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Préavis d’une assemblée

La Loi de 1998 sur les condominiums (“la Loi”) exige que les conseils envoient un préavis aux propriétaires avant l’avis de convocation d’assemblée et qu’ils incluent également certains renseignements dans ce préavis.

Le nouveau règlement entre en vigueur le 1er novembre 2017. Toutefois, il ne s’appliquera qu’aux assemblées de propriétaires tenues 40 jours ou plus après cette date et lorsqu’un avis de convocation n’a pas été envoyé avant la date d’entrée en vigueur.

Le préavis doit être sous une nouvelle forme obligatoire, disponible sur le site Web du gouvernement de l’Ontario. Ce préavis doit :

  • noter qu’un avis de convocation subséquent sera envoyé et indiquer l’objet de l’assemblée (nature des affaires à l’ordre du jour);
  • inclure la date prévue de l’assemblée;
  • Inclure tous les autres documents prescrits dans un règlement de l’association;
  • être transmis aux propriétaires au moins 20 jours avant l’avis de convocation;
  • demander aux propriétaires de fournir au conseil tout document qu’ils souhaitent inclure dans l’avis de convocation (et indiquer comment et où envoyer l’information); et
  • fixer un délai pour que les propriétaires soumettent cette information (au moins un jour avant la diffusion de l’avis de convocation).

Si l’assemblée a été convoquée dans le but d’élire un administrateur, le préavis doit :

  • demander aux personnes intéressées présenter leur candidature d’aviser par écrit le conseil de leur nom, de leur adresse et de leur intention;.
  • bien indiquer les règlements concernant l’obligation de divulgation des candidats; et
  • noter le nombre de personnes au conseil, les postes à combler et la durée des mandats et les postes réservés au vote par les propriétaires de partie privatives occupées par le propriétaire.

Selon la nature de l’assemblée, le préavis doit inclure d’autres renseignements :

  • Destitution ou nomination d’un vérificateur : le préavis doit exiger que les propriétaires avisent le conseil par écrit du nom et de l’adresse du candidat.
  • Vote sur une proposition d’ajout, de modification ou d’amélioration aux parties communes; ou sur un changement important dans les actifs de l’association ou d’un service qu’elle fournit : le préavis doit inclure des renseignements sur les propositions, les coûts et la façon dont l’association se propose de les payer.
  • Une fusion en vertu du paragraphe 120 (2) de la Loi : le préavis doit inclure une copie du certificat concernant le statut de chaque association fusionnante et une déclaration de l’adresse postale. Une déclaration de l’adresse municipale doit être incluse si elle diffère de l’adresse postale de chaque association fusionnante.

Les administrateurs ou les propriétaires qui convoquent une assemblée pour pourvoir des postes vacants, lorsqu’il n’y a pas assez d’administrateurs pour constituer un quorum, sont exemptés des exigences de préavis.

Les propriétaires et les créanciers hypothécaires ont le droit de recevoir des préavis sous forme imprimée. Cependant, les conseils et les propriétaires sont autorisés à recourir à des moyens de communication électroniques, comme le courriel, en autant que possible, pourvu qu’ils aient le consentement des propriétaires et des créanciers hypothécaires.

Les règlements créeront une règle de transition. Dans le cas d’une assemblée convoquée à la suite d’une demande en ce sens, le préavis peut être envoyé seulement 15 jours avant l’avis de convocation plutôt que 20 jours. Cela donne au conseil jusqu’à cinq jours pour préparer le préavis après réception de la demande.