Avis de convocation

L’avis de convocation en soi doit être par écrit et remis au moins 15 jours avant la date de la réunion. L’avis d’une réunion des propriétaires comprendra la date, l’heure et l’endroit de la réunion. Il doit aussi identifier les sujets à traiter. Par exemple, si des modifications sont proposées à la déclaration, aux règlements administratifs ou aux règles, elles doivent être mentionnées dans l’avis et un exemplaire doit être joint.

L’association envoie le préavis et l’avis de convocation à tous les propriétaires, en fonction des coordonnées contenues dans le dossier des propriétaires et des créanciers hypothécaires, qui sont conservées par l’association condominiale.

Un avis de convocation pour le propriétaire se fait au moyen d’un formulaire normalisé et doit comprendre :

des renseignements sur le quorum requis pour l’assemblée;
une déclaration indiquant qui peut être compté dans le quorum;
une déclaration sur la façon dont un propriétaire peut être présent et voter à l’assemblée;
tout document que les propriétaires ont proposé d’inclure (en réponse à la demande dans le préavis), et que le conseil a choisi ou doit inclure; et
tous les autres documents prescrits dans un règlement de l’association.

Si l’assemblée a été convoquée dans le but d’élire un administrateur, l’avis doit inclure :

un énoncé stipulant le nombre de personnes au conseil, le nombre de postes à combler et la durée des mandats et le nombre de postes (le cas échéant) réservés au vote par les propriétaires de parties privatives occupées par leurs propriétaires;
le nom et l’adresse de chaque personne qui a avisé le conseil de son intention de se présenter aux élections; et
les détails du règlement concernant la divulgation par les administrateurs.

Selon la nature de l’assemblée, l’avis doit inclure d’autres renseignements :

Destitution ou nomination d’un vérificateur : l’avis doit comporter le nom et l’adresse de chaque candidat, conformément à la demande contenue dans le préavis.
Vote sur une proposition d’ajout, de modification ou d’amélioration aux parties communes; ou sur un changement important dans les actifs de l’association ou d’un service qu’elle fournit : l’avis doit inclure des renseignements sur les propositions, les coûts et la façon dont l’association se propose de les payer.

S’il n’y a pas suffisamment d’administrateurs qui restent en poste pour constituer le quorum, les administrateurs restants doivent :

envoyer une mise à jour du certificat de renseignements (MJCR) demandant aux candidats de s’identifier auprès du conseil; et
ajouter, des renseignements sur le candidat, dans l’avis de convocation.

Un propriétaire peut également convoquer une réunion pour pourvoir des postes vacants :

s’il n’y a plus d’administrateurs au conseil; ou
si les administrateurs restants ne constituent pas un quorum et ne convoquent pas de réunion dans les 15 jours qui suivent la perte du quorum du conseil; et
si aucun autre propriétaire n’a convoqué d’assemblée.

Cette assemblée doit avoir lieu dans les 15 jours suivant la diffusion de l’avis. Dans ce cas, les candidats aux postes vacants sont uniquement tenus de divulguer les renseignements nécessaires lors de l’assemblée.

Les propriétaires et les créanciers hypothécaires ont le droit de recevoir des avis de convocation sous forme imprimée. Cependant, les conseils et les propriétaires de condominiums sont autorisés à recourir à des moyens de communication électroniques, comme le courriel, en autant que possible.