Comprendre l’assemblée générale annuelle

Les assemblées générales annuelles sont des réunions de propriétaires que les associations condominiales doivent tenir dans des délais précis prévus par la Loi de 1998 sur les condominiums. Voici une liste des points qui sont généralement abordés lors d’une AGA :

• Désigner un vérificateur
• Présenter et approuver les états financiers, les rapports des vérificateurs et toute autre information financière prévue par les règlements administratifs
• Élire les administrateurs
• Discuter les activités prochaines, comme les réparations ou les rassemblements communautaires

Date de l’assemblée générale annuelle

L’association condominiale doit convoquer et tenir une AGA dans les délais suivants :

• Trois mois après l’inscription de la déclaration et de la description dans le cas de la première AGA. Lisez la section 45(2) de la Loi pour en savoir plus.
• Six mois après la fin de chaque exercice financier après la tenue de la première AGA.

Avis de convocation

Les propriétaires doivent être informés de la date et des modalités de tenue des AGA au moyen de deux avis connexes :

1. Le préavis de l’assemblée– doit être envoyé aux propriétaires au moins 20 jours avant l’avis de convocation et doit inclure le but et la date prévue de l’assemblée, ainsi que d’autres exigences énumérées au paragraphe 45.1(1) de la Loi de 1998 sur les condominiums et à l’article 12.2 du Règlement.
2. L’avis de convocation doit être envoyé aux propriétaires au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée et doit inclure la date, l’heure et le lieu de l’assemblée, ainsi que d’autres informations importantes relatives à l’ordre du jour. Par exemple, si l’association condominiale propose des modifications à ses documents constitutifs, l’avis doit le mentionner et contenir le texte des modifications en question.

Exigences en matière de quorum

Le quorum est le nombre minimum de propriétaires qui doivent être présents, en personne ou par procuration, pour que les affaires de l’association, comme un vote, puissent être menées. Le quorum standard pour une AGA est atteint lorsque les propriétaires qui possèdent au moins 25 % des parties privatives sont présents. Le quorum est réduit à 15 % à la troisième tentative et à toute tentative subséquente de tenir l’assemblée si le quorum n’est pas atteint lors des deux premières tentatives.

Votes et procurations durant l’assemblée

Des votes sur les affaires de l’association peuvent avoir lieu lors de l’AGA et porter sur des points tels que l’élection de nouveaux administrateurs. Les votes peuvent être exprimés par :

• Un vote à main levée, en personne ou par procuration
• Un vote enregistré qui est :
  • Marqué sur un bulletin de vote déposé en personne ou par procuration
  • Marqué sur un acte de désignation d’un mandataire
  • Indiqué en virtuel ou par téléphone

Veuillez noter que des modifications temporaires de la Loi de 1998 sur les condominiums permettent de voter en virtuel ou par téléphone, sans égard aux règlements administratifs de l’association. Ces dispositions temporaires expireront le 30 septembre 2023.

Les propriétaires peuvent autoriser un tiers à assister à l’assemblée et à voter pour eux en remplissant un formulaire obligatoire. Le tiers ainsi désigné est appelé un mandataire, et il n’est pas nécessaire qu’il soit propriétaire d’une partie privative dans l’immeuble en question.

Consultez la page de l’Office concernant les procurations et les formulaires de procuration pour obtenir de plus amples renseignements.