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Rétrofacturations – ajouts aux dépenses communes payables pour la partie privative d’un propriétaire

Dans certains cas, les associations condominiales peuvent ajouter ou « rétrofacturer » les frais qu’elles ont engagés aux dépenses communes payables pour la partie privative d’un propriétaire. Cela se fait généralement lorsqu’une association condominiale a engagé des frais en raison d’un acte ou d’une omission d’un propriétaire et permet de s’assurer que ces frais ne sont pas répercutés sur les autres propriétaires de parties privatives.

Bien que la Loi de 1998 sur les condominiums (la « Loi sur les condominiums ») n’utilise pas le terme « rétrofacturation », elle prévoit quelques situations précises dans lesquelles les associations condominiales peuvent rétrofacturer certains frais aux dépenses communes payables pour la partie privative d’un propriétaire. Cela se fait généralement lorsqu’une association condominiale a engagé des frais en raison d’un acte ou d’une omission d’un propriétaire. Cela garantit que ces frais ne sont pas répercutés sur les autres propriétaires qui n’ont pas participé à l’acte ou à l’omission.

En outre, les associations condominiales peuvent ajouter des frais aux dépenses communes conformément à la déclaration de l’association.

Quels sont les types de frais qui peuvent être rétrofacturés?

Les associations condominiales peuvent imputer aux charges communes payables pour la partie privative d’un propriétaire les frais que l’association a engagés dans certaines circonstances, notamment :

  1. Les frais encourus conformément à la Loi sur les condominiums.
  2. Les frais encourus tels que précisés dans la déclaration de l’association condominiale.

Rétrofacturations – ajouts aux dépenses communes payables pour la partie privative d’un propriétaire

La Loi sur les condominiums définit cinq circonstances dans lesquelles une association condominiale peut rétrofacturer les frais qu’elle a engagés :

1. Travaux de réparation et d’entretien réalisés par l’association condominiale au nom du propriétaire

  • En vertu des paragraphes 92(1), (2) et (3) de la Loi sur les condominiums, si un propriétaire est tenu d’effectuer des réparations ou des travaux d’entretien et qu’il ne le fait pas, l’association condominiale peut effectuer les réparations ou les travaux d’entretien en son nom. Si l’association condominiale s’en charge, les frais des travaux doivent être ajoutés aux dépenses communes payables pour la partie privative en vertu du paragraphe 92(4) de la Loi sur les condominiums.

2. Dommages causés à une partie privative

  • En vertu du paragraphe 105(2) de la Loi sur les condominiums, si un propriétaire ou une personne résidant dans la partie privative du propriétaire y cause des dommages, l’association condominiale doit ajouter aux dépenses communes payables pour une partie privative du propriétaire un montant correspondant au moindre du coût de la réparation des dommages ou de la franchise prévue dans la police d’assurance souscrite par l’association.

3. Non-conformité aux règlements administratifs établissant les normes d’occupation

  • En vertu du paragraphe 57(4) de la Loi sur les condominiums, si une association condominiale a un règlement administratif sur les normes d’occupation (p. ex. en fixant un nombre maximal d’occupants par partie privative) et si un propriétaire ou un occupant y contrevient, l’association peut facturer au propriétaire :
  • un montant qui reflète raisonnablement l’augmentation, suite à la contravention, du coût d’entretien des parties communes et de réparation de celles-ci à la suite de dommages;
  • un montant qui reflète raisonnablement l’augmentation, suite à la contravention, du coût d’utilisation des services qui font partie des dépenses communes.

Si l’association condominiale prélève un montant contre un propriétaire pour avoir enfreint le règlement administratif sur les normes d’occupation, les frais font partie des dépenses communes payables pour la partie privative en vertu du paragraphe 57(5) de la Loi sur les condominiums.

4. Non-conformité à une convention en vertu de l’article 98 de la Loi sur les condominiums

  • En vertu du paragraphe 98(4) de la Loi sur les condominiums, si un propriétaire et une association condominiale ont conclu une convention visant à modifier les parties communes et que le propriétaire ne s’y conforme pas, l’association peut ajouter aux dépenses communes payables pour la partie privative du propriétaire les coûts, les frais, les intérêts et les dépenses résultant du défaut de conformité du propriétaire et peut préciser un délai de paiement.

