ex., par courrier électronique). Par conséquent, les conseils ne peuvent pas mener des activités de copropriété sans avoir préalablement convoqué et tenu une réunion du conseil. Ils se réunissent généralement une fois par mois, mais ils peuvent tenir autant de réunions que nécessaires pour gérer efficacement l’association condominiale.

Convocation et tenue d’une réunion du conseil

La Loi de 1998 sur les condominiums (la « Loi ») énonce plusieurs exigences concernant la convocation et la tenue d’une réunion du conseil d’administration.

1. Convocation d’une réunion du conseil d’administration

Le processus de convocation d’une réunion du conseil d’administration consiste principalement à informer les administrateurs d’une réunion à venir. L’avis doit :

• être envoyé à tous les administrateurs de l’association condominiale et doit contenir l’heure et le lieu de la réunion ainsi que le(s) sujet(s) d’affaires qui seront discutés ou votés;
• être remis au moins 10 jours avant la réunion du conseil d’administration, à moins que les règlements de l’association condominiale n’en disposent autrement;
• être remis à un administrateur en personne ou être livré à son adresse postale, par courrier ou par lettre recommandée, ou par courriel à la dernière adresse de l’administrateur selon les registres de l’association condominiale, à moins que les règlements de l’association condominiale n’en disposent autrement.

2. Tenue d’une réunion du conseil d’administration

Pour assister à une réunion du conseil, les administrateurs se réunissent généralement en personne, mais la loi leur permet également d’y participer par voie électronique ou par téléphone. Pour ce faire, la loi ne comporte que les deux exigences suivantes:

1. Les administrateurs peuvent y assister par téléphone (par téléconférence par exemple) ou par toute méthode électronique qui permet une communication simultanée. Par conséquent, les administrateurs peuvent assister aux réunions du conseil d’administration en utilisant un service de conversation vidéo ou audio, mais pas par courrier électronique.
2. Tous les administrateurs de l’association condominiale doivent consentir aux solutions de rechange utilisées pour la tenue ou la participation à la réunion.

Avant qu’une affaire de la copropriété puisse être menée, le conseil doit s’assurer qu’il y a quorum d’administrateurs présents à la réunion du conseil. Le quorum des administrateurs est le nombre minimum d’administrateurs qui doivent être présents lors d’une réunion du conseil d’administration avant que celui-ci ne puisse mener les affaires de l’association. Pour les réunions du conseil d’administration, le quorum correspond à la quasi-totalité du nombre de postes au sein du conseil. Par exemple, si une association condominiale a un total de cinq postes au sein de son conseil d’administration, trois administrateurs ou plus doivent assister à une réunion du conseil pour mener ses activités. Si le quorum des administrateurs n’est pas atteint lors d’une réunion du conseil d’administration, les autres administrateurs ne peuvent pas gérer les affaires de la copropriété.

Seuls les administrateurs ont le droit d’assister aux réunions du conseil d’administration. Cependant, les conseils d’administration de condominiums invitent régulièrement des personnes à assister à leurs réunions en tant qu’invités. Les participants sont généralement des gestionnaires de condominiums (si le condominium en a), des propriétaires ou des résidents ayant des questions à discuter avec le conseil d’administration, et des professionnels avec lesquels le conseil fait affaire.

Outre les exigences prévues par la loi, les associations condominiales peuvent avoir et ont généralement des règlements administratifs qui régissent les réunions du conseil. Les règlements relatifs aux réunions du conseil doivent se conformer à la fois à la loi et à la déclaration de l’association condominiale.

Procès-verbal de la réunion du conseil d’administration

La loi exige que des procès-verbaux soient rédigés lors des réunions du conseil. Le procès-verbal doit être un aperçu concis des affaires menées lors de la réunion du conseil d’administration, y compris les discussions tenues, les décisions prises et la base de ces décisions. Le procès-verbal pourrait également inclure :

• la date, l’heure et le lieu de la réunion, ainsi qu’une liste des personnes présentes;
• un compte rendu de toutes les propositions ou de tous les votes réalisés lors de la réunion et une description succincte des affaires qui ont été menées;
• une indication de la nomination de tout agent;
• Si la réunion devait porter sur l’approbation des statuts ou des règles, une indication que leur approbation a été faite.

Les procès-verbaux n’ont pas besoin d’être une transcription mot à mot de ce qui a été dit. Ils sont considérés comme des documents de copropriété auxquels les propriétaires, les créanciers hypothécaires et les acheteurs peuvent demander à avoir accès. Pour plus d’informations sur les registres de copropriété, veuillez consulter nos ressources utiles en cliquant ici..

Les associations condominiales doivent tenir des procès-verbaux sur les questions confidentielles, mais il leur est interdit par la loi de donner aux propriétaires de condominium, aux créanciers hypothécaires et aux acheteurs l’accès aux parties des procès-verbaux concernant les questions confidentielles. L’article 55 (4) de la loi définit ce qui est considéré comme « confidentiel » pour tous les documents de l’immeuble, y compris les procès-verbaux.

Par conséquent, les associations condominiales doivent retenir ou expurger toute partie confidentielle des procès-verbaux avant de les fournir aux propriétaires, aux créanciers hypothécaires ou aux acheteurs d’une partie privative.