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Assemblée générale annuelle et droits de vote

L’assemblée générale annuelle (AGA) de tous les propriétaires est une importante réunion. C’est un des principaux moyens de contribuer à assurer la responsabilisation des membres du conseil de l’association condominiale aux yeux des propriétaires.

Assemblée générale annuelle et droits de vote

Lors de l’AGA, le conseil fait rapport aux propriétaires sur des sujets comme la santé financière de l’association. Les participants discutent d’autres aspects importants de la gestion de l’association condominiale, toutes les réparations ou rénovations majeures à effectuer, de même que les litiges impliquant l’association. L’AGA permet également aux propriétaires de discuter de questions relatives aux activités de l’association condominiale.

Objectif de l’AGA

Lors d’une AGA, les sujets suivants sont fréquemment à l’ordre du jour :

  • l’approbation du procès-verbal de l’AGA précédente
  • l’examen des rapports financiers vérifiés de fin d’exercice (le vérificateur peut être présent à l’assemblée afin de faire rapport aux propriétaires sur la santé financière et les activités de l’association)
  • le choix du vérificateur de l’association pour le prochain exercice financier
  • le rapport du conseil d’administration relatif à des sujets comme le rendement antérieur; les principaux projets à venir (p. ex., réparations ou rénovations), les modifications éventuelles aux règlements administratifs et les problèmes actuels
  • l’élection des administrateurs

L’AGA permet également aux propriétaires de poser des questions au conseil au sujet des activités de l’association.

Moment choisi pour la réunion

La première AGA doit être tenue au plus tard trois mois après l’enregistrement de la déclaration et de la description. Après l’enregistrement, le conseil d’administration doit convoquer et tenir une AGA dans les six mois suivant la fin de l’exercice financier de l’association condominiale.

Préavis d’une assemblée

À compter du 1er novembre 2017, les propriétaires recevront un préavis de l’assemblée sous forme imprimée avant l’avis de convocation même. Ce préavis contiendra une gamme de renseignements. On y soulignera, par exemple, que si une personne est intéressée à se présenter à l’élection à titre d’administrateur, elle doit en aviser le conseil par écrit.

Avis de convocation

L’avis de convocation en tant que tel doit être par écrit et donné 15 jours avant la date de la réunion. L’avis de réunion des propriétaires comprendra la date, l’heure et l’emplacement de la réunion. Il doit aussi préciser la nature des affaires qui vont faire l’objet d’un vote, par exemple si l’on propose d’apporter des modifications à la déclaration, aux règlements administratifs ou aux règles; cela doit être mentionné dans l’avis. Il faut aussi qu’il soit accompagné d’un exemplaire de ces modifications.L’association condominiale envoie le préavis et l’avis de convocation à tous les propriétaires en fonction des renseignements contenus dans le registre des propriétaires et des créanciers hypothécaires qui est conservé par l’association condominiale.

Quorum

Le quorum correspond au nombre minimum de propriétaires, imposé par la loi, devant être présent pour l’assemblée, en personne ou par procuration. S’il n’y a pas de quorum, des discussions sur un sujet peuvent toujours être engagées, mais aucun vote ne peut avoir lieu à l’assemblée. Un nombre insuffisant de propriétaires à l’assemblée peut avoir une incidence sur la gestion de votre association condominiale, car les décisions seront retardées jusqu’à ce qu’une autre assemblée puisse être convoquée.

À compter du 1er novembre 2017, d’importantes modifications entreront en vigueur quant au niveau de quorum requis à une AGA. Le quorum normal à une AGA sera constitué de 25 pour cent des propriétaires. Si le quorum n’est pas atteint lors des deux premières tentatives de tenue de l’AGA, le quorum serait ramené à 15 pour cent lors de la troisième tentative et de toute tentative ultérieure.

Jusqu’à ce que les nouvelles règles en matière de quorum entrent en vigueur, le quorum d’une AGA est constitué des propriétaires qui possèdent 25 pour cent des parties privatives, même si le condominium peut avoir un règlement administratif qui prévoit un quorum plus élevé.

Droits de vote

Les propriétaires de condos sont autorisés à voter lors d’une AGA, à condition qu’ils aient le droit de voter à l’assemblée et qu’ils soient présents pour voter en personne ou par procuration. Le droit de vote peut être perdu si le propriétaire n’est pas à jour avec ses frais liés aux parties communes. Un seul vote est permis par partie privative, par conséquent si le propriétaire du condo est copropriétaire d’une partie privative avec une ou plusieurs autres personnes, le vote doit représenter la majorité des propriétaires de la partie privative. Si les propriétaires d’une partie privative sont partagés également sur la façon de voter, leur vote ne sera pas compté.

Dans certains condominiums, les places de stationnement ou les casiers de rangement sont considérés comme des « parties privatives ». Aucun vote n’est autorisé à l’égard d’une telle partie privative, à moins que toutes les parties privatives de l’association ne soient utilisées à ces fins.

Dans certains cas, le créancier hypothécaire de la partie privative peut avoir le droit de voter à l’assemblée à la place du propriétaire de celle-ci. Si ce droit a été communiqué à l’association condominiale, le créancier hypothécaire recevra un avis de convocation.

Vous pouvez céder votre droit de vote à une assemblée à un représentant par procuration.

Vote

À compter du 1er novembre 2017, les changements suivants au mode de scrutin s’appliquent :

Les voix peuvent être exprimées par :

a) un vote à main levée, personnellement ou par procuration; ou

b) un vote enregistré qui est, selon le cas :

i) inscrit sur un bulletin rempli en personne ou par procuration,

ii) inscrit sur un acte qui désigne un fondé de pouvoir,

iii) indiqué par un moyen de communication téléphonique ou électronique, si les règlements administratifs le permettent

De plus, les propriétaires de condos ont maintenant le droit de garder le contenu de leurs votes secret. Sous certaines conditions, une association condominiale peut adopter un règlement pour modifier ou abroger ce droit. Pour plus de détails, veuillez vous reporter à l’article 14.1 du Règlement 48/01 pris en vertu de la Loi de 1998 sur les condominiums

Procurations

Une procuration est l’autorité de représenter quelqu’un d’autre, en particulier au vote. Une procuration identifie un fondé de pouvoir qui votera au nom de la personne. Une procuration peut être utilisée si quelqu’un veut voter sur une question, mais est incapable d’assister à l’assemblée en personne. Une procuration doit être sous forme imprimée et doit être signée par la personne qui accorde la procuration.

Pour désigner un fondé de pouvoir, vous devez utiliser le formulaire de procuration disponible sur le site web de l’OOSC. Si vous avez de la difficulté à accéder au formulaire, veuillez lire attentivement les instructions en haut de la page « Formulaires de copropriété » de l’OOSC.