5. Conformité et exécution

  • En vertu du paragraphe 134(5) de la Loi sur les condominiums, si une association condominiale obtient des dommages-intérêts ou des frais dans une ordonnance du tribunal rendue contre le propriétaire ou l’occupant d’une partie privative, les dommages-intérêts ou les frais, ainsi que les frais réels additionnels engagés par l’association pour obtenir l’ordonnance, seront ajoutés aux dépenses communes imputables à la partie privative et l’association peut préciser un délai pour le paiement par le propriétaire de la partie privative. Dans une récente affaire de la Cour supérieure de justice, Amlani v. York Condominium Corporation No. 473, 2020 ONSC 19 (en anglais seulement), une association condominiale qui a tenté de récupérer des coûts de conformité et d’exécution sans ordonnance du tribunal n’a pas réussi à les récupérer.

Dans cette affaire, l’association condominiale a engagé des frais d’exécution et de conformité à l’égard d’un propriétaire qui fumait dans sa partie privative et a rétrofacturé les frais juridiques encourus aux dépenses communes payables pour la partie privative. Le propriétaire de la partie privative a contesté l’ajout des frais de conformité et d’exécution aux dépenses communes payables pour sa partie privative.

Au paragraphe 2 de la décision dans l’affaire Amlani v. York Condominium Corporation No. 473, 2020 ONSC 19 (en anglais seulement), la Cour supérieure de justice a écrit ce qui suit :

« L’article 85 de la Loi permet l’inscription automatique d’un privilège à l’égard des dépenses communes. L’article 134 de la Loi prévoit que les dépenses relatives aux frais de mise en conformité et d’exécution ne peuvent être grevées que par une ordonnance du tribunal. Je conclus que les dépenses en cause ici relèvent de l’article 134 de la Loi. Comme il n’y a pas eu d’ordonnance judiciaire autorisant un privilège sur ces dépenses, celui-ci n’est pas valable et doit être annulé. » (Traduction libre.)

Au paragraphe 4 de la même décision, la Cour supérieure de justice a aussi écrit ce qui suit :

« Tout cela s’est produit à propos d’un problème pour lequel les preuves indiquent qu’il existe des solutions simples et peu coûteuses. Le défendeur a refusé de discuter des solutions malgré les demandes des requérants. En refusant de procéder ainsi, le défendeur a contrevenu à ses propres documents constitutifs qui prévoient une négociation de bonne foi des problèmes avant d’entreprendre des démarches juridiques.  Dans cette situation, une discussion de bonne volonté aurait probablement mené à une résolution répondant aux objectifs de tous les résidents de la copropriété à une fraction des coûts reflétés dans le privilège, sans parler du coût de ce litige. » (Traduction libre.)

En plus des circonstances décrites ci-dessus, la déclaration d’une association condominiale peut inclure une exigence selon laquelle les propriétaires doivent rembourser à l’association les frais que celle-ci engage à la suite de leurs actions ou omissions. C’est ce qu’on appelle une clause d’indemnisation.

Les clauses d’indemnisation contribuent à protéger les propriétaires en garantissant que les frais encourus par une association condominiale en raison des actions ou omissions d’un propriétaire sont payés par ce dernier et ne sont pas répercutés sur tous les propriétaires de l’association. Les clauses d’indemnisation indiquent généralement qu’une partie (le garant) doit couvrir certaines responsabilités ou pertes, ou certains dommages d’une autre partie (l’indemnitaire). On peut citer comme exemple courant le cas où un propriétaire doit couvrir les coûts de la franchise d’assurance de l’association condominiale en raison d’un acte ou d’une omission spécifique du propriétaire, plutôt que de répercuter le coût de la franchise sur tous les propriétaires. Il est important de noter que les clauses d’indemnisation précisent souvent que tous les coûts encourus par l’association condominiale seront traités comme des ajouts aux dépenses communes payables pour la partie privative d’un propriétaire (rétrofacturations).

Une décision récente de la Cour supérieure de justice dans l’affaire O’Regan v. Carleton Condominium Corporation 169 et al, 2021 ONSC 945 (en anglais seulement) fournit un bon exemple du fonctionnement des clauses d’indemnisation dans la déclaration d’une association condominiale.

Dans cette affaire, l’association condominiale avait engagé des frais de réparation de ses parties communes qui avaient été endommagées à la suite d’un incendie qui avait pris naissance dans la partie privative du propriétaire, ce dernier ayant quitté la partie privative et laissé des œufs cuire sur la cuisinière. L’association condominiale a rétrofacturé les frais de réparation des dommages causés par la fumée (conformément à la clause d’indemnisation de l’association), mais le propriétaire a contesté ces frais devant le tribunal.

La Cour supérieure de justice a conclu que :

  • les dépenses communes sont définies à l’article 1 de la Loi sur les condominiums comme les dépenses liées à la réalisation des objectifs et à l’exercice des fonctions d’une association condominiale et toutes les dépenses spécifiées comme dépenses communes dans la Loi sur les condominiums, dans les règlements ou dans une déclaration;
  • conformément à l’alinéa 7(4)a) de la Loi sur les condominiums, la déclaration d’une association condominiale peut contenir un énoncé précisant les dépenses communes de l’association;
  • la déclaration de l’association condominiale comprenait une clause d’indemnisation qui précisait que les propriétaires devaient rembourser à l’association tous les frais que celle-ci avait engagés à la suite d’actes ou d’omissions du propriétaire ou d’autres résidents, ainsi que les frais connexes de réparation des parties communes;
  • l’association condominiale est donc en droit de répercuter sur le propriétaire de la partie privative le coût des travaux de réparation et de lui rétrofacturer ces frais.
En tant que meilleure pratique, les associations condominiales devraient (avant de rétrofacturer des frais) suivre les étapes suivantes pour s’assurer qu’elles font un effort raisonnable pour informer le propriétaire du problème et travailler avec lui pour trouver une solution.

  1. Avant de rétrofacturer des frais, communiquez de manière proactive et continue avec le propriétaire qui agit d’une manière qui peut occasionner des coûts pour l’association condominiale. Parlez avec le propriétaire dès le début pour résoudre rapidement et facilement le problème. Sinon, tentez à plusieurs reprises d’alerter le propriétaire du problème, soit par courriel, par lettre écrite ou par avis remis au propriétaire.
  2. Une fois la communication établie, essayez de collaborer avec le propriétaire pour résoudre le problème en procédant comme suit :
  • Identifiez le problème ou le comportement spécifique;
  • Identifiez les dispositions spécifiques de la Loi sur les condominiums ou des documents constitutifs de l’association condominiale que le propriétaire enfreint;
  • Offrez au propriétaire des options raisonnables pour résoudre le problème.
  1. Selon la nature du problème, sa résolution pourrait prendre un certain temps. Si les documents constitutifs de votre association condominiale prévoient un délai précis pour la résolution d’un tel problème, vous devez accorder ce même délai au propriétaire. Si les documents constitutifs ne précisent pas de délai, vous devez accorder un délai raisonnable au propriétaire ou à l’occupant pour résoudre le problème.
  2. Indiquez précisément les prochaines étapes de l’association condominiale si le problème se poursuit. La pratique courante des associations condominiales consiste à émettre trois demandes écrites visant à résoudre le problème et à indiquer clairement dans la troisième demande que l’étape suivante consistera à intenter une action en justice.
  3. Notez ces efforts et ces interactions avec le propriétaire dans un dossier.
  4. Envisagez les étapes ci-dessus pour résoudre le problème rapidement et à moindre coût. Si une rétrofacturation se révèle nécessaire, elle ne doit pas surprendre le propriétaire.

Comme précisé ci-dessus, les associations condominiales qui souhaitent rétrofacturer des frais ne peuvent le faire que pour les raisons suivantes :

  1. Les frais se rapportent à l’une des cinq catégories de frais que les associations condominiales sont autorisées à ajouter aux dépenses communes en vertu de la Loi sur les condominiums :
  • Travaux de réparation et d’entretien réalisés par l’association condominiale au nom du propriétaire (voir les paragraphes 92(3) et (4));
  • Dommages causés à la partie privative (voir le paragraphe 105(2));
  • Règlement administratif établissant des normes d’occupation [voir les paragraphes 57 (4) et (5)];
  • Manquement à une convention conclue en vertu de l’article 98 (voir le paragraphe 98(4));
  • Si les coûts sont liés à l’exécution de la conformité à la Loi sur les condominiums ou à la déclaration, aux règlements administratifs ou aux règles de l’association condominiale et que l’association condominiale dispose d’une ordonnance de la Cour supérieure de justice (voir les paragraphes 134(1) et (5)).
  1. L’association condominiale a prévu une clause d’indemnisation dans sa déclaration qui lui permet de les ajouter.

Lorsqu’elles sont confrontées à des problèmes potentiels susceptibles d’entraîner des frais qui seraient finalement rétrofacturés au propriétaire, les associations condominiales devraient toujours envisager des solutions de collaboration peu coûteuses plutôt que de recourir immédiatement à des lettres ou des actions en justice. L’approche à adopter pour résoudre un problème dépendra des spécificités du problème, mais il est important que les associations condominiales fassent un effort raisonnable pour résoudre un problème avant de recourir à d’autres approches qui peuvent être coûteuses et contraignantes pour les propriétaires et l’association.

Si vous avez reçu une rétrofacturation inattendue, vous pouvez contacter votre conseil d’administration ou votre gestionnaire de condominium pour demander des détails sur la nature de la rétrofacturation. Il est important que vous compreniez la nature de la rétrofacturation, notamment la disposition de la Loi sur les condominiums ou de la déclaration, des règlements administratifs ou des règles de l’association condominiale que vous avez enfreinte. Essayez de trouver une solution à l’amiable entre l’association condominiale et vous-même.

Si, après avoir consulté votre conseil d’administration ou votre gestionnaire de condominium, vous pensez que la rétrofacturation est inappropriée ou non autorisée en vertu de la Loi sur les condominiums, vous pouvez envisager ce qui suit :

  • Le Tribunal de l’autorité du secteur des condominiums (TASC) peut s’avérer une ressource utile pour aider à résoudre les conflits concernant les rétrofacturations. Les propriétaires et les associations condominiales peuvent déposer une demande auprès du TASC pour la résolution d’un différend concernant la rétrofacturation ou le dédommagement en rapport avec une question relative aux animaux domestiques, au stationnement, aux véhicules ou à l’entreposage.

Mise en situation : Une association condominiale a engagé des frais pour faire respecter par un propriétaire ses règles concernant les animaux de compagnie. L’association condominiale prétend que le propriétaire lui doit un montant en vertu de sa clause d’indemnisation. Dans ce cas, l’association condominiale et le propriétaire pourraient tous les deux déposer une demande auprès du TASC concernant ces frais (p. ex. le propriétaire pourrait déposer une demande contestant les montants, et l’association demander une ordonnance exigeant leur paiement).

  • Par ailleurs, si le différend ne relève pas de la compétence du TASC, vous pouvez demander un avis juridique.
En vertu de l’article 85 de la Loi sur les condominiums, si un propriétaire manque à son obligation de payer ses frais des parties communes, l’association condominiale détient automatiquement un privilège sur votre partie privative. Ce privilège couvrira le montant impayé exigible ainsi que tous les intérêts et tous les frais et les dépenses juridiques raisonnables encourus par l’association condominiale dans sa tentative de les recouvrer.

En termes simples, un privilège est un droit légal ou une créance sur les biens d’une personne par un créancier ou une entité à qui elle doit de l’argent. Si un débiteur (c.-à-d. le propriétaire) ne paie pas les montants faisant l’objet d’un privilège (dépenses communes), le créancier (c.-à-d. l’association condominiale) peut être en mesure de saisir le bien (c.-à-d. la partie privative) faisant l’objet du privilège et de le vendre afin de récupérer les montants qui lui sont dus. Les privilèges sont généralement placés sur les biens et les biens immobiliers afin que les créanciers puissent s’assurer qu’ils soient en mesure de recouvrer les montants qui leur sont dus.

Le privilège automatique découlant du défaut de paiement des dépenses communes expirera après 3 mois, à moins que l’association condominiale enregistre un certificat de privilège. L’enregistrement du privilège permet d’assurer que l’association condominiale a la priorité pour recouvrer la somme due. Si le privilège expire, l’association condominiale perd la priorité parmi d’autres parties qui portent un intérêt au recouvrement des sommes dues liées à la partie privative (p. ex. un créancier hypothécaire).

Veuillez noter : Il s’agit d’une affaire très sérieuse lorsqu’une association condominiale place un privilège sur votre partie privative. Si vous ne payez pas le montant total que vous devez, y compris les rétrofacturations, après avoir reçu un avis de privilège, une association condominiale peut, après avoir suivi la procédure appropriée, vendre votre partie privative pour récupérer le montant dû